Assistant services à la population (h/f)
Offre n° O077240930000427
Publiée le 30/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place du Marechal Augereau, La Houssaye-en-Brie (Seine-et-Marne)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Suivant l'expérience
Descriptif de l'emploi
Accueil du public et gestion administrative
Missions / conditions d'exercice
-Missions principales:
Accueil
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Gérer les diverses demandes des administrés ou autres visiteurs,
- Assurer la correspondance avec les usagers,
Marché hebdomadaire
- Gestion des marchands (présences, absences et administratifs),
- Recherche et accueil des nouveaux marchands,
- Organisation des rendez-vous du marché une fois par trimestre,
- Diffusion et relais des informations sur le Facebook du marché,
Associations :
- Gestion et suivi des réservations des salles communales,
- Envoi, réception et suivi des dossiers de demande de subvention,
- Vérification mensuelle des plannings des salles,
- Gestion des réservations de matériel mutualisé par les associations,
- Information auprès des agents pour l'intégration à leur planning du transport du matériel
Élections
- Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale,
- Gérer les radiations, préparer les tableaux et suivre la liste électorale,
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales,
Cimetière
- Rédaction et gestion des autorisations pour les administrés et les pompes funèbres,
- Suivi des emplacements du cimetière,
- Mise à jour dans le logiciel Berger-Levrault des concessions du cimetière,
Régie
- Gestion de la régie de recettes pour les concessions de cimetière, les locations de salle et les photocopies (titres de recettes...)
Communication
- Mettre à jour le site internet de la Commune et le Facebook en collaboration avec les autres collègues,
Salles communales
- Suivi du planning des salles communales
- Gérer les réservations
Manifestations
- Préparation administrative des cérémonies et affichage (8 mai, 18 juin, 11 novembre...)
- Préparation et envoie des invitations pour les vœux du Maire
- Préparation et affichage des différentes manifestations communales
- Préparation des arrêtés de débit de boissons pour la Commune et les associations.
Social
- Accueillir le public et informer sur les demandes de logement, de transport, d'aide sociale...
- Assurer le suivi de ces demandes,
Classement et archivage
- Classement et archivage des comptes rendus de Conseil Municipal ou Conseil d'Administration, des délibérations et des arrêtés.
- Archivage annuel des dossiers
Dans le cadre de la polyvalence :
Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes.
Accueil
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Gérer les diverses demandes des administrés ou autres visiteurs,
- Assurer la correspondance avec les usagers,
Marché hebdomadaire
- Gestion des marchands (présences, absences et administratifs),
- Recherche et accueil des nouveaux marchands,
- Organisation des rendez-vous du marché une fois par trimestre,
- Diffusion et relais des informations sur le Facebook du marché,
Associations :
- Gestion et suivi des réservations des salles communales,
- Envoi, réception et suivi des dossiers de demande de subvention,
- Vérification mensuelle des plannings des salles,
- Gestion des réservations de matériel mutualisé par les associations,
- Information auprès des agents pour l'intégration à leur planning du transport du matériel
Élections
- Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale,
- Gérer les radiations, préparer les tableaux et suivre la liste électorale,
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales,
Cimetière
- Rédaction et gestion des autorisations pour les administrés et les pompes funèbres,
- Suivi des emplacements du cimetière,
- Mise à jour dans le logiciel Berger-Levrault des concessions du cimetière,
Régie
- Gestion de la régie de recettes pour les concessions de cimetière, les locations de salle et les photocopies (titres de recettes...)
Communication
- Mettre à jour le site internet de la Commune et le Facebook en collaboration avec les autres collègues,
Salles communales
- Suivi du planning des salles communales
- Gérer les réservations
Manifestations
- Préparation administrative des cérémonies et affichage (8 mai, 18 juin, 11 novembre...)
- Préparation et envoie des invitations pour les vœux du Maire
- Préparation et affichage des différentes manifestations communales
- Préparation des arrêtés de débit de boissons pour la Commune et les associations.
Social
- Accueillir le public et informer sur les demandes de logement, de transport, d'aide sociale...
- Assurer le suivi de ces demandes,
Classement et archivage
- Classement et archivage des comptes rendus de Conseil Municipal ou Conseil d'Administration, des délibérations et des arrêtés.
- Archivage annuel des dossiers
Dans le cadre de la polyvalence :
Etat civil
- Enregistrer et rédiger des actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
- Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes.
Profils recherchés
Connaissances professionnelles :
Technique de secrétariat, bon orthographe,
Techniques d'accueil et des règles de communication ;
Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil ;
L'organisation d'une collectivité territoriale ;
Connaissance sur les logiciels de bureautique, de gestion des administrés et de comptabilité.
Savoir-être :
Sens de l'écoute et de l'observation ;
Rigueur et organisation dans le travail ;
Autonomie dans la gestion des dossiers ;
Discrétion lorsque le travail s'effectue au contact des usagers ;
Sens du travail en équipe ;
Polyvalence ;
Titulaire du permis B ;
Contraintes particulières :
- La gestion des situations de stress liées à l'accueil du public.
- Gestion simultanée de différents dossiers
- Travail sur écran
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Technique de secrétariat, bon orthographe,
Techniques d'accueil et des règles de communication ;
Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil ;
L'organisation d'une collectivité territoriale ;
Connaissance sur les logiciels de bureautique, de gestion des administrés et de comptabilité.
Savoir-être :
Sens de l'écoute et de l'observation ;
Rigueur et organisation dans le travail ;
Autonomie dans la gestion des dossiers ;
Discrétion lorsque le travail s'effectue au contact des usagers ;
Sens du travail en équipe ;
Polyvalence ;
Titulaire du permis B ;
Contraintes particulières :
- La gestion des situations de stress liées à l'accueil du public.
- Gestion simultanée de différents dossiers
- Travail sur écran
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Contact et modalités de candidature
Contact
0164075777
Informations complémentaires
Envoyer CV et lettre de motivation
M. Jean ABITEBOUL
Place du Marechal Augereau
77610 LA HOUSSAYE EN BRIE
ou par mail : mairie@lahoussayeenbrie.fr
M. Jean ABITEBOUL
Place du Marechal Augereau
77610 LA HOUSSAYE EN BRIE
ou par mail : mairie@lahoussayeenbrie.fr
Adresse de l'employeur
LA HOUSSAYE EN BRIE
>Place du Marechal Augereau
77610 LA HOUSSAYE EN BRIE
>Place du Marechal Augereau
77610 LA HOUSSAYE EN BRIE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.