Assistant(e) administratif responsable de planification événementielle
Offre n° O083250327000968
Publiée le 27/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - 12 avenue joseph clotis, Hyères (Var)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire selon grade de recrutement ou contractuel. Régime indemnitaire, prime de fin d’année, tickets restaurants, participation mutuelle labellisée.
Descriptif de l'emploi
Les missions principales du poste:
Assure la planification et la gestion administrative relative à la mise à disposition d’établissements communaux (ERP et salles).
Assure la planification et la gestion administrative relative à la mise à disposition d’établissements communaux (ERP et salles).
Missions / conditions d'exercice
Activités :
- Assister le Directeur et/ou l’élu lors de réunions ou entretiens avec des organisateurs d’évènements
- Planifier et coordonner les projets évènementiels organisés dans des établissements communaux (intérieurs + parkings)
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (enregistrement et rédaction de courrier, devis et factures, réalisation et suivi de dossier de manifestation…)
- Assurer un accueil téléphonique et physique
- Réaliser des bilans de fonctionnement
Activités Annexes :
- Participer sur site aux animations proposées par le service : Accueil et coordination, animation d’atelier…
- Exercer les fonctions d’agent SSIAP
- « Toute tâche professionnelle complémentaire nécessitée par les événements ou demandée par les besoins du service ».
- Assister le Directeur et/ou l’élu lors de réunions ou entretiens avec des organisateurs d’évènements
- Planifier et coordonner les projets évènementiels organisés dans des établissements communaux (intérieurs + parkings)
- Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques (enregistrement et rédaction de courrier, devis et factures, réalisation et suivi de dossier de manifestation…)
- Assurer un accueil téléphonique et physique
- Réaliser des bilans de fonctionnement
Activités Annexes :
- Participer sur site aux animations proposées par le service : Accueil et coordination, animation d’atelier…
- Exercer les fonctions d’agent SSIAP
- « Toute tâche professionnelle complémentaire nécessitée par les événements ou demandée par les besoins du service ».
Profils recherchés
Profil :
Filière administrative (catégorie C ou B)
Formation et/ou expérience administrative exigée
Qualification SSIAP et premiers secours appréciées
Compétences demandées
SAVOIRS, connaissances en :
- Organisation et gestion du temps de travail
- Fonctionnement des ERP et des salles communales
- Règles d’expression écrite et orale
- Connaissance du milieu associatif
- Informatique et outils de planification
SAVOIR-FAIRE, être capable de :
- Gérer le planning d’occupation d’un bâtiment et les priorités à partir d’un logiciel spécifique
- Travailler en transversalité
- Saisir un document administratif, le classer et l’archiver
- Réaliser des documents d’analyse et de suivi d’occupation
- Renseigner, conseiller et relayer si nécessaire vers le bon interlocuteur
SAVOIR-ETRE, faire preuve de :
- Méthodologie et rigueur
- Qualité rédactionnelle
- Discrétion
- Disponibilité
- Sens du contact et communication
- Esprit d’équipe
Filière administrative (catégorie C ou B)
Formation et/ou expérience administrative exigée
Qualification SSIAP et premiers secours appréciées
Compétences demandées
SAVOIRS, connaissances en :
- Organisation et gestion du temps de travail
- Fonctionnement des ERP et des salles communales
- Règles d’expression écrite et orale
- Connaissance du milieu associatif
- Informatique et outils de planification
SAVOIR-FAIRE, être capable de :
- Gérer le planning d’occupation d’un bâtiment et les priorités à partir d’un logiciel spécifique
- Travailler en transversalité
- Saisir un document administratif, le classer et l’archiver
- Réaliser des documents d’analyse et de suivi d’occupation
- Renseigner, conseiller et relayer si nécessaire vers le bon interlocuteur
SAVOIR-ETRE, faire preuve de :
- Méthodologie et rigueur
- Qualité rédactionnelle
- Discrétion
- Disponibilité
- Sens du contact et communication
- Esprit d’équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0494007878
Informations complémentaires
Pour répondre à cette offre:
Candidatures avec lettre de motivation (OBLIGATOIRE) et curriculum vitae, pour les agents fonctionnaires dernier arrêté de situation.
à adresser par courrier à l'attention de :
MAIRIE HYERES
Direction des Ressources Humaines
12 avenues Joseph Clotis - BP 709
83412 HYERES CEDEX
Ou
par mail à candidater@mairie-hyeres.com (en précisant la référence de l'annonce).
Date limite de candidature : 28 avril 2025
Candidatures avec lettre de motivation (OBLIGATOIRE) et curriculum vitae, pour les agents fonctionnaires dernier arrêté de situation.
à adresser par courrier à l'attention de :
MAIRIE HYERES
Direction des Ressources Humaines
12 avenues Joseph Clotis - BP 709
83412 HYERES CEDEX
Ou
par mail à candidater@mairie-hyeres.com (en précisant la référence de l'annonce).
Date limite de candidature : 28 avril 2025
Adresse de l'employeur
HYERES LES PALMIERS
>Hôtel de ville - 12 avenue joseph clotis
83400 Hyeres les palmiers
>Hôtel de ville - 12 avenue joseph clotis
83400 Hyeres les palmiers
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.