L'assistant(e) de direction assure l'assistanat mutualisé de la directrice, des deux cheffes de département "Finances et contrôle de gestion" et "Commande publique" et de leurs adjointes ainsi que du chef de pôle d'exécution budgétaire. Dans ce cadre, les missions suivantes lui sont dévolues :

- L'accueil et la coordination des sollicitations internes ou externes physiques, téléphoniques et par courriel,

- La gestion de l'agenda de la directrice et, en tant que de besoin, de ceux des autres managers de la direction ;

- L'organisation, la préparation et la logistique des réunions multipartenaires en interne et en externe de la direction et des départements ;

- Le traitement (relecture, enregistrement, suivi) et la répartition du courrier et des parapheurs ;

- La rédaction simple de courriers, la mise en forme et la préparation des documents, compte-rendu et dossiers ;

- Le classement et l'archivage de dossiers ;

- L'approvisionnement en fournitures de bureau.

L'assistant aura aussi des diverses procédures administratives et la prise en charge de procédure de gestion sur le budget et les factures : enregistrement de factures et bons de commande dans le logiciel comptable,

Par ailleurs, l'assistant(e) de direction contribuera à diverses procédures administratives de la direction, notamment :

- le secrétariat des commissions relatives aux marchés publics (commission d'appels d'offres et commission interne des marchés) consistant en le suivi et l'envoi des dossiers, la convocation des membres, la tenue des séances et la rédaction et l'envoi des procès-verbaux ; l'attribution des factures dites "en erreur"