Seconder la directrice de la structure dans ses activités quotidiennes relatives à l’organisation pratique du service et afin d’en garantir la continuité. Le titulaire de ce poste aura en charge des tâches administratives, financières et techniques. Il assure également l’accueil et l’information des résidents, des visiteurs et des intervenants dans l’établissement. En l’absence de la directrice, il se porte garant du bon fonctionnement de l’établissement, dans le respect des procédures mises en place. Il prend les mesures nécessaires d’urgence en cas de problèmes sanitaires et techniques.

Descriptif des activités :
Information et accompagnement du public en lien avec la directrice et le gardien/agent technique :
 Accueil physique et téléphonique des résidents et des visiteurs extérieurs professionnels ou particuliers.
 Participation à la sécurité des personnes et des équipements au sein de l’établissement (vigilance accès, évacuation incendie, …).
 Recueil des demandes, identification des besoins, du niveau d’urgence, traitement le cas échéant selon les procédures et ressources disponibles au sein de l’établissement (renseignement, réponse sociale, technique, humaine, matérielle) ou orientation de la demande.
 En l’absence de la directrice, gestion des situations d’urgence en lien avec les problèmes de santé des résidents selon les procédures définies (malaise, chute, désorientation, hospitalisation…).
 Application des consignes en cas de crise sanitaire (déclaration évènement indésirable grave, Vigipirate, plan canicule, épidémies…).
 Participation à la préparation et à l’animation d’évènements festifs et manifestations collectives, selon les besoins du service.

Gestion administrative et secrétariat :
 Participation à la mise à jour des différents supports de suivi de l’activité de l’établissement (tableau de suivi des demandes des résidents, tableaux de pilotage, fiches de procédures,)
 Recueil des informations médico-sociales et suivi des dossiers individuels des résidents en renseignant rigoureusement le logiciel métier (dossiers d’admission, de résiliation de convention locative, états des lieux, projet d’accompagnement personnalisé, suivi du plan d’aide, suivi de la participation aux animations…).
 Rendre compte à la hiérarchie, assurer une traçabilité.
 Rédaction des courriers de la résidence.
 Création des supports d’information relatifs à l’activité de l’établissement, les diffuser.
 Classement, archivage.

Gestion financière :
 Saisie et contrôle des éléments de facturation des loyers et services facturés sur le logiciel.
 Demande de devis, établissement des bons de commande en l’absence de la direction.
 Suppléance des régies comptables (recettes et dépenses) et établissement des bordereaux.

Gestion technique du bâtiment :
 Détection des anomalies et dysfonctionnements et exécution des règles de sûreté dans l’établissement (registres de sécurité, registre des passages des entreprises, évacuation…).
 Gestion et suivi des incidents liés aux systèmes de sécurité incendie, d’alarme des résidents (téléassistance) et des ascenseurs.
 Suivi des maintenances et de leur réalisation en l’absence de la directrice (demandées par les résidents, relatives à l’entretien courant en interne ou relevant de contrats et de marché avec des entreprises externes, dans le cadre de maintenances ou travaux).
 Suivi de l’état de certains stocks et leur réapprovisionnement (fournitures administratives, produits d’entretien, matériels de bricolage en lien avec l’agent technique…).
Conditions d’exercice :
L’agent agit sous l’autorité de la directrice de la Résidence et dispose d’une certaine autonomie pour mener à bien ses activités. Il doit savoir faire preuve d’adaptabilité et de recul pour apporter une réponse cohérente aux besoins des résidents et conforme aux obligations règlementaires de l’établissement.