Assistant(e) à la Direction / Secrétariat général / Gestion du CCAS
Offre n° O074250414000763
Publiée le 14/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 PLACE DE LA MAIRIE - BP 1, Les Houches (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
23/06/2025
Date limite de candidature
14/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous les directives de la Directrice Générale des Services, l'assistant(e) met en œuvre les directives données. Ce poste est appelé à travailler en relation avec les élus, l’ensemble des services de la collectivité, les partenaires et institutions, le public et les administrés.
Missions / conditions d'exercice
Le Secrétariat Général :
• Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale des Services
Veiller à l'application des orientations décidées par la direction
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
• Gestion des agendas de Madame Le Maire et des adjoints
Établir une relation de confiance avec Madame Le Maire, les adjoints et la DGS
• Gestion des courriers, courriels et correspondances
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers : arrêtés, avis du Maire, note de service, préparation des délibérations et des décisions administratives, etc.
Gérer et suivre le conseil municipal (rédaction de certaines délibérations, Mise en forme du conseil municipal, rédaction du PV, transmission des délibérations etc.)
Organiser le classement et l'archivage des dossiers, notamment les dossiers de conseil municipal
• Suivi des dossiers et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Saisir les bons de commande
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours en fonction de ce dernier et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer, transmettre et classer les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Générale des services
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser
• Organisation des cérémonies (8 mai, 11 novembre, vœux du Maire) en lien avec la chargée de communication
• Gestion des assurances et des dossiers de sinistres de la Commune
La sécurité :
Gestion des commissions de sécurité en lien avec l’élu référent
Mise à jour et suivi du Plan communal de sauvegarde
Mise à jour de l’automate d’appel d’alerte
Astreinte de sécurité (semaine et WE)
CCAS :
Accueil téléphonique et physique du public concerné
Gestion des dossiers sociaux en lien avec l’élu référent
Gestion des demandes de logements (saisonniers et communaux)
Gestion administrative du CCAS et des conseils d’administration
Gestion des courriers, courriels et correspondances
Gestion des colis de noël, goûter des aînés etc.
Régisseur :
Gestion de la régie des frais postaux, petites dépenses et déplacements des élus
Gestion de la régie des goûters et repas intercommunaux du CCAS
Organisation du travail :
Travail sur 5 jours, 35h en moyenne (hors astreinte et heures supplémentaires) :
- Participation aux astreintes du Plan Communal de Sauvegarde.
- Présence obligatoire au conseil municipal
- Horaires fixes hors pics d'activité en fonction des obligations du service (réunion ponctuelle le soir)
- Possibilité de faire du télétravail (1 jour par semaine)
• Organisation de la vie professionnelle de la Directrice Générale des Services
Veiller à l'application des orientations décidées par la direction
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
• Gestion des agendas de Madame Le Maire et des adjoints
Établir une relation de confiance avec Madame Le Maire, les adjoints et la DGS
• Gestion des courriers, courriels et correspondances
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers : arrêtés, avis du Maire, note de service, préparation des délibérations et des décisions administratives, etc.
Gérer et suivre le conseil municipal (rédaction de certaines délibérations, Mise en forme du conseil municipal, rédaction du PV, transmission des délibérations etc.)
Organiser le classement et l'archivage des dossiers, notamment les dossiers de conseil municipal
• Suivi des dossiers et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Saisir les bons de commande
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours en fonction de ce dernier et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer, transmettre et classer les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la Directrice Générale des services
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser
• Organisation des cérémonies (8 mai, 11 novembre, vœux du Maire) en lien avec la chargée de communication
• Gestion des assurances et des dossiers de sinistres de la Commune
La sécurité :
Gestion des commissions de sécurité en lien avec l’élu référent
Mise à jour et suivi du Plan communal de sauvegarde
Mise à jour de l’automate d’appel d’alerte
Astreinte de sécurité (semaine et WE)
CCAS :
Accueil téléphonique et physique du public concerné
Gestion des dossiers sociaux en lien avec l’élu référent
Gestion des demandes de logements (saisonniers et communaux)
Gestion administrative du CCAS et des conseils d’administration
Gestion des courriers, courriels et correspondances
Gestion des colis de noël, goûter des aînés etc.
Régisseur :
Gestion de la régie des frais postaux, petites dépenses et déplacements des élus
Gestion de la régie des goûters et repas intercommunaux du CCAS
Organisation du travail :
Travail sur 5 jours, 35h en moyenne (hors astreinte et heures supplémentaires) :
- Participation aux astreintes du Plan Communal de Sauvegarde.
- Présence obligatoire au conseil municipal
- Horaires fixes hors pics d'activité en fonction des obligations du service (réunion ponctuelle le soir)
- Possibilité de faire du télétravail (1 jour par semaine)
Profils recherchés
Votre savoir :
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Connaissance du fonctionnement des services d’une collectivité
Maîtrise des règles d’une expression orale et écrite de qualité
Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
Votre profil :
Faculté d’adaptation, d’organisation et d’anticipation
Travail en équipe, écoute
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Très grande disponibilité vis-à-vis de la DGS
Contacts directs et échanges permanents avec la DGS
Travail en transversalité avec les autres services communaux
Contacts avec les autres collectivités, instances extérieures et entreprises privées
Rémunération statutaire + astreintes éventuelles (PCS).
Treizième mois, CIA, CNAS, tickets restaurant, après 1 an d’ancienneté.
Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
Connaissance du fonctionnement des services d’une collectivité
Maîtrise des règles d’une expression orale et écrite de qualité
Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
Votre profil :
Faculté d’adaptation, d’organisation et d’anticipation
Travail en équipe, écoute
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Très grande disponibilité vis-à-vis de la DGS
Contacts directs et échanges permanents avec la DGS
Travail en transversalité avec les autres services communaux
Contacts avec les autres collectivités, instances extérieures et entreprises privées
Rémunération statutaire + astreintes éventuelles (PCS).
Treizième mois, CIA, CNAS, tickets restaurant, après 1 an d’ancienneté.
Contact et modalités de candidature
Contact
0450544004
Informations complémentaires
Candidatures :
A envoyer à : Madame le Maire, Service des Ressources Humaines, 1 place de la Mairie, 74310 Les Houches,
Rémunération statutaire + astreintes éventuelles (PCS).
Treizième mois, CIA, CNAS, tickets restaurant, après 1 an d'ancienneté.
A envoyer à : Madame le Maire, Service des Ressources Humaines, 1 place de la Mairie, 74310 Les Houches,
Rémunération statutaire + astreintes éventuelles (PCS).
Treizième mois, CIA, CNAS, tickets restaurant, après 1 an d'ancienneté.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.