Officier d'État Civil / Agent instructeur titres d'identité (h/f)
Offre n° O083250131000467
Publiée le 31/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - 137 boulevard cavalier - bp1, Puget-sur-Argens (Var)
Poste à pourvoir le
07/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Missions principales :
Instruire et constituer les actes d’état civil (naissance, mariage, adoption, décès,…)
Enregistrer, assurer le suivi et remettre les titres d’identité
Délivrer les livrets de famille
Assurer la tenue administrative des registres
Assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers
Officier les mariages
Instruire et constituer les actes d’état civil (naissance, mariage, adoption, décès,…)
Enregistrer, assurer le suivi et remettre les titres d’identité
Délivrer les livrets de famille
Assurer la tenue administrative des registres
Assurer l’accueil téléphonique et physique des usagers
Officier les mariages
Missions / conditions d'exercice
Activités en front office :
- Accueil des usagers sur les créneaux dédiés pour les titres d’identité
- Accueil physique et téléphonique des usagers concernant l’état civil, les élections et les décès
- Rédaction des actes d'état civil (naissance, décès, reconnaissance, mariage)
- Réception et pré-instruction des dossiers de mariage, PACS et baptêmes civils
- Délivrance, renouvellement des concessions funéraires
- Réception, instruction des demandes administratives diverses (recensement citoyen, attestation d'accueil, légalisation de signature, changement de nom, changement de prénom...)
- Gestion des inscriptions et radiations sur les listes électorales, et mobilisation lors de l'organisation des scrutins électoraux
Activités en back-office :
- Gestion et traitement des demandes transmises sur le portail citoyen et sur la boite mail du service
- Assurer le standard téléphonique du service
- Assurer le suivi et l'instruction des projets de mariage, l'édition des actes et des livrets de famille, le suivi des plannings, des diverses autorisations funéraires
- Traitement des demandes d'actes d'état civil
- Gestion des différents avis de mention et transcription (décès, notoriété, naissance, divorce...).
Activités secondaires :
- Assister les élus lors de la célébration des mariages
- Polyvalence avec les agents d'accueil (remplacement en cas de besoin)
- Assistance lors des recensements de la population (en tant qu’agent ou assistant coordonnateur)
- Pour les agents titulaires : possibilité d'être nommé Officier d'État Civil et de remplir les missions afférentes (signature des actes)
- Accueil des usagers sur les créneaux dédiés pour les titres d’identité
- Accueil physique et téléphonique des usagers concernant l’état civil, les élections et les décès
- Rédaction des actes d'état civil (naissance, décès, reconnaissance, mariage)
- Réception et pré-instruction des dossiers de mariage, PACS et baptêmes civils
- Délivrance, renouvellement des concessions funéraires
- Réception, instruction des demandes administratives diverses (recensement citoyen, attestation d'accueil, légalisation de signature, changement de nom, changement de prénom...)
- Gestion des inscriptions et radiations sur les listes électorales, et mobilisation lors de l'organisation des scrutins électoraux
Activités en back-office :
- Gestion et traitement des demandes transmises sur le portail citoyen et sur la boite mail du service
- Assurer le standard téléphonique du service
- Assurer le suivi et l'instruction des projets de mariage, l'édition des actes et des livrets de famille, le suivi des plannings, des diverses autorisations funéraires
- Traitement des demandes d'actes d'état civil
- Gestion des différents avis de mention et transcription (décès, notoriété, naissance, divorce...).
Activités secondaires :
- Assister les élus lors de la célébration des mariages
- Polyvalence avec les agents d'accueil (remplacement en cas de besoin)
- Assistance lors des recensements de la population (en tant qu’agent ou assistant coordonnateur)
- Pour les agents titulaires : possibilité d'être nommé Officier d'État Civil et de remplir les missions afférentes (signature des actes)
Profils recherchés
SAVOIRS-FAIRE :
- Maîtriser l’outil informatique
- Bon niveau d’orthographe
- Aisance orale
- Savoir gérer son stress
SAVOIRS-ETRE :
- Respect du principe de confidentialité
- Sens du service public
- Méthodique et rigoureux
- Sens du relationnel aigu et adaptabilité
- Polyvalence, réactivité
- Bonne présentation, langage adapté
SAVOIRS :
- Connaissances élémentaires en Droit civil, droit funéraire et droit électoral
- Procédures et écrits administratifs
- Droits et obligations des usagers
- Règles en vigueur en matière d'information aux usagers
- Techniques d'accueil et de régulation
- Logiciels métier
- Code général des collectivités territoriales
FORMATION :
Diplôme de niveau BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative
STATUT :
• Titulaire de la FPT dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs ou à défaut contractuel
• Expérience souhaitée dans un poste similaire en collectivité d’au moins deux ans
- Maîtriser l’outil informatique
- Bon niveau d’orthographe
- Aisance orale
- Savoir gérer son stress
SAVOIRS-ETRE :
- Respect du principe de confidentialité
- Sens du service public
- Méthodique et rigoureux
- Sens du relationnel aigu et adaptabilité
- Polyvalence, réactivité
- Bonne présentation, langage adapté
SAVOIRS :
- Connaissances élémentaires en Droit civil, droit funéraire et droit électoral
- Procédures et écrits administratifs
- Droits et obligations des usagers
- Règles en vigueur en matière d'information aux usagers
- Techniques d'accueil et de régulation
- Logiciels métier
- Code général des collectivités territoriales
FORMATION :
Diplôme de niveau BAC à BAC+2 en secrétariat ou gestion administrative
STATUT :
• Titulaire de la FPT dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs ou à défaut contractuel
• Expérience souhaitée dans un poste similaire en collectivité d’au moins deux ans
Contact et modalités de candidature
Contact
0494196700
Informations complémentaires
CONDITIONS D’EXERCICE :
• 37.5 heures hebdomadaires du lundi au vendredi
• Alternance le samedi pour les célébrations de mariage
• Disponibilité les week-ends lors des scrutins électoraux
• Port de charges semi-lourdes possibles lors de la préparation des élections
• Tickets restaurant (9€ dont 5€ de participation de la collectivité)
• Participation Mutuelle (6€ / contrat labellisé) et Prévoyance (12€ / contrat labellisé)
• RIFSEEP selon le profil et Prime de Fin d’année
• Possibilité d’adhérer au CAOS communal
Documents à produire :
Curriculum Vitae
Lettre de motivation
3 derniers entretiens annuels
• 37.5 heures hebdomadaires du lundi au vendredi
• Alternance le samedi pour les célébrations de mariage
• Disponibilité les week-ends lors des scrutins électoraux
• Port de charges semi-lourdes possibles lors de la préparation des élections
• Tickets restaurant (9€ dont 5€ de participation de la collectivité)
• Participation Mutuelle (6€ / contrat labellisé) et Prévoyance (12€ / contrat labellisé)
• RIFSEEP selon le profil et Prime de Fin d’année
• Possibilité d’adhérer au CAOS communal
Documents à produire :
Curriculum Vitae
Lettre de motivation
3 derniers entretiens annuels
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.