ANTLS921 - ASSISTANT DE DIRECTION DIRECTEUR (h/f)
Offre n° O083250416000057
Publiée le 22/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
La Seyne-sur-Mer, La Seyne-sur-Mer (Var)
Poste à pourvoir le
23/06/2025
Date limite de candidature
22/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
- Assurer le secrétariat du Directeur de l’Antenne Métropolitaine de La Seyne-sur-Mer.
- Coordonner les différents secrétariats de l’Antenne.
- Gérer les demandes de rendez-vous et de l’emploi du temps du Directeur.
- Gérer des appels téléphoniques de la Direction.
- Rendre compte et transmettre les éléments pertinents à sa hiérarchie.
- Coordonner les différents secrétariats de l’Antenne.
- Gérer les demandes de rendez-vous et de l’emploi du temps du Directeur.
- Gérer des appels téléphoniques de la Direction.
- Rendre compte et transmettre les éléments pertinents à sa hiérarchie.
Missions / conditions d'exercice
- Assurer l’accueil physique, téléphonique et par courriel de la Direction de l’Antenne .
- Réceptionner et traiter les courriers, dossiers, documents de la Direction : enregistrement, saisie, traitement, diffu-sion, suivi, archivage.
- Gestion et enregistrement des formulaires de la plateforme en ligne « Allo La Seyne » et « Airs Courrier ».
- Rédiger et mettre en forme des notes, courriers et autres documents de l’Antenne.
- Assurer le contrôle et le suivi de l’ensemble des parapheurs de l’Antenne : courriers, notes…
- Assurer la logistique des réunions de Direction et autres.
- Rédiger des Comptes-rendus de réunion en temps réel sur PC.
- Réaliser et mettre à jour des tableaux de bord.
- Référente fournitures de bureau.
- Assistance à la Référente RH : Transmission à la DRH de documents pour les agents (Arrêtés, Arrêt maladie…), distribution de prestations (tickets restaurants, bons du COS ...).
- Assistance aux autres services de l’antenne (Parcs/Plages/Valats et Bureau d’Etudes) : rédaction de tous documents administratifs.
- Réceptionner et traiter les courriers, dossiers, documents de la Direction : enregistrement, saisie, traitement, diffu-sion, suivi, archivage.
- Gestion et enregistrement des formulaires de la plateforme en ligne « Allo La Seyne » et « Airs Courrier ».
- Rédiger et mettre en forme des notes, courriers et autres documents de l’Antenne.
- Assurer le contrôle et le suivi de l’ensemble des parapheurs de l’Antenne : courriers, notes…
- Assurer la logistique des réunions de Direction et autres.
- Rédiger des Comptes-rendus de réunion en temps réel sur PC.
- Réaliser et mettre à jour des tableaux de bord.
- Référente fournitures de bureau.
- Assistance à la Référente RH : Transmission à la DRH de documents pour les agents (Arrêtés, Arrêt maladie…), distribution de prestations (tickets restaurants, bons du COS ...).
- Assistance aux autres services de l’antenne (Parcs/Plages/Valats et Bureau d’Etudes) : rédaction de tous documents administratifs.
Profils recherchés
Les « savoirs » :
- Connaissance des techniques de gestion administrative et bureautique,
- Connaissance des normes rédactionnelles,
- Connaissance des outils informatiques (Word, Exel, Logiciel Courrier, plateforme Icitoyen, Outlook, AIRS
courrier, plateforme données RH Intranet et Internet),
- Connaissance des techniques d’organisation et de gestion du temps de travail,
- Connaissance du fonctionnement et rôle des autres collectivités,
- Connaissance de base en RH et en marchés publics,
- Connaissance de la Fonction Publique Territoriale.
Les « savoir-faire » :
- Capacité d’organisation et de gestion des priorités,
- Gestion de la demande,
- Analyser les situations,
- Filtrer les appels téléphoniques,
- Traiter et transmettre l’information,
- Renseigner les administrés et autres interlocuteurs,
- Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles.
Les « savoir-être » :
- Sens du travail d’équipe et sens du service public,
- Très bons contacts relationnels,
- Discrétion,
- Rigueur,
- Méthode,
- Disponibilité,
- Esprit d’initiative,
- Polyvalence.
- Connaissance des techniques de gestion administrative et bureautique,
- Connaissance des normes rédactionnelles,
- Connaissance des outils informatiques (Word, Exel, Logiciel Courrier, plateforme Icitoyen, Outlook, AIRS
courrier, plateforme données RH Intranet et Internet),
- Connaissance des techniques d’organisation et de gestion du temps de travail,
- Connaissance du fonctionnement et rôle des autres collectivités,
- Connaissance de base en RH et en marchés publics,
- Connaissance de la Fonction Publique Territoriale.
Les « savoir-faire » :
- Capacité d’organisation et de gestion des priorités,
- Gestion de la demande,
- Analyser les situations,
- Filtrer les appels téléphoniques,
- Traiter et transmettre l’information,
- Renseigner les administrés et autres interlocuteurs,
- Bon niveau d’orthographe et qualités rédactionnelles.
Les « savoir-être » :
- Sens du travail d’équipe et sens du service public,
- Très bons contacts relationnels,
- Discrétion,
- Rigueur,
- Méthode,
- Disponibilité,
- Esprit d’initiative,
- Polyvalence.
Contact et modalités de candidature
Contact
emploi@metropoletpm.fr
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir candidater en ligne sur le site de la Métropole Toulon Provence Méditerranée : https://emploi.metropoletpm.fr/fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.