ASSISTANTE ADMINISTRATIVE
Offre n° O076241008000156
Publiée le 08/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - 1 avenue winston churchill - caudebec en caux, Rives-en-Seine (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/12/2024
Date limite de candidature
07/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Vous évoluerez au sein du pôle assemblée - affaires générales - proximité, en qualité de chargé(e) d'accueil dans les 3 communes déléguées de Rives-en-Seine et effectuerez également des missions auprès des agences postales de Villequier et Saint Wandrille Rançon.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique et téléphonique du public
*Recevoir et orienter les demandes et diffuser les informations en les hiérarchisant selon leur caractère d'urgence ou de priorité
*Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour tous
*Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
*Réceptionner, enregistrer et vérifier le courrier et les dossiers
*Trier classer et archiver les documents
Planification et suivi
*Gérer les agendas, les plannings de réservation
*Renseigner des tableaux de suivi des activités
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
Tenue administrative des registres d'état civil
Et aussi particulièrement :
Participation à l'organisation des élections et suivi des mouvements des administrés
Enregistrement des dossiers de demande de CNI et passeports et délivrance des titres
Enregistrement des dossiers de Recensement citoyen
Gestion administrative du cimetière - travail en lien avec les Services Techniques pour la programmation des travaux (entretien ou investissement)
Réservation du véhicule de service
Gestion administrative des réservations de salles et des clés
Encaissement des repas de restauration scolaire (maternelle et primaire)
Déclaration ouverture débits de boissons
Déclaration taxis
Participation au recensement de la population
Participation à la préparation des réunions de Conseil municipal et suivi des dossiers
Tenue administrative des registres des actes de la collectivité
Suivi des dépenses liées à ses fonctions (devis, bons de commande…)
Agence postale :
Accueil physique et téléphonique
Renseignement à la clientèle sur les nouveaux produits et services de La Poste
Utilisation des logiciels spécifiques à la POSTE : LPAC, Papyrus
Affranchissement (lettres, colis,...)
Vente de produits ( carnet de timbres, colissimo, Chronopost,...)
Vente de services ( contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier,...)
Distribution des objets en instance
Opérations financières : retrait d'espèces, dépôt d'espèces, dépôt de chèques
Gestion des stocks
Gestion des fonds
Accueil des usagers au point informatique mis à la disposition par la commune
Aide à la confection des colis
Gestion du point photocopieur mis à disposition par la commune
*Recevoir et orienter les demandes et diffuser les informations en les hiérarchisant selon leur caractère d'urgence ou de priorité
*Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible pour tous
*Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
*Réceptionner, enregistrer et vérifier le courrier et les dossiers
*Trier classer et archiver les documents
Planification et suivi
*Gérer les agendas, les plannings de réservation
*Renseigner des tableaux de suivi des activités
Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
Tenue administrative des registres d'état civil
Et aussi particulièrement :
Participation à l'organisation des élections et suivi des mouvements des administrés
Enregistrement des dossiers de demande de CNI et passeports et délivrance des titres
Enregistrement des dossiers de Recensement citoyen
Gestion administrative du cimetière - travail en lien avec les Services Techniques pour la programmation des travaux (entretien ou investissement)
Réservation du véhicule de service
Gestion administrative des réservations de salles et des clés
Encaissement des repas de restauration scolaire (maternelle et primaire)
Déclaration ouverture débits de boissons
Déclaration taxis
Participation au recensement de la population
Participation à la préparation des réunions de Conseil municipal et suivi des dossiers
Tenue administrative des registres des actes de la collectivité
Suivi des dépenses liées à ses fonctions (devis, bons de commande…)
Agence postale :
Accueil physique et téléphonique
Renseignement à la clientèle sur les nouveaux produits et services de La Poste
Utilisation des logiciels spécifiques à la POSTE : LPAC, Papyrus
Affranchissement (lettres, colis,...)
Vente de produits ( carnet de timbres, colissimo, Chronopost,...)
Vente de services ( contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier,...)
Distribution des objets en instance
Opérations financières : retrait d'espèces, dépôt d'espèces, dépôt de chèques
Gestion des stocks
Gestion des fonds
Accueil des usagers au point informatique mis à la disposition par la commune
Aide à la confection des colis
Gestion du point photocopieur mis à disposition par la commune
Profils recherchés
Utilisation des logiciels et des progiciels : WORD, EXCEL, OUTLOOK, COSOLUCE, COMEDEC, ELIRE, FAST FAMILLE, GRR (Gestion Réservation de Ressources), GESCIME, DISPOSITIF de RECUEIL, IXBUS
Travail le samedi matin par roulement
Elections : Participation les jours de scrutins
Etat civil : Présence éventuelle aux cérémonies d'état civil
Contact direct avec le public
Travail en équipe, Polyvalence avec les collègues en charge des accueils
Polyvalence et remplacement des agents en cas d'absence
Travail sur informatique
Manipulation de fonds liés aux régies (locations salles, photocopies, restauration scolaire...)
Permis B
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Travail le samedi matin par roulement
Elections : Participation les jours de scrutins
Etat civil : Présence éventuelle aux cérémonies d'état civil
Contact direct avec le public
Travail en équipe, Polyvalence avec les collègues en charge des accueils
Polyvalence et remplacement des agents en cas d'absence
Travail sur informatique
Manipulation de fonds liés aux régies (locations salles, photocopies, restauration scolaire...)
Permis B
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0235959018
Informations complémentaires
Adresser un courrier accompagné d'un curriculum vitae
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.