ASSISTANT(E) DE DIRECTION REFERENT ETAT-CIVIL
Offre n° O077241029001118
Publiée le 29/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
4 145 Habitants
Appartenant à la Communauté d'Agglomération de Marne et Gondoire
Appartenant à la Communauté d'Agglomération de Marne et Gondoire
Lieu de travail
1 rue du Général Leclerc, Pomponne (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire / régime indemnitaire / prime forfaitaire
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité de la directrice du pôle population, assure les missions d’état-civil et gestion du cimetière.
Accueille, oriente, renseigne le public.
Assiste la Direction population, la DGS et les élus.
Accueille, oriente, renseigne le public.
Assiste la Direction population, la DGS et les élus.
Missions / conditions d'exercice
Accueil et renseignement du public
- Accueillir, renseigner et orienter le public.
- Etablir le suivi et le bilan de fréquentation physique et téléphonique des administrés.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Prendre des messages, orienter et transmettre les réclamations aux services concernés.
- Surveiller et contrôler les accès.
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.
- Réceptionner, contrôler et transmettre les documents (transports scolaires et macarons de stationnement…).
- Enregistrer et distribuer le courrier de tous les services.
- Affranchir le courrier et tenir le registre des envois.
Assistante de direction
- Organiser des agendas partagés des élus et des Directrices.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Etablir une relation de confiance avec les directrices et les élus.
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.
Organisation de réunions et missions de secrétariat
- Préparer les supports de réunion.
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire.
-Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et de la DGS.
Officier d’état civil
- Réceptionner et établir les actes d’état civil.
- Préparer et établir les dossiers de mariage, PACS, les baptêmes républicains, et participer à leur célébration.
- Tenir administrativement les registres d’état civil.
- Délivrer les différents documents d’état civil (livret de famille, copie d’actes, attestations diverses).
- Traiter les dossiers de recensement militaire et assurer son suivi.
- Légalisation de signature.
Scrutins électoraux
- Organiser et participer aux scrutins électoraux.
- Organiser les commissions électorales.
- Contrôler la tenue des listes électorales, les procédures liées au scrutin, les documents collectés.
- Suivre l’organisation logistique des bureaux de vote.
Recensement
- Veiller à la constitution et au suivi des listes trimestrielles du recensement citoyen.
- Suivre le recensement de la population.
Cimetière
- Superviser les attributions de concessions et les demandes de travaux.
- Suivre les projets d’aménagement et d’entretien du cimetière.
Missions polyvalentes
- Permanences occasionnelles.
- Accueillir, renseigner et orienter le public.
- Etablir le suivi et le bilan de fréquentation physique et téléphonique des administrés.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Prendre des messages, orienter et transmettre les réclamations aux services concernés.
- Surveiller et contrôler les accès.
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence.
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité.
- Réceptionner, contrôler et transmettre les documents (transports scolaires et macarons de stationnement…).
- Enregistrer et distribuer le courrier de tous les services.
- Affranchir le courrier et tenir le registre des envois.
Assistante de direction
- Organiser des agendas partagés des élus et des Directrices.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Etablir une relation de confiance avec les directrices et les élus.
- Traiter différentes demandes à relayer dans les services ou auprès des autres élus.
Organisation de réunions et missions de secrétariat
- Préparer les supports de réunion.
- Rédiger différents actes administratifs et suivi règlementaire.
-Rédiger des courriers simples et mettre en forme des courriers du Maire et de la DGS.
Officier d’état civil
- Réceptionner et établir les actes d’état civil.
- Préparer et établir les dossiers de mariage, PACS, les baptêmes républicains, et participer à leur célébration.
- Tenir administrativement les registres d’état civil.
- Délivrer les différents documents d’état civil (livret de famille, copie d’actes, attestations diverses).
- Traiter les dossiers de recensement militaire et assurer son suivi.
- Légalisation de signature.
Scrutins électoraux
- Organiser et participer aux scrutins électoraux.
- Organiser les commissions électorales.
- Contrôler la tenue des listes électorales, les procédures liées au scrutin, les documents collectés.
- Suivre l’organisation logistique des bureaux de vote.
Recensement
- Veiller à la constitution et au suivi des listes trimestrielles du recensement citoyen.
- Suivre le recensement de la population.
Cimetière
- Superviser les attributions de concessions et les demandes de travaux.
- Suivre les projets d’aménagement et d’entretien du cimetière.
Missions polyvalentes
- Permanences occasionnelles.
Profils recherchés
Savoirs faire
Avoir une posture professionnelle distinguée et chaleureuse.
Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.
Travailler en équipe.
Savoir alerter et rendre compte.
Compétences théoriques/pratiques
La procédure réglementaire (droits et obligations des usagers, élections, à l’état-civil, au recensement…)
Le cadre juridique de la responsabilité civile et pénale.
La suite bureautique MICROSOFT, JVS, MONDAY.
Avoir une posture professionnelle distinguée et chaleureuse.
Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité.
Travailler en équipe.
Savoir alerter et rendre compte.
Compétences théoriques/pratiques
La procédure réglementaire (droits et obligations des usagers, élections, à l’état-civil, au recensement…)
Le cadre juridique de la responsabilité civile et pénale.
La suite bureautique MICROSOFT, JVS, MONDAY.
Contact et modalités de candidature
Contact
0160077822
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
M. Arnaud BRUNET
1 rue du Général Leclerc
77400 POMPONNE
M. Arnaud BRUNET
1 rue du Général Leclerc
77400 POMPONNE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.