secrétaire médical(e)
Offre n° O076241120000130
Publiée le 20/11/2024
Synthèse de l'offre
Site web de l'employeur
Lieu de travail
40 Rue de la Ronce, Isneauville (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/02/2025
Date limite de candidature
20/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le Centre de Gestion de la Seine-Maritime propose à près de 30 000 agents territoriaux et de l’Etat la mise en œuvre, dans un cadre pluridisciplinaire, d’actions de protection de la Santé, de la Sécurité et des conditions de travail, grâce à l’intervention conjointe de médecins du travail, d’infirmiers et d’intervenants pour la prévention des risques professionnels (IPRP). Dans ce cadre, le Centre de Gestion recherche un(e) secrétaire médical(e) à temps complet
Missions / conditions d'exercice
Au sein du Pôle « Santé/Prévention », l’unité de Médecine Professionnelle est composée de 4 secrétaires médicales assurant l’assistance administrative de 10 médecins du travail et 4 infirmièr(e)s en santé au travail.
Le/la secrétaire médical(e) est chargé(e) des missions suivantes :
Gestion et organisation du temps médical à travers :
• La programmation des visites médicales individuelles (établissement et gestion des agendas des médecins et infirmier(e)s, gestion des centres de visite, saisie dans le logiciel médecine…)
• La prise en considération des conditions d’exercice des missions des médecins du travail et infirmier(e)s, en assurant le lien permanent avec ces derniers afin de leur faciliter le travail (auto contrôle, contacts réguliers, intégration des temps de trajet et des temps de déjeuner…)
• La mise en œuvre des plans d’actions en santé au travail des collectivités en organisant les actions en milieu professionnel (études de poste, visites de site, actions collectives d’information et de prévention) assurées par les médecins dans le respect des procédures, en lien avec les ingénieurs en prévention des risques professionnels
• L’interface avec les collectivités adhérentes à la mission de médecine professionnelle dans un souci de qualité, telle une relation « clients / fournisseurs »
• La participation à la mise à jour de la documentation destinée aux médecins et infirmier(e)s
• La réalisation de guides pratiques, de procédures, de logigrammes, sur l’activité de secrétariat lié à l’activité médicale, afin de fiabiliser les planifications et de bénéficier de l’autonomie nécessaire à ce poste.
Réalisation des tâches du secrétariat médical à travers notamment :
• Un accueil téléphonique et physique en interface avec les collectivités de Seine-Maritime et les agents territoriaux
• La gestion des courriers, convocations aux visites médicales, mails, tout en assurant leur suivi et la réponse à l’interlocuteur (interne ou externe), ainsi que l’affranchissement du courrier
• La préparation des réunions (les éléments nécessaires à la réunion de l’équipe médicale et les rendez-vous extérieurs avec les médecins du travail)
• L’établissement et la mise à jour de différents dossiers du service tels les demandes de visites médicales supplémentaires (tri, classement, enregistrement, réponses …)
• La réalisation de documents administratifs et de tableaux de bord (fiches de procédures administratives, plaquettes d’information, rapports divers des médecins du travail, courriers etc.)
• La mise à jour de diverses bases de données (collectivités adhérentes, agents, etc. …)
• Le suivi de tableaux de comptabilité analytique
Le/la secrétaire médical(e) est chargé(e) des missions suivantes :
Gestion et organisation du temps médical à travers :
• La programmation des visites médicales individuelles (établissement et gestion des agendas des médecins et infirmier(e)s, gestion des centres de visite, saisie dans le logiciel médecine…)
• La prise en considération des conditions d’exercice des missions des médecins du travail et infirmier(e)s, en assurant le lien permanent avec ces derniers afin de leur faciliter le travail (auto contrôle, contacts réguliers, intégration des temps de trajet et des temps de déjeuner…)
• La mise en œuvre des plans d’actions en santé au travail des collectivités en organisant les actions en milieu professionnel (études de poste, visites de site, actions collectives d’information et de prévention) assurées par les médecins dans le respect des procédures, en lien avec les ingénieurs en prévention des risques professionnels
• L’interface avec les collectivités adhérentes à la mission de médecine professionnelle dans un souci de qualité, telle une relation « clients / fournisseurs »
• La participation à la mise à jour de la documentation destinée aux médecins et infirmier(e)s
• La réalisation de guides pratiques, de procédures, de logigrammes, sur l’activité de secrétariat lié à l’activité médicale, afin de fiabiliser les planifications et de bénéficier de l’autonomie nécessaire à ce poste.
Réalisation des tâches du secrétariat médical à travers notamment :
• Un accueil téléphonique et physique en interface avec les collectivités de Seine-Maritime et les agents territoriaux
• La gestion des courriers, convocations aux visites médicales, mails, tout en assurant leur suivi et la réponse à l’interlocuteur (interne ou externe), ainsi que l’affranchissement du courrier
• La préparation des réunions (les éléments nécessaires à la réunion de l’équipe médicale et les rendez-vous extérieurs avec les médecins du travail)
• L’établissement et la mise à jour de différents dossiers du service tels les demandes de visites médicales supplémentaires (tri, classement, enregistrement, réponses …)
• La réalisation de documents administratifs et de tableaux de bord (fiches de procédures administratives, plaquettes d’information, rapports divers des médecins du travail, courriers etc.)
• La mise à jour de diverses bases de données (collectivités adhérentes, agents, etc. …)
• Le suivi de tableaux de comptabilité analytique
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaissance des missions de secrétariat : méthodes de classement et d’archivage, accueil du public
- Connaissance de base du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance de l’activité « Santé/Prévention »
- Expérience au sein d’un service de santé au travail appréciée
Savoir-faire :
- Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel et logiciel dédié à l’activité du service)
- Capacités organisationnelles fortes
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
- Capacité à instaurer et garantir une relation de qualité avec les collectivités
- Capacité à rendre compte
Savoir être :
- Réserve et discrétion, spécifiquement liée au contexte médical
- Rigueur
- Forte adaptabilité
- Ponctualité
- Aptitude à la communication, à l’écoute
- Autonomie
- Force de proposition
- Sens de l’organisation
- Garant de l’image du CDG
Informations complémentaires
- Temps complet – 39h, bénéfice de jours de RTT
- Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle et titre-restaurant
- Etablissement adhérent à l’ADAS76 et disposant d’une Amicale du personnel
- Adhésion possible aux contrats-groupe « mutuelle santé » et « garantie maintien de salaire » avec participation financière de l’employeur
- Connaissance des missions de secrétariat : méthodes de classement et d’archivage, accueil du public
- Connaissance de base du fonctionnement des collectivités territoriales
- Connaissance de l’activité « Santé/Prévention »
- Expérience au sein d’un service de santé au travail appréciée
Savoir-faire :
- Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel et logiciel dédié à l’activité du service)
- Capacités organisationnelles fortes
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
- Capacité à instaurer et garantir une relation de qualité avec les collectivités
- Capacité à rendre compte
Savoir être :
- Réserve et discrétion, spécifiquement liée au contexte médical
- Rigueur
- Forte adaptabilité
- Ponctualité
- Aptitude à la communication, à l’écoute
- Autonomie
- Force de proposition
- Sens de l’organisation
- Garant de l’image du CDG
Informations complémentaires
- Temps complet – 39h, bénéfice de jours de RTT
- Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle et titre-restaurant
- Etablissement adhérent à l’ADAS76 et disposant d’une Amicale du personnel
- Adhésion possible aux contrats-groupe « mutuelle santé » et « garantie maintien de salaire » avec participation financière de l’employeur
Contact et modalités de candidature
Contact
0235597111
Informations complémentaires
Les candidatures sont à adresser à Monsieur le Président du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Seine-Maritime - 40, allée de la Ronce 76230 ISNEAUVILLE ou par mail à l'adresse suivante : amelie.lefevre@cdg76.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.