Assistant(e) de responsable territorial accueil et action sociale
Offre n° O080240821000444
Publiée le 21/08/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 rive droite de la Somme, Abbeville (Somme)
Poste à pourvoir le
21/11/2024
Date limite de candidature
20/09/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Action sociale et aide psychologique
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur de territoire, et en relation avec l'ensemble de l'équipe territoriale, l'assistant(e) du Responsable territorial accueil action sociale assiste prioritairement le responsable de la mission et le coordinateur afin d'optimiser l'organisation administrative de la mission. Il ou elle assure l'ensemble du suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés, notamment pour ce qui relève de la gestion technique et administrative de la mission. Il ou elle organise et coordonne la diffusion des informations en interne et, si besoin, en direction des partenaires internes et externes. Il ou elle peut également avoir en charge la mise en œuvre d'événements spécifiques organisés sur le territoire, dans le cadre de la mission AAS.
Missions / conditions d'exercice
Appui au responsable territorial de la mission accueil action sociale en territoire :
• Conseiller et orienter les agents et les partenaires
• Gérer l'agenda du responsable territorial AAS
• Organiser et planifier les réunions internes et externes (convocation, préparation des dossiers et envoi de l'ordre du jour, réservation de salles, élaboration et diffusion des comptes-rendus après validation,,,)
• Fournir une information fiable et régulière au responsable de la mission et faire du reporting
Assistance administrative :
• Concevoir, rédiger, saisir et mettre en forme tout type de document (courriers, notes, synthèses de comptes-rendus, rapports,,,) dans le respect de la charte graphique du Conseil départemental
• Veiller à la bonne circulation des informations, du courrier et aux différentes enquêtes dans le cadre de la mission AAS
• Participer, assurer le traitement administratif de la gestion de la commission d’orientation et du tableau de suivis des AS
• Constituer et suivre les dossiers confiés (rédaction, mise à jour de fichiers,,,)
• Gérer et enregistrer le courrier papier et électronique
• Gérer le suivi de parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature du responsable de la mission
• Centraliser et coordonner la circulation de l'information relative à la mission au sein de l'équipe territoriale
• Participer à la collecte des informations, à l'élaboration et à la réalisation des outils de suivi d'activité du territoire (tableau de bord, ...) et les mettre à jour
• Mettre en forme des données statistiques
• Contribuer à l'amélioration de l'organisation administrative de la mission au sein du territoire (procédures, activités)
• Procéder à des recherches documentaires et constituer un fond documentaire
• Gérer le classement
• Garantir la mise en œuvre réglementaire de l'archivage des dossiers sociaux et de la documentation papier et électronique
• Planifier, préparer, organiser et participer à des réunions
• Assurer le suivi des enquêtes élus, préfecture et cabinet du président
Gestion des Ressources Humaines :
• Etablir le planning des congés
• Informer le responsable territorial et les équipes des absences avec une attention particulière pour la continuité de service
• Assurer le suivi administratif des entretiens professionnels annuels des agents spécialisés de la mission AAS
• Assurer l’accueil administratif et logistique des nouveaux arrivants en lien avec les assistantes
• Recueillir et traiter l’ensemble des demandes de stages
• Assurer la gestion administrative et logistique des stagiaires
• Conseiller et orienter les agents et les partenaires
• Gérer l'agenda du responsable territorial AAS
• Organiser et planifier les réunions internes et externes (convocation, préparation des dossiers et envoi de l'ordre du jour, réservation de salles, élaboration et diffusion des comptes-rendus après validation,,,)
• Fournir une information fiable et régulière au responsable de la mission et faire du reporting
Assistance administrative :
• Concevoir, rédiger, saisir et mettre en forme tout type de document (courriers, notes, synthèses de comptes-rendus, rapports,,,) dans le respect de la charte graphique du Conseil départemental
• Veiller à la bonne circulation des informations, du courrier et aux différentes enquêtes dans le cadre de la mission AAS
• Participer, assurer le traitement administratif de la gestion de la commission d’orientation et du tableau de suivis des AS
• Constituer et suivre les dossiers confiés (rédaction, mise à jour de fichiers,,,)
• Gérer et enregistrer le courrier papier et électronique
• Gérer le suivi de parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature du responsable de la mission
• Centraliser et coordonner la circulation de l'information relative à la mission au sein de l'équipe territoriale
• Participer à la collecte des informations, à l'élaboration et à la réalisation des outils de suivi d'activité du territoire (tableau de bord, ...) et les mettre à jour
• Mettre en forme des données statistiques
• Contribuer à l'amélioration de l'organisation administrative de la mission au sein du territoire (procédures, activités)
• Procéder à des recherches documentaires et constituer un fond documentaire
• Gérer le classement
• Garantir la mise en œuvre réglementaire de l'archivage des dossiers sociaux et de la documentation papier et électronique
• Planifier, préparer, organiser et participer à des réunions
• Assurer le suivi des enquêtes élus, préfecture et cabinet du président
Gestion des Ressources Humaines :
• Etablir le planning des congés
• Informer le responsable territorial et les équipes des absences avec une attention particulière pour la continuité de service
• Assurer le suivi administratif des entretiens professionnels annuels des agents spécialisés de la mission AAS
• Assurer l’accueil administratif et logistique des nouveaux arrivants en lien avec les assistantes
• Recueillir et traiter l’ensemble des demandes de stages
• Assurer la gestion administrative et logistique des stagiaires
Profils recherchés
• Continuité de service
• Possibilité d’apporter à la demande du Directeur son soutien en cas de nécessité de service aux différents assistants des responsables territoriaux ou de l’équipe accueil en MDSIs
• Assurer la continuité de service en l’absence de l’assistante du DT
• Disponibilité
Compétences requises :
Connaissances :
• maîtrise de l'environnement bureautique sous Office
• maîtrise des outils de communication électronique
• connaissance du logiciel métier de l'action sociale (SOLIS)
• maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
• maîtrise des techniques d'expression écrite et orale
• connaissance de l'organisation et du fonctionnement des conseils départementaux
• connaissance du champ de compétence et d'intervention du directeur de territoire des responsables territoriaux et des autres directions de la DGASI
• connaissance de la structure d'un territoire d’action sociale et de l'organisation et du fonctionnement d'une Maison départementale des solidarités et de l’insertion (MDSI)
• connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités
• connaissance des méthodes de classement et d'archivage
• connaissance de la législation médico-sociale et de ses applications pratiques
Aptitudes professionnelles :
• force de proposition
• capacité d'anticipation
• capacité à hiérarchiser les urgences
• capacité d'organisation et de coordination
• aptitude au travail en équipe
• capacités rédactionnelles et de prise de notes
• respect des procédures et des normes rédactionnelles
• aisance dans l'expression orale
Comportements professionnels – motivations :
• sens de la qualité du service offert au public
• sens des responsabilités
• rigueur et méthode
• excellent relationnel
• écoute, diplomatie
• sens du travail en équipe
• esprit d'initiative
• dynamisme
• réactivité
• autonomie
• forte capacité d'adaptation
• devoir de réserve
• discrétion
• résistance au stress
• Possibilité d’apporter à la demande du Directeur son soutien en cas de nécessité de service aux différents assistants des responsables territoriaux ou de l’équipe accueil en MDSIs
• Assurer la continuité de service en l’absence de l’assistante du DT
• Disponibilité
Compétences requises :
Connaissances :
• maîtrise de l'environnement bureautique sous Office
• maîtrise des outils de communication électronique
• connaissance du logiciel métier de l'action sociale (SOLIS)
• maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
• maîtrise des techniques d'expression écrite et orale
• connaissance de l'organisation et du fonctionnement des conseils départementaux
• connaissance du champ de compétence et d'intervention du directeur de territoire des responsables territoriaux et des autres directions de la DGASI
• connaissance de la structure d'un territoire d’action sociale et de l'organisation et du fonctionnement d'une Maison départementale des solidarités et de l’insertion (MDSI)
• connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités
• connaissance des méthodes de classement et d'archivage
• connaissance de la législation médico-sociale et de ses applications pratiques
Aptitudes professionnelles :
• force de proposition
• capacité d'anticipation
• capacité à hiérarchiser les urgences
• capacité d'organisation et de coordination
• aptitude au travail en équipe
• capacités rédactionnelles et de prise de notes
• respect des procédures et des normes rédactionnelles
• aisance dans l'expression orale
Comportements professionnels – motivations :
• sens de la qualité du service offert au public
• sens des responsabilités
• rigueur et méthode
• excellent relationnel
• écoute, diplomatie
• sens du travail en équipe
• esprit d'initiative
• dynamisme
• réactivité
• autonomie
• forte capacité d'adaptation
• devoir de réserve
• discrétion
• résistance au stress
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Afin de postuler merci de bien vouloir vous rendre sur le site du Département
de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
de la Somme : https://www.somme.fr/departement/votre-departement/linstitution/le-departement-recrute/
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.