Assistant(e) de direction du CCAS
Offre n° O077250320001085
Publiée le 20/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie de Dammarie Les Lys 26 rue Charles de Gaulle, Dammarie-les-Lys (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Ville de Dammarie Les Lys, 22 876 habitants, bordée par la Seine et la Forêt de Fontainebleau.
Proche de la gare de Melun, desservie par le RER D ainsi que par le Transilien (ligne R, direct Paris Gare de Lyon – Melun en 25 min).
La Ville dispose de commerces de proximité et d’une zone commerciale attractive, ainsi que nombreux équipements culturels (médiathèque, salles de spectacles), scolaires (écoles, collèges, lycée et centre de loisirs) et de loisirs (piscine, complexe de la Cartonnerie ; Cinéma, Bowling, Karting, patinoire, etc.)
Ses nombreux parcs (dont une ferme pédagogique) et espaces boisés, ses pistes cyclables, son accès direct à la forêt et à la Seine en font une ville verte, agréable à vivre.
Pour répondre aux besoins de ses habitants et améliorer leur quotidien, la ville poursuit ses recrutements en s’appuyant sur des valeurs fortes fondées sur le sens du service public, l’esprit d’équipe et le bien-être au travail.
Le centre communal d’action sociale (CCAS) recherche son/sa assistant(e) de direction.
Proche de la gare de Melun, desservie par le RER D ainsi que par le Transilien (ligne R, direct Paris Gare de Lyon – Melun en 25 min).
La Ville dispose de commerces de proximité et d’une zone commerciale attractive, ainsi que nombreux équipements culturels (médiathèque, salles de spectacles), scolaires (écoles, collèges, lycée et centre de loisirs) et de loisirs (piscine, complexe de la Cartonnerie ; Cinéma, Bowling, Karting, patinoire, etc.)
Ses nombreux parcs (dont une ferme pédagogique) et espaces boisés, ses pistes cyclables, son accès direct à la forêt et à la Seine en font une ville verte, agréable à vivre.
Pour répondre aux besoins de ses habitants et améliorer leur quotidien, la ville poursuit ses recrutements en s’appuyant sur des valeurs fortes fondées sur le sens du service public, l’esprit d’équipe et le bien-être au travail.
Le centre communal d’action sociale (CCAS) recherche son/sa assistant(e) de direction.
Missions / conditions d'exercice
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique (rapport d’activités, décisions, délibérations, comptes rendus de réunion…)
Prendre en note et mettre en forme tout type de courriers, utilisation du logiciel Acropolis et Fast
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (rapport d’activités...)
Organiser le classement, l’archivage des dossiers, la gestion des registres d’actes en respectant les procédures et obligations légales
Gestion des stocks et suivis des commandes de fournitures administratives du CCAS
Gestion des demandes de travaux (utilisation du logiciel AsTech)
Suivi des projets et des activités de la Direction (budget, assurances, conventions,)
Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Renseigner des tableaux de suivi des activités de la Direction
Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la Direction et suivre certains dossiers en autonomie
Gestionnaire comptable du CCAS
Suivi comptable du budget du CCAS et des marchés publics
Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables
Saisie des bons de commandes, contrôle des factures du service, émission des mandats et des titres, création des tiers
Identification d’un problème sur une opération comptable
Organisation et planification des réunions, des conseils d’administration du CCAS
Rédaction des ordres du jour en concertation avec la Directrice
Préparation et suivi de la gestion des Conseils d’Administration (Ordre du jour, gestion des délibérations et rapports sur Airdélib, convocations, comptes-rendus)
Respect des délais de transmission de documents avant les réunions
Suivi logistique des réunions, préparation des dossiers correspondants et rédaction des comptes rendus
Référent des associations rattachées au CCAS
Gestion des demandes de prêts de salle annuelles et ponctuelles (réception de la demande, évaluer la faisabilité, courrier de réponse)
Organisation, recensement des demandes de subvention en lien avec la Directrice
Suivi des tableaux de bords et de la facturation
Accueil physique et téléphonique de la Direction
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Missions annexes
Participation aux différents événements organisés par la direction et au dispositif canicule
Accueil physique et téléphonique du public du CCAS en fonction des besoins du service
Prendre en note et mettre en forme tout type de courriers, utilisation du logiciel Acropolis et Fast
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (rapport d’activités...)
Organiser le classement, l’archivage des dossiers, la gestion des registres d’actes en respectant les procédures et obligations légales
Gestion des stocks et suivis des commandes de fournitures administratives du CCAS
Gestion des demandes de travaux (utilisation du logiciel AsTech)
Suivi des projets et des activités de la Direction (budget, assurances, conventions,)
Intégrer les priorités de la Direction dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Renseigner des tableaux de suivi des activités de la Direction
Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la Direction et suivre certains dossiers en autonomie
Gestionnaire comptable du CCAS
Suivi comptable du budget du CCAS et des marchés publics
Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables
Saisie des bons de commandes, contrôle des factures du service, émission des mandats et des titres, création des tiers
Identification d’un problème sur une opération comptable
Organisation et planification des réunions, des conseils d’administration du CCAS
Rédaction des ordres du jour en concertation avec la Directrice
Préparation et suivi de la gestion des Conseils d’Administration (Ordre du jour, gestion des délibérations et rapports sur Airdélib, convocations, comptes-rendus)
Respect des délais de transmission de documents avant les réunions
Suivi logistique des réunions, préparation des dossiers correspondants et rédaction des comptes rendus
Référent des associations rattachées au CCAS
Gestion des demandes de prêts de salle annuelles et ponctuelles (réception de la demande, évaluer la faisabilité, courrier de réponse)
Organisation, recensement des demandes de subvention en lien avec la Directrice
Suivi des tableaux de bords et de la facturation
Accueil physique et téléphonique de la Direction
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Missions annexes
Participation aux différents événements organisés par la direction et au dispositif canicule
Accueil physique et téléphonique du public du CCAS en fonction des besoins du service
Profils recherchés
-Connaissance du fonctionnement d’une collectivité et d’un CCAS
-Connaissance des finances publiques et de la M57
-Techniques et outils de gestion de l’activité (tableaux de bord)
-Notions d’organisation, de gestion du temps de travail et de planification
-Procédure et règles de transmission de l’information (discrétion et secret professionnel)
-Aisance rédactionnelle
-Principes de rédaction d’actes et écrits administratifs (note de synthèse, compte-rendu, délibération…)
-Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
-Savoir gérer les urgences
-Maîtrise des techniques de secrétariat/d'assistanat de direction ainsi que les règles de communication écrite et orale.
-Aisance relationnelle, sens de l'écoute et du contact ainsi que des capacités d'adaptation pour travailler en équipe (rendre compte, partager l'information et assurer la continuité du service) et répondre aux différents interlocuteurs (internes, externes).
-Maîtrise des outils informatiques Word (rédaction, mise en forme, publipostage), Excel (mise en forme, suivi de tableaux) et Powerpoint, Outlook (messagerie, agenda), Internet.
-Aisance avec les logiciels métiers : CIRIL, Air délib
Heures supplémentaires en début de soirée (4 fois par an minimum pour les Conseils d’Administration)
-Connaissance des finances publiques et de la M57
-Techniques et outils de gestion de l’activité (tableaux de bord)
-Notions d’organisation, de gestion du temps de travail et de planification
-Procédure et règles de transmission de l’information (discrétion et secret professionnel)
-Aisance rédactionnelle
-Principes de rédaction d’actes et écrits administratifs (note de synthèse, compte-rendu, délibération…)
-Savoir s’adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs
-Savoir gérer les urgences
-Maîtrise des techniques de secrétariat/d'assistanat de direction ainsi que les règles de communication écrite et orale.
-Aisance relationnelle, sens de l'écoute et du contact ainsi que des capacités d'adaptation pour travailler en équipe (rendre compte, partager l'information et assurer la continuité du service) et répondre aux différents interlocuteurs (internes, externes).
-Maîtrise des outils informatiques Word (rédaction, mise en forme, publipostage), Excel (mise en forme, suivi de tableaux) et Powerpoint, Outlook (messagerie, agenda), Internet.
-Aisance avec les logiciels métiers : CIRIL, Air délib
Heures supplémentaires en début de soirée (4 fois par an minimum pour les Conseils d’Administration)
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
Mme AMRAM
Mairie de Dammarie Les Lys 26 rue Charles de Gaulle
77196 DAMMARIE LES LYS CEDEX
Mme AMRAM
Mairie de Dammarie Les Lys 26 rue Charles de Gaulle
77196 DAMMARIE LES LYS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.