Adjoint administratif POLYVALENT (h/f)

Offre n° O074241121000769
Publiée le 21/11/2024

Synthèse de l'offre

Lieu de travail
3 PLACE DE LA MAIRIE, Marcellaz (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 7 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste de secrétaire général de mairie dans une commune de moins de 2000 habitants. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet, 28h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
RIFSEEP - IFSE + CIA
Descriptif de l'emploi
Marcellaz en Faucigny (canton de Bonneville), commune dynamique de plus 1000 habitants aux projets importants recherche son/sa adjoint(e) administratif(ve).
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL DU PUBLIC :
– Assurer l’accueil général du public : accueil physique, téléphonique
– Rassembler les pièces, rédiger les actes, assurer la diffusion des informations des dossiers liés aux reconnaissances, naissances, mariages, décès, PACS, demandes de changement de prénom, baptêmes civils (INSEE, mentions marginales,…).
– Etablir les extraits ou copies d’actes demandés par les usagers et les officiers publics.
– Etablir les démarches liées aux demandes de recensement des jeunes.
– Contrôler l’authenticité des attestations fournies.
– Assurer et suivre l’affichage d’informations réglementaires
– Constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation pour les administrés et les services.
– Recevoir et diffuser les informations des services de l’État, notamment en matière de santé, pollution, risques météo, plan canicule,

URBANISME / VOIRIE
– Réception et enregistrement des dossiers, renseignements des pétitionnaires, préparation et envoi des décisions (instruction assurée par la Communauté de communes)
Gestion de l'ensemble des dossiers d'urbanisme et de voirie en interne (DIA, arrêtés, délibérations…)

ÉTAT CIVIL :
– Rédiger les mentions marginales et courriers liés à l’activité.
– Remettre le formulaire règlementaire pour l’établissement d’un passeport ou d’une carte d’identité.
– Renseigner et orienter le public vers les structures habilitées à établir les dossiers.
– Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès…)
– Tenir à jour les registres d’État civil.
– Etablir les différents actes d’État civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès…).
– Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile…)
– Apprécier les actes d’état civil du pays d’origine (production du certificat de coutumes) et coopérer avec les traducteurs assermentés si nécessaire.
– Contrôler le droit à l’acte des mandants et délivrer les copies d’actes d’état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès…) aux intéressés, notaires, mairies…
– Annuellement, transmettre le registre et les pièces annexes au Procureur de la République.
– Etablir et transmettre les tables annuelles et tables décennales.
– Recevoir et traiter les demandes d’attestations d’hébergement.
– Assurer et mettre en œuvre les démarches de recensement de la population, assurer l’encadrement des agents recenseurs.
– Recueillir les pièces, constituer les dossiers de demande de changement de prénom, apporter éclairage au Maire et à la direction.

CIMETIERE :
– Renseigner les administrés et les familles, les opérateurs funéraires.
– Rédiger et diffuser les titres de concessions nouvelles.
– Suivre le calendrier de renouvellement des concessions, établir et diffuser les titres correspondants.
– Etablir et suivre les procédures de reprise, d’abandons… de concessions
– Tenir et mettre à jour le plan du cimetière et les fiches d’emplacements
– Procéder à toutes les opérations d’attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions (documents administratifs)

ÉLECTIONS :
– Assurer le suivi et la mise à jour de la liste électorale : recevoir les demandes d’inscription, mener les procédures de radiation.
– Enregistrer les demandes sur le logiciel, les transmettre à l’INSEE, surveiller les notifications de l’INSEE
– Préparer et diffuser les convocations aux membres de la commission.
– Préparer et suivre les réunions de la Commission.
– Etablir et diffuser les tableaux de mise à jour
– Editer et transmettre les cartes électorales
– Préparer et accompagner le déroulement des scrutins (en collaboration avec la secrétaire générale)
– Prévoir l’organisation logistique des bureaux de vote (en collaboration avec la secrétaire générale)
– Assister les élus et la direction des services lors des opérations électorales, notamment lors de l’ouverture des bureaux, des opérations de dépouillement, de la rédaction des PV, de la transmission des résultats.

COMMUNICATION ET MANIFESTATIONS :
– Assurer le suivi des panneaux d’affichage, du registre d’affichage.
– Assurer le suivi du site Internet
– Gestion des locations de salles et du matériel communal

COMPTABILITÉ
– Gestion de la comptabilité courante (mandats + titres) de fonctionnement
– Apporter un soutien occasionnel au Secrétaire général

Vous êtes le binôme du Secrétaire général et vous assurez ces missions en son absence.
Profils recherchés
Expérience en collectivité sur un poste similaire appréciée

SAVOIRS :
- Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales
- Avoir une bonne connaissance des finances publiques
- Connaître les règles juridiques relatives aux actes administratifs

SAVOIR FAIRE :
- Savoir gérer la polyvalence et les priorités
- Aptitude rédactionnelle et esprit de synthèse
- Maîtriser l'outil informatique

SAVOIR ETRE :
- qualités relationnelles et discrétion
- autonomie et sens de l'initiative
- rigueur
- sens de l'organisation

Contact et modalités de candidature

Contact
0450364711
Informations complémentaires
M. le secrétaire général est à votre disposition pour tout renseignement complémentaire : 04.50.36.47.11 ou accueil@mairie-marcellaz.fr

Les candidatures (lettre + CV) devront être adressées à M. le Maire de Marcellaz 3, place de la mairie 74250 MARCELLAZ

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.