Responsable du service état civil
Offre n° O078241101388747
Publiée le 06/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
32 000 habitants
à 15 mn de Paris (RER A ou SNCF Saint Lazare)
à 15 mn de Paris (RER A ou SNCF Saint Lazare)
Lieu de travail
16 rue Gambetta, Houilles (Yvelines)
Poste à pourvoir le
04/01/2025
Date limite de candidature
31/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Attaché
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Attaché
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur de l'administration générale et des affaires juridiques, vous pilotez, encadrez et coordonnez l'ensemble des activités des secteurs suivants : Accueil de l'Hôtel de Ville, Etat Civil, Elections, Recensement de la population et Cimetière.
Activité 1 : Management / encadrement :
* Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ;
* Répartir, planifier et contrôler les tâches des agents ;
* Etablir le planning hebdomadaire et les congés ;
* Rechercher et communiquer les informations ascendantes et descendantes ;
* Veiller à l'évolution des textes, partager ces informations réglementaires avec son équipe lors d'une réunion dédiée, puis s'assurer de sa mise en application.
Activité 2 : Gestion de l'état civil et des affaires générales
* Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires ;
* Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d'accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des bans, actes d'état civil,...) ;
* Rédiger les courriers du service ;
* Effectuer les auditions prénuptiales le cas échéant ;
* Mettre en oeuvre les procédures de dématérialisation des actes ou des échanges ;
* Veiller à la qualité de l'accueil et services rendus à la population au travers de l'accueil physique et téléphonique ;
* Gérer le budget et la régie ;
* Piloter le recensement annuel de la population.
Activité 3 : Gestion des fournitures administratives et du mobilier
* Commander les fournitures de bureau, petit matériel et mobilier suite au recensement des besoins des directions lors de la préparation budgétaire ;
* Gérer le stock en fonction des besoins des services ;
* Gérer la comptabilité et le budget.
Activités 4 : Préparation et suivi des scrutins électoraux
* Effectuer les travaux de révision de la liste électorale ;
* Gérer les cartes électorales non distribuées et les procurations ;
* Organiser les scrutins locaux et nationaux (à l'exception des sénatoriales) : formations internes, gestion de la mise sous plis, gestion des ressources humaines dédiées aux opérations électorales, gestion des relations avec le bureau des élections (préfecture) ;
* Mettre à jour la liste des bureaux de vote.
Particularités du poste :
Assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils.
Activité 1 : Management / encadrement :
* Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ;
* Répartir, planifier et contrôler les tâches des agents ;
* Etablir le planning hebdomadaire et les congés ;
* Rechercher et communiquer les informations ascendantes et descendantes ;
* Veiller à l'évolution des textes, partager ces informations réglementaires avec son équipe lors d'une réunion dédiée, puis s'assurer de sa mise en application.
Activité 2 : Gestion de l'état civil et des affaires générales
* Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires ;
* Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d'accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des bans, actes d'état civil,...) ;
* Rédiger les courriers du service ;
* Effectuer les auditions prénuptiales le cas échéant ;
* Mettre en oeuvre les procédures de dématérialisation des actes ou des échanges ;
* Veiller à la qualité de l'accueil et services rendus à la population au travers de l'accueil physique et téléphonique ;
* Gérer le budget et la régie ;
* Piloter le recensement annuel de la population.
Activité 3 : Gestion des fournitures administratives et du mobilier
* Commander les fournitures de bureau, petit matériel et mobilier suite au recensement des besoins des directions lors de la préparation budgétaire ;
* Gérer le stock en fonction des besoins des services ;
* Gérer la comptabilité et le budget.
Activités 4 : Préparation et suivi des scrutins électoraux
* Effectuer les travaux de révision de la liste électorale ;
* Gérer les cartes électorales non distribuées et les procurations ;
* Organiser les scrutins locaux et nationaux (à l'exception des sénatoriales) : formations internes, gestion de la mise sous plis, gestion des ressources humaines dédiées aux opérations électorales, gestion des relations avec le bureau des élections (préfecture) ;
* Mettre à jour la liste des bureaux de vote.
Particularités du poste :
Assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils.
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité du Directeur de l'administration générale et des affaires juridiques, vous pilotez, encadrez et coordonnez l'ensemble des activités des secteurs suivants : Accueil de l'Hôtel de Ville, Etat Civil, Elections, Recensement de la population et Cimetière.
Activité 1 : Management / encadrement :
* Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ;
* Répartir, planifier et contrôler les tâches des agents ;
* Etablir le planning hebdomadaire et les congés ;
* Rechercher et communiquer les informations ascendantes et descendantes ;
* Veiller à l'évolution des textes, partager ces informations réglementaires avec son équipe lors d'une réunion dédiée, puis s'assurer de sa mise en application.
Activité 2 : Gestion de l'état civil et des affaires générales
* Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires ;
* Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d'accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des bans, actes d'état civil,...) ;
* Rédiger les courriers du service ;
* Effectuer les auditions prénuptiales le cas échéant ;
* Mettre en oeuvre les procédures de dématérialisation des actes ou des échanges ;
* Veiller à la qualité de l'accueil et services rendus à la population au travers de l'accueil physique et téléphonique ;
* Gérer le budget et la régie ;
* Piloter le recensement annuel de la population.
Activité 3 : Gestion des fournitures administratives et du mobilier
* Commander les fournitures de bureau, petit matériel et mobilier suite au recensement des besoins des directions lors de la préparation budgétaire ;
* Gérer le stock en fonction des besoins des services ;
* Gérer la comptabilité et le budget.
Activités 4 : Préparation et suivi des scrutins électoraux
* Effectuer les travaux de révision de la liste électorale ;
* Gérer les cartes électorales non distribuées et les procurations ;
* Organiser les scrutins locaux et nationaux (à l'exception des sénatoriales) : formations internes, gestion de la mise sous plis, gestion des ressources humaines dédiées aux opérations électorales, gestion des relations avec le bureau des élections (préfecture) ;
* Mettre à jour la liste des bureaux de vote.
Particularités du poste :
Assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils.
Activité 1 : Management / encadrement :
* Veiller au bon fonctionnement quotidien du service ;
* Répartir, planifier et contrôler les tâches des agents ;
* Etablir le planning hebdomadaire et les congés ;
* Rechercher et communiquer les informations ascendantes et descendantes ;
* Veiller à l'évolution des textes, partager ces informations réglementaires avec son équipe lors d'une réunion dédiée, puis s'assurer de sa mise en application.
Activité 2 : Gestion de l'état civil et des affaires générales
* Assurer le respect des procédures et des délais réglementaires ;
* Vérifier la régularité de tous les actes gérés par le service (attestation d'accueil, concessions funéraires, union civile, recensement militaire, débits de boisson, licence taxis, publication des bans, actes d'état civil,...) ;
* Rédiger les courriers du service ;
* Effectuer les auditions prénuptiales le cas échéant ;
* Mettre en oeuvre les procédures de dématérialisation des actes ou des échanges ;
* Veiller à la qualité de l'accueil et services rendus à la population au travers de l'accueil physique et téléphonique ;
* Gérer le budget et la régie ;
* Piloter le recensement annuel de la population.
Activité 3 : Gestion des fournitures administratives et du mobilier
* Commander les fournitures de bureau, petit matériel et mobilier suite au recensement des besoins des directions lors de la préparation budgétaire ;
* Gérer le stock en fonction des besoins des services ;
* Gérer la comptabilité et le budget.
Activités 4 : Préparation et suivi des scrutins électoraux
* Effectuer les travaux de révision de la liste électorale ;
* Gérer les cartes électorales non distribuées et les procurations ;
* Organiser les scrutins locaux et nationaux (à l'exception des sénatoriales) : formations internes, gestion de la mise sous plis, gestion des ressources humaines dédiées aux opérations électorales, gestion des relations avec le bureau des élections (préfecture) ;
* Mettre à jour la liste des bureaux de vote.
Particularités du poste :
Assurer une permanence par mois le samedi avec célébration des mariages et baptêmes civils.
Profils recherchés
* Première expérience réussie sur des fonctions similaires
* Connaissances en matière de droit civil et droit électoral ;
* Connaissances des bases de la comptabilité publique ;
* Connaissances des logiciels Arpège, Ciril finance et Ciril élections ;
* Maîtrise des outils informatiques : bureautique (Word, Excel), outlook...
* Organisation quotidienne d'une équipe ;
* Autonomie ;
* Rigueur ;
* Grande discrétion et réserves indispensables ;
* Excellentes compétences relationnelles (population, élus, institutionnels) ;
* Bonnes capacités rédactionnelles ;
* Sens du service public et du travail d'équipe.
* Connaissances en matière de droit civil et droit électoral ;
* Connaissances des bases de la comptabilité publique ;
* Connaissances des logiciels Arpège, Ciril finance et Ciril élections ;
* Maîtrise des outils informatiques : bureautique (Word, Excel), outlook...
* Organisation quotidienne d'une équipe ;
* Autonomie ;
* Rigueur ;
* Grande discrétion et réserves indispensables ;
* Excellentes compétences relationnelles (population, élus, institutionnels) ;
* Bonnes capacités rédactionnelles ;
* Sens du service public et du travail d'équipe.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Cliquez sur le lien ci-dessus pour postuler
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.