Gestionnaire administratif.ve
Offre n° O076250328000309
Publiée le 28/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La métropole rouen normandie
501 000 habitants - 71 communes
501 000 habitants - 71 communes
Lieu de travail
Immeuble le 108 - 108, allée François Mitterrand - CS 50589, Rouen (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
05/09/2025
Date limite de candidature
28/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
En lien avec la chargée de gestion administrative, vous assurez la gestion administrative et les travaux comptables permettant le bon fonctionnement du Cabinet du Président et organisez les réunions institutionnelles et stratégiques du Président et des élus.
Dans ce cadre, vos missions principales sont :
Dans ce cadre, vos missions principales sont :
Missions / conditions d'exercice
Gérer l’organisation des réunions institutionnelles et stratégiques du Président et des
Elus et assurer la gestion des déplacements du Président : Recueillir les demandes de réunions formulées par les directions, faire valider et prioriser leur bien-fondé par le Directeur Général des Services. Organiser des réunions avec des Elus, avec d’autres collectivités concernées et avec des collaborateurs en coordonnant tous les agendas et réaliser les relances le cas échéant. Confirmer par mail aux Départements, aux directions, au DGS et aux Elus les dates définitivement retenues et en assurer la logistique. Constituer des dossiers pour la préparation des réunions et veiller au respect des délais de
transmission de documents avant les réunions. Organiser les déplacements du Président, des Elus et des collaborateurs du Cabinet et réaliser les différentes réservations liées à ces déplacements.
Gérer les travaux administratifs pour le Cabinet du Président : Assurer l’accueil téléphonique et physique, le suivi des messages téléphoniques. Rechercher et diffuser des informations, effectuer des recherches documentaires et mettre à jour des bases de données. Traiter, rédiger et mettre en forme les courriers et autres documents en appliquant les procédures. Suivre les courriers sur le logiciel Post-Office. Assurer le suivi des parapheurs soumis au visa du Président ou des Elus. Préparer les dossiers journaliers du Président en lien avec la Direction Générale des Services. Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
Gérer le suivi des demandes et réclamations des usagers : Collecter, classer et prioriser les courriers et demandes des usagers adressés à la Métropole nécessitant un suivi particulier. Communiquer au Président les éléments recueillis puis veiller au suivi de la demande.
Gérer le suivi des notes et courriers signalés et annotés par le Président : Suivre les courriers annotés par le Président, veiller au retour des informations dans des délais corrects et relancer le cas échéant. Collecter les informations en retour et les porter à la connaissance du Président. Classer les courriers signalés en fin d’instruction de la demande.
Elus et assurer la gestion des déplacements du Président : Recueillir les demandes de réunions formulées par les directions, faire valider et prioriser leur bien-fondé par le Directeur Général des Services. Organiser des réunions avec des Elus, avec d’autres collectivités concernées et avec des collaborateurs en coordonnant tous les agendas et réaliser les relances le cas échéant. Confirmer par mail aux Départements, aux directions, au DGS et aux Elus les dates définitivement retenues et en assurer la logistique. Constituer des dossiers pour la préparation des réunions et veiller au respect des délais de
transmission de documents avant les réunions. Organiser les déplacements du Président, des Elus et des collaborateurs du Cabinet et réaliser les différentes réservations liées à ces déplacements.
Gérer les travaux administratifs pour le Cabinet du Président : Assurer l’accueil téléphonique et physique, le suivi des messages téléphoniques. Rechercher et diffuser des informations, effectuer des recherches documentaires et mettre à jour des bases de données. Traiter, rédiger et mettre en forme les courriers et autres documents en appliquant les procédures. Suivre les courriers sur le logiciel Post-Office. Assurer le suivi des parapheurs soumis au visa du Président ou des Elus. Préparer les dossiers journaliers du Président en lien avec la Direction Générale des Services. Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
Gérer le suivi des demandes et réclamations des usagers : Collecter, classer et prioriser les courriers et demandes des usagers adressés à la Métropole nécessitant un suivi particulier. Communiquer au Président les éléments recueillis puis veiller au suivi de la demande.
Gérer le suivi des notes et courriers signalés et annotés par le Président : Suivre les courriers annotés par le Président, veiller au retour des informations dans des délais corrects et relancer le cas échéant. Collecter les informations en retour et les porter à la connaissance du Président. Classer les courriers signalés en fin d’instruction de la demande.
Profils recherchés
Issu.e d'une formation secrétariat et/ou assistant.e de gestion, vous justifiez de plusieurs
années d’expérience de travail dans des fonctions similaires, notamment, au sein d'un Cabinet d'une administration publique. Doté.e d'excellentes capacités organisationnelles et de communication, vous connaissez l’environnement institutionnel ainsi que ses procédures administratives. Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles et faites preuve d'aisance dans l'expression orale. Vous êtes respectueux.se des consignes et procédures et savez vous adapter aux urgences et imprévus, tout en sachant faire preuve d'initiative et de créativité. Vous maitrisez le Pack Office, Post office et connaissez les techniques de secrétariat. Vous êtes pro actif(ve), rigoureux(se), autonome, discrète et disponible pour assurer des permanences le matin et le soir jusqu'à 18h30.
années d’expérience de travail dans des fonctions similaires, notamment, au sein d'un Cabinet d'une administration publique. Doté.e d'excellentes capacités organisationnelles et de communication, vous connaissez l’environnement institutionnel ainsi que ses procédures administratives. Vous avez d'excellentes capacités rédactionnelles et faites preuve d'aisance dans l'expression orale. Vous êtes respectueux.se des consignes et procédures et savez vous adapter aux urgences et imprévus, tout en sachant faire preuve d'initiative et de créativité. Vous maitrisez le Pack Office, Post office et connaissez les techniques de secrétariat. Vous êtes pro actif(ve), rigoureux(se), autonome, discrète et disponible pour assurer des permanences le matin et le soir jusqu'à 18h30.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Référence CAB.25.07-AL
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.