Assistant(e) de Direction des Services Techniques
Offre n° O074220700729409
Publiée le 14/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 PLACE DE LA MAIRIE - BP 1, Les Houches (Haute-Savoie)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
14/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Rattaché(e) aux Services Techniques communaux, et sous la responsabilité de la Directrice des Services Techniques, au sein d'une équipe administrative et en lien direct avec le Directeur Adjoint des services techniques, les chefs de pôles et les chefs de services (équipes de terrain), votre poste consiste en tout premier lieu à apporter une aide permanente aux DAST et chefs en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Vous travaillerez dans un contexte :
* Relatif aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire : développement du lien collectivité-usager
* Socio-économique : évolution des attentes des populations et des entreprises intervenant sur le territoire, demande de réactivité et de transparence des services publics
* Organisationnel : enrichissement des champs d'intervention des DAST et chefs de pôle, développement des démarches qualité et relatives au développement durable
Vous aurez notamment pour missions :
* Organisation de la vie professionnelle des DAST
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des DAST.
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
Établir une relation de confiance avec les DAST et la DST.
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers : arrêtés de circulation, avis du Maire, autorisation de passage, préparation des décisions administratives, etc.
Organiser le classement et l'archivage des dossiers techniques, de subventions et de marchés publics.
Gestion de la plateforme Agorastore : vente aux enchères du matériel communal obsolète.
* Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Suivre l'exécution budgétaire en fonctionnement des services techniques : engagement comptable des bons de commande, envoi aux entreprises, aide aux chefs de services pour le suivi budgétaire trimestriel, rédaction des certificats de paiements sur les marchés en investissement et suivi du tableau budgétaire en dépense/recette de chaque opération en investissement.
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service en lien avec les chefs de services, et également dans le cadre des réclamations riverains.
Assistance à la préparation et suivi des marchés publics, en lien avec les DAST et la DST.
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours en fonction de ce dernier et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer, transmettre et classer les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la DST et les DAST
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser
* Organisation et suivi du temps de travail des Services Techniques
Saisie des heures des agents des services techniques quotidiennement
Suivi et saisie des heures supplémentaires et des congés
Etablissement des plannings prévisionnels des congés et mise à jour trimestrielle en lien avec les chefs de services dans le cadre de l'application des 1607h
Organisation du travail :
Travail sur 5 jours, 35h en moyenne (hors astreinte et heures supplémentaires) :
- Participation aux astreintes du Plan Communal de Sauvegarde.
- Horaires fixes hors pics d'activité en fonction des obligations du service (réunion ponctuelle le soir)
* Relatif aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire : développement du lien collectivité-usager
* Socio-économique : évolution des attentes des populations et des entreprises intervenant sur le territoire, demande de réactivité et de transparence des services publics
* Organisationnel : enrichissement des champs d'intervention des DAST et chefs de pôle, développement des démarches qualité et relatives au développement durable
Vous aurez notamment pour missions :
* Organisation de la vie professionnelle des DAST
Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des DAST.
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.
Établir une relation de confiance avec les DAST et la DST.
* Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers : arrêtés de circulation, avis du Maire, autorisation de passage, préparation des décisions administratives, etc.
Organiser le classement et l'archivage des dossiers techniques, de subventions et de marchés publics.
Gestion de la plateforme Agorastore : vente aux enchères du matériel communal obsolète.
* Suivi des projets et activités de la direction
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat.
Suivre l'exécution budgétaire en fonctionnement des services techniques : engagement comptable des bons de commande, envoi aux entreprises, aide aux chefs de services pour le suivi budgétaire trimestriel, rédaction des certificats de paiements sur les marchés en investissement et suivi du tableau budgétaire en dépense/recette de chaque opération en investissement.
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service en lien avec les chefs de services, et également dans le cadre des réclamations riverains.
Assistance à la préparation et suivi des marchés publics, en lien avec les DAST et la DST.
* Accueil téléphonique et physique au secrétariat
Renseigner les interlocuteurs en adaptant son discours en fonction de ce dernier et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer, transmettre et classer les messages téléphoniques et les courriers informatiques
* Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la DST et les DAST
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser
* Organisation et suivi du temps de travail des Services Techniques
Saisie des heures des agents des services techniques quotidiennement
Suivi et saisie des heures supplémentaires et des congés
Etablissement des plannings prévisionnels des congés et mise à jour trimestrielle en lien avec les chefs de services dans le cadre de l'application des 1607h
Organisation du travail :
Travail sur 5 jours, 35h en moyenne (hors astreinte et heures supplémentaires) :
- Participation aux astreintes du Plan Communal de Sauvegarde.
- Horaires fixes hors pics d'activité en fonction des obligations du service (réunion ponctuelle le soir)
Profils recherchés
Votre savoir :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Notions de comptabilité analytique
- Connaissance des marchés publics
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Principes rédactionnels de la note de synthèse ou du compte rendu
- Notions sur l'organisation et les enjeux d'une collectivité serait un plus
Votre profil :
- Faculté d'adaptation, d'organisation et d'anticipation
- Travail en équipe, écoute
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Très grande disponibilité vis-à-vis des DAST et chefs de pôle ou de service
- Contacts directs et échanges permanents avec les DAST
- Relations ponctuelles avec les autres services communaux
- Contacts avec les autres collectivités, instances extérieures et entreprises privées
- Relations régulières avec la population.
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Notions de comptabilité analytique
- Connaissance des marchés publics
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Principes rédactionnels de la note de synthèse ou du compte rendu
- Notions sur l'organisation et les enjeux d'une collectivité serait un plus
Votre profil :
- Faculté d'adaptation, d'organisation et d'anticipation
- Travail en équipe, écoute
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Très grande disponibilité vis-à-vis des DAST et chefs de pôle ou de service
- Contacts directs et échanges permanents avec les DAST
- Relations ponctuelles avec les autres services communaux
- Contacts avec les autres collectivités, instances extérieures et entreprises privées
- Relations régulières avec la population.
Contact et modalités de candidature
Contact
Service RH
Informations complémentaires
Candidatures :
A envoyer à : Madame le Maire, Service des Ressources Humaines, 1 place de la Mairie, 74310 Les Houches,
Rémunération statutaire + astreintes éventuelles (PCS).
Treizième mois, CIA, CNAS, tickets restaurant, après 1 an d'ancienneté.
Poste à pourvoir au 1er juillet 2025
A envoyer à : Madame le Maire, Service des Ressources Humaines, 1 place de la Mairie, 74310 Les Houches,
Rémunération statutaire + astreintes éventuelles (PCS).
Treizième mois, CIA, CNAS, tickets restaurant, après 1 an d'ancienneté.
Poste à pourvoir au 1er juillet 2025
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.