Responsable de l'administration générale (H/F)
Offre n° O078241210001509
Publiée le 10/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 avenue de la Division Leclerc, Aubergenville (Yvelines)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Ville d'Aubergenville recrute un responsable de l'administration générale sous l'autorité hiérarchique du Directeur Général des Services.
est en charge d'apporter
La ou le responsable de l'administration générale est chargé d'apporter une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il ou elle supervise également l'organisation des séances du Conseil municipal et le suivi de ses délibérations.
est en charge d'apporter
La ou le responsable de l'administration générale est chargé d'apporter une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Il ou elle supervise également l'organisation des séances du Conseil municipal et le suivi de ses délibérations.
Missions / conditions d'exercice
1/ Assister le Directeur général des services en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, et de suivi de dossiers :
- Gestion et traitement des flux d'informations internes et externes, pour permettre au DGS de rendre compte aux élus et/ou chefs de services et de s'assurer du bon développement et de la mise en place des décisions des élus au sein de la collectivité,
- Management des projets transversaux et des évènements de la collectivité,
- Mise en place des rendez-vous, des comités de direction avec le Maire et le Directeur de Cabinet, des comités techniques avec le DST, des comités de pilotage budgétaires annuels, de réunions avec les élus, les services et/ou les partenaires extérieurs, et logistique (recherche des documents et des 'informations pour constituer les dossiers afférents, élaboration, diffusion et suivi des comptes-rendus et/ou relevés de décision),
- Mise en place d'une veille réglementaire pour répondre notamment aux demandes des services dans la rédaction de leurs actes administratifs, courriers ou autres écrits,
- Participation à la conception, à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques publiques par le biais notamment de notes internes, de rapports argumentés, de tableaux de bords.
2/ Superviser l'organisation des séances du Conseil municipal et le suivi de ses délibérations :
- Organisation et suivi des séances ordinaires et extraordinaires du Conseil municipal : mise en place de rétroplanning pour permettre aux services une meilleure appréhension des délais réglementaires, élaboration de l’ordre du jour, supervision et correction des notes explicatives de synthèse et projets de délibérations émanant des services municipaux, élaboration des rapports et délibérations gérées au sein de la DG, montage des dossiers pour les élus et la DGS, traitement et suivi des délibérations (contrôle de légalité, publicité, registre réglementaire, diffusion).
3/ Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes,
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
- Rechercher et diffuser des informations,
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité,
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent.
4/ Traitement des dossiers, saisie de documents, gestion de l’information, classement et archivage :
- Rédiger des courriers administratifs,
- Gérer les actes administratifs : réception, mise en forme, dématérialisation, tenue des registres,
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires,
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
- Photocopier et assembler des documents,
- Trier, classer et archiver l’ensemble des documents de la DG,
- Rechercher et diffuser des informations.
5/ Assurer le bon fonctionnement du service :
- Planification du travail et conception de tableaux de bord,
- Mise en place de procédures internes à la DG et externes en direction des chefs de service (charte graphique pour les correspondances, les actes administratifs),
- Élaboration et suivi du budget du service (BP, BS et bons de commandes),
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc…),
- Gérer les fournitures administratives du service.
- Gestion et traitement des flux d'informations internes et externes, pour permettre au DGS de rendre compte aux élus et/ou chefs de services et de s'assurer du bon développement et de la mise en place des décisions des élus au sein de la collectivité,
- Management des projets transversaux et des évènements de la collectivité,
- Mise en place des rendez-vous, des comités de direction avec le Maire et le Directeur de Cabinet, des comités techniques avec le DST, des comités de pilotage budgétaires annuels, de réunions avec les élus, les services et/ou les partenaires extérieurs, et logistique (recherche des documents et des 'informations pour constituer les dossiers afférents, élaboration, diffusion et suivi des comptes-rendus et/ou relevés de décision),
- Mise en place d'une veille réglementaire pour répondre notamment aux demandes des services dans la rédaction de leurs actes administratifs, courriers ou autres écrits,
- Participation à la conception, à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques publiques par le biais notamment de notes internes, de rapports argumentés, de tableaux de bords.
2/ Superviser l'organisation des séances du Conseil municipal et le suivi de ses délibérations :
- Organisation et suivi des séances ordinaires et extraordinaires du Conseil municipal : mise en place de rétroplanning pour permettre aux services une meilleure appréhension des délais réglementaires, élaboration de l’ordre du jour, supervision et correction des notes explicatives de synthèse et projets de délibérations émanant des services municipaux, élaboration des rapports et délibérations gérées au sein de la DG, montage des dossiers pour les élus et la DGS, traitement et suivi des délibérations (contrôle de légalité, publicité, registre réglementaire, diffusion).
3/ Accueil physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes,
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
- Rechercher et diffuser des informations,
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité,
- Orienter, conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent.
4/ Traitement des dossiers, saisie de documents, gestion de l’information, classement et archivage :
- Rédiger des courriers administratifs,
- Gérer les actes administratifs : réception, mise en forme, dématérialisation, tenue des registres,
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires,
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers,
- Photocopier et assembler des documents,
- Trier, classer et archiver l’ensemble des documents de la DG,
- Rechercher et diffuser des informations.
5/ Assurer le bon fonctionnement du service :
- Planification du travail et conception de tableaux de bord,
- Mise en place de procédures internes à la DG et externes en direction des chefs de service (charte graphique pour les correspondances, les actes administratifs),
- Élaboration et suivi du budget du service (BP, BS et bons de commandes),
- Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc…),
- Gérer les fournitures administratives du service.
Profils recherchés
Compétences techniques:
- Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une collectivité,
- Maîtrise des outil informatiques et bureautiques,
- Aisance rédactionnelle et orale (conduite de réunion et élaboration d’écrits : notes de synthèse, comptes-rendus, courriers),
- Connaissance des règles budgétaires et comptables de base,
- Connaissance des procédures administratives internes au service,
- Connaissance des techniques de recherche documentaire,
- Conscience professionnelle.
Compétences relationnelles:
- Capacité d’organisation et d’adaptation,
- Gestion responsable, diplomate et rigoureuse des missions,
- Sens du travail en transversalité avec les autres services, interface auprès des agents, des élus et des administrés,
- Sens du service public,
- Autonomie dans la mise en oeuvre des missions et dans l’organisation du service, esprit d’initiative, de synthèse et force de proposition,
- Qualités relationnelles, d’accueil et d’écoute,
- Disponibilité, discrétion et confidentialité,
- Rigueur, pédagogie.
Compétences managériales:
Non concerné
Dispositions spécifiques du poste:
Contraintes particulières
- Respect de la réglementation et des délais dans la gestion du Conseil municipal notamment,
- Disponibilité aux amplitudes de travail non-régulières,
- Capacité à absorber une lourde charge de travail,
- Réactivité et adaptabilité dans un contexte de changement de direction générale.
Relations partenariales
- En interne (mairie) : tous les services, les élus,
- En externe : les services de l’État, les services intercommunaux, les autres collectivités territoriales, les partenaires, le public notamment.
Moyens mis à disposition
Poste de travail équipé d’outils informatiques et bureautiques (PC, scanner de bureau, téléphone, imprimante, copieur),
PC portable pour télétravail en cas de besoin.
- Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’une collectivité,
- Maîtrise des outil informatiques et bureautiques,
- Aisance rédactionnelle et orale (conduite de réunion et élaboration d’écrits : notes de synthèse, comptes-rendus, courriers),
- Connaissance des règles budgétaires et comptables de base,
- Connaissance des procédures administratives internes au service,
- Connaissance des techniques de recherche documentaire,
- Conscience professionnelle.
Compétences relationnelles:
- Capacité d’organisation et d’adaptation,
- Gestion responsable, diplomate et rigoureuse des missions,
- Sens du travail en transversalité avec les autres services, interface auprès des agents, des élus et des administrés,
- Sens du service public,
- Autonomie dans la mise en oeuvre des missions et dans l’organisation du service, esprit d’initiative, de synthèse et force de proposition,
- Qualités relationnelles, d’accueil et d’écoute,
- Disponibilité, discrétion et confidentialité,
- Rigueur, pédagogie.
Compétences managériales:
Non concerné
Dispositions spécifiques du poste:
Contraintes particulières
- Respect de la réglementation et des délais dans la gestion du Conseil municipal notamment,
- Disponibilité aux amplitudes de travail non-régulières,
- Capacité à absorber une lourde charge de travail,
- Réactivité et adaptabilité dans un contexte de changement de direction générale.
Relations partenariales
- En interne (mairie) : tous les services, les élus,
- En externe : les services de l’État, les services intercommunaux, les autres collectivités territoriales, les partenaires, le public notamment.
Moyens mis à disposition
Poste de travail équipé d’outils informatiques et bureautiques (PC, scanner de bureau, téléphone, imprimante, copieur),
PC portable pour télétravail en cas de besoin.
Contact et modalités de candidature
Contact
0130904500
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Monsieur le Maire
1 avenue de la Division Leclerc CS 20516
78410 AUBERGENVILLE CEDEX
Monsieur le Maire
1 avenue de la Division Leclerc CS 20516
78410 AUBERGENVILLE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.