ASSISTANTE ADMINISTRATIVE - COMMUNICATION h/f
Offre n° O083240918000822
Publiée le 19/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune touristique, de renommée internationale, surclassée de 20 000 à 40 000 habitants, située dans le département du Var en Région Provence-Alpes-Côte d'Azur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
2 place de l'Hôtel de Ville, Saint-Tropez (Var)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Ville de Saint-Tropez recherche un(e) assistante administrative pour intégrer son service communication. Vous rejoindrez une équipe dynamique et participerez à la gestion des activités administratives, comptables et logistiques du service Communication.
Missions / conditions d'exercice
Au sein de la direction de la communication l’agent assurera les missions suivantes :
Secrétariat du service :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction :
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Elaboration du budget et des bons de commande
Suivre l'exécution budgétaire du service
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Communication
Participer en fonction des besoins à la mise en œuvre des projets et outils de communication
Comptabilité : Suivi comptable du service communication
Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service
Secrétariat du service :
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction :
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Elaboration du budget et des bons de commande
Suivre l'exécution budgétaire du service
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Communication
Participer en fonction des besoins à la mise en œuvre des projets et outils de communication
Comptabilité : Suivi comptable du service communication
Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service
Profils recherchés
Compétences/ Savoir-faire :
- Qualités rédactionnelles et expression orale aisée
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du secteur public local et des relations institutionnelles
- Esprit de synthèse
- Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook
- Maîtrise d’Internet
- Qualité d’organisation
SAVOIR ETRE :
- Discrétion
- Sens de la confidentialité
- Esprit initiative
- Polyvalence
- Sérieux
- Esprit d’équipe
Conditions contractuelles :
Poste à temps complet (37h + 12 jours de RTT).
Expérience confirmée exigée sur un poste similaire.
Avantages :
- CNAS (offres de loisirs, sport, culture)
- Complément indemnitaire annuel (CIA) versé en fin d’année
- Prise en charge du stationnement ou de la navette maritime
- Forfait mobilités durables
- Tickets restaurant de 9€ par jour de travail, pris en charge à 60% par l’employeur
- Participation à la mutuelle prévoyance à hauteur de 25 euros
- Accès à des installations sportives de la ville pendant la pause méridienne
- Qualités rédactionnelles et expression orale aisée
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, du secteur public local et des relations institutionnelles
- Esprit de synthèse
- Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook
- Maîtrise d’Internet
- Qualité d’organisation
SAVOIR ETRE :
- Discrétion
- Sens de la confidentialité
- Esprit initiative
- Polyvalence
- Sérieux
- Esprit d’équipe
Conditions contractuelles :
Poste à temps complet (37h + 12 jours de RTT).
Expérience confirmée exigée sur un poste similaire.
Avantages :
- CNAS (offres de loisirs, sport, culture)
- Complément indemnitaire annuel (CIA) versé en fin d’année
- Prise en charge du stationnement ou de la navette maritime
- Forfait mobilités durables
- Tickets restaurant de 9€ par jour de travail, pris en charge à 60% par l’employeur
- Participation à la mutuelle prévoyance à hauteur de 25 euros
- Accès à des installations sportives de la ville pendant la pause méridienne
Contact et modalités de candidature
Contact
0494559008
Informations complémentaires
Adresser lettre de candidature, CV et diplôme, à Madame le Maire de Saint-Tropez - Direction des Ressources Humaines - BP 161 - 83992 SAINT-TROPEZ CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.