Assistant des élus (h/f) - secrétariat des adjoints
Offre n° O076240917001309
Publiée le 17/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Le havre, ville de 173 000 habitants classée au patrimoine mondial de l'unesco est à seulement 2h paris.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Service recrutement et formation - 1517 place de l'hôtel de ville - cs 40051, Le Havre (Seine-Maritime)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
17/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Vous assistez les Elus dans leurs missions.
Vous effectuez les travaux de secrétariat courants.
Vous assurez l’interface entre les Elus, les services et les interlocuteurs extérieurs.
Vous effectuez les travaux de secrétariat courants.
Vous assurez l’interface entre les Elus, les services et les interlocuteurs extérieurs.
Missions / conditions d'exercice
Vous êtes l’interlocuteur(trice) privilégié(e) des Elus.
Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique.
Vous organisez et suivez l’agenda.
Vous organisez et préparez des réunions (convocations/réservations de salles / constitutions de dossiers / recherches sur Internet).
Vous gérez les courriers, notes, et mails (enregistrement, ventilation, tableau de bord de suivi).
Vous assurez le suivi des audiences des Elus de quartiers.
Vous classez et/ou archivez les documents administratifs.
Vous rédigez et frappez le courrier et les notes administratives.
Vous réceptionnez et triez les parapheurs.
Vous organisez les déplacements des Elus.
Vous suivez les dossiers délicats.
Vous préparez le programme journalier des Elus.
Vous gérez les plannings de congés, les astreintes et audiences municipales des Elus.
Vous veillez au bon déroulement des cérémonies de mariages.
Vous apportez une aide à votre supérieur hiérarchique dans le cadre de demandes ponctuelles du Cabinet ou des services.
Vous répondez aux demandes de représentations du maire.
Vous assurez des permanences.
Vous travaillez en binôme.
Vous êtes force de propositions.
Lieu, jours et horaires de travail
Hôtel de Ville
Du lundi au vendredi – 35 heures hebdomadaires
Permanence selon planning matin, midi et soir jusqu'à 18H
Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique.
Vous organisez et suivez l’agenda.
Vous organisez et préparez des réunions (convocations/réservations de salles / constitutions de dossiers / recherches sur Internet).
Vous gérez les courriers, notes, et mails (enregistrement, ventilation, tableau de bord de suivi).
Vous assurez le suivi des audiences des Elus de quartiers.
Vous classez et/ou archivez les documents administratifs.
Vous rédigez et frappez le courrier et les notes administratives.
Vous réceptionnez et triez les parapheurs.
Vous organisez les déplacements des Elus.
Vous suivez les dossiers délicats.
Vous préparez le programme journalier des Elus.
Vous gérez les plannings de congés, les astreintes et audiences municipales des Elus.
Vous veillez au bon déroulement des cérémonies de mariages.
Vous apportez une aide à votre supérieur hiérarchique dans le cadre de demandes ponctuelles du Cabinet ou des services.
Vous répondez aux demandes de représentations du maire.
Vous assurez des permanences.
Vous travaillez en binôme.
Vous êtes force de propositions.
Lieu, jours et horaires de travail
Hôtel de Ville
Du lundi au vendredi – 35 heures hebdomadaires
Permanence selon planning matin, midi et soir jusqu'à 18H
Profils recherchés
Compétences requises
Maîtrise des outils bureautiques
Qualités rédactionnelles/orthographe/grammaire
Qualités organisationnelles
Définition des priorités des tâches
Bonne connaissance des procédures internes
Bonne connaissance des services de la ville et de la communauté urbaine
Techniques de classement
Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
Bonnes qualités relationnelles, sens de la communication
Esprit d’équipe
Diplomatie
Patience
Grande discrétion
Dévouement
Sens de l’initiative
Disponibilité
Réactivité
Rigueur
Autonomie
Capacité à rendre compte
Maîtrise des outils bureautiques
Qualités rédactionnelles/orthographe/grammaire
Qualités organisationnelles
Définition des priorités des tâches
Bonne connaissance des procédures internes
Bonne connaissance des services de la ville et de la communauté urbaine
Techniques de classement
Maîtrise des techniques d’accueil physique et téléphonique
Bonnes qualités relationnelles, sens de la communication
Esprit d’équipe
Diplomatie
Patience
Grande discrétion
Dévouement
Sens de l’initiative
Disponibilité
Réactivité
Rigueur
Autonomie
Capacité à rendre compte
Contact et modalités de candidature
Contact
0235194545
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation obligatoires.
La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, mise en situation et questionnaires de personnalité.
La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, mise en situation et questionnaires de personnalité.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.