Assistant de direction
Offre n° O074250217000881
Publiée le 17/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3 place de la Manufacture - BP 69, Rumilly (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
19/03/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Situé à mi-chemin entre les lacs d’Annecy (Haute-Savoie) et du Bourget (Savoie), le territoire de Rumilly Terre de Savoie composé de 17 Communes est idéalement situé au cœur d’un triangle reliant Genève, Chambéry et Lyon. Bien desservie par le réseau ferroviaire et routier, la ville de Rumilly et son territoire forment un bassin de vie qui allie dynamisme économique, fort niveau d’équipements et de services dans un cadre de vie de qualité.
Le service secrétariat général/accueil a pour missions principales, l’organisation des instances décisionnelles de l’intercommunalité (bureau des maires, conseil communautaire), la gestion des actes administratifs, la gestion du courrier entrant et sortant, l’assistance aux élus et au Directeur Général des Services, la gestion des élections de représentants et des bases de données institutionnelles, le suivi des dossiers complexes en lien avec la Direction Générale des Services, la gestion de moyens généraux et de marchés publics, l’accueil physique et téléphonique principal de la collectivité.
Le service secrétariat général/accueil a pour missions principales, l’organisation des instances décisionnelles de l’intercommunalité (bureau des maires, conseil communautaire), la gestion des actes administratifs, la gestion du courrier entrant et sortant, l’assistance aux élus et au Directeur Général des Services, la gestion des élections de représentants et des bases de données institutionnelles, le suivi des dossiers complexes en lien avec la Direction Générale des Services, la gestion de moyens généraux et de marchés publics, l’accueil physique et téléphonique principal de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
sous couvert de la Directrice du service et en collaboration avec l’équipe :
*Secrétariat général (mission principale) :
- Vous assurez retranscription par écrit de comptes rendus audio, la mise en forme de courriers, convocations, comptes rendus et divers documents et leur diffusion, le traitement de courriels et courriers entrants et sortants, la gestion d’agenda et de plannings, la gestion des bases de données des élus, le classement, le contact avec des fournisseurs en lien avec le service ;
- Vous êtes amené(e) à vous servir et à paramétrer plusieurs logiciels : logiciel de vote électronique, logiciel de traitement du courrier, logiciel des actes administratifs ;
- Vous apportez une aide permanente de secrétariat à la Directrice du service, au Directeur Général des Services, au Président et Vice-présidents ;
- Vous organisez des déplacements pour les élus et des buffets pour les évènements ;
- Vous êtes en appui, lors de réunions en soirée pour réaliser le secrétariat de séance (fréquence environ 1 fois/mois), plus particulièrement du conseil communautaire ;
- Vous apportez une aide logistique pour la préparation d’évènementiel ou de réunions.
*Accueil général (en remplacement de l’agent d’accueil général pendant ses absences, ou en renfort de cet agent en cas de forte affluence du public) :
- Vous assurez l’accueil physique et téléphonique principal de la collectivité
- Vous enregistrez le courrier entrant dans un logiciel dédié
- Vous affranchissez le courrier sortant
- Vous êtes en charge de la tenue de l’accueil et de la documentation, et de la gestion de l’affichage des réunions.
- Vous déclenchez les maintenances pour certains matériels (photocopieurs, machine à affranchir…)
*Secrétariat général (mission principale) :
- Vous assurez retranscription par écrit de comptes rendus audio, la mise en forme de courriers, convocations, comptes rendus et divers documents et leur diffusion, le traitement de courriels et courriers entrants et sortants, la gestion d’agenda et de plannings, la gestion des bases de données des élus, le classement, le contact avec des fournisseurs en lien avec le service ;
- Vous êtes amené(e) à vous servir et à paramétrer plusieurs logiciels : logiciel de vote électronique, logiciel de traitement du courrier, logiciel des actes administratifs ;
- Vous apportez une aide permanente de secrétariat à la Directrice du service, au Directeur Général des Services, au Président et Vice-présidents ;
- Vous organisez des déplacements pour les élus et des buffets pour les évènements ;
- Vous êtes en appui, lors de réunions en soirée pour réaliser le secrétariat de séance (fréquence environ 1 fois/mois), plus particulièrement du conseil communautaire ;
- Vous apportez une aide logistique pour la préparation d’évènementiel ou de réunions.
*Accueil général (en remplacement de l’agent d’accueil général pendant ses absences, ou en renfort de cet agent en cas de forte affluence du public) :
- Vous assurez l’accueil physique et téléphonique principal de la collectivité
- Vous enregistrez le courrier entrant dans un logiciel dédié
- Vous affranchissez le courrier sortant
- Vous êtes en charge de la tenue de l’accueil et de la documentation, et de la gestion de l’affichage des réunions.
- Vous déclenchez les maintenances pour certains matériels (photocopieurs, machine à affranchir…)
Profils recherchés
- Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment le pack office
- Vous avez des capacités rédactionnelles et une orthographe irréprochable
- Vous savez faire preuve de confidentialité et de discrétion
- Vous avez des qualités relationnelles et l’esprit d’équipe
- Vous êtes organisé(e) et réactif(ve)
- Vous êtes polyvalent(e) et rigoureux(se)
- Vous êtes titulaire d’un BAC à BAC + 2 – BTS ou DUT
- Des connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales seraient un plus
- Vous avez des capacités rédactionnelles et une orthographe irréprochable
- Vous savez faire preuve de confidentialité et de discrétion
- Vous avez des qualités relationnelles et l’esprit d’équipe
- Vous êtes organisé(e) et réactif(ve)
- Vous êtes polyvalent(e) et rigoureux(se)
- Vous êtes titulaire d’un BAC à BAC + 2 – BTS ou DUT
- Des connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales seraient un plus
Contact et modalités de candidature
Contact
0450018700
Informations complémentaires
Envoyer lettre de candidature + CV avant le 19 mars 2025 à Monsieur le Président de la Communauté de Communes Rumilly Terre de Savoie par voie électronique à l’attention de Mme GARCIN, Directrice des Ressources Humaines contact@rumilly-terredesavoie.fr
Adresse postale : 3 place de la Manufacture – BP 69 - 74152 RUMILLY Cedex.
Adresse postale : 3 place de la Manufacture – BP 69 - 74152 RUMILLY Cedex.
Adresse de l'employeur
CC RUMILLY TERRE DE SAVOIE
>3 place de la Manufacture - BP 69
74152 RUMILLY CEDEX
>3 place de la Manufacture - BP 69
74152 RUMILLY CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.