SECRÉTAIRE GÉNÉRAL DE MAIRIE (H/F)
Offre n° O073241114000830
Publiée le 14/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie, Epernay, Entremont-le-Vieux (Savoie)
Poste à pourvoir le
04/01/2025
Date limite de candidature
16/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le secrétariat de mairie est composé de 3 agents :
- Un poste à 14h hebdomadaire ;
- Un poste à 30h hebdomadaire, en cours de recrutement.
- Un poste à 35h hebdomadaire, proposé à l'emploi
Caractéristiques du poste :
- mutation ou contractuel CDD 1 an renouvelable
- temps complet, travail un samedi matin sur deux
- Un poste à 14h hebdomadaire ;
- Un poste à 30h hebdomadaire, en cours de recrutement.
- Un poste à 35h hebdomadaire, proposé à l'emploi
Caractéristiques du poste :
- mutation ou contractuel CDD 1 an renouvelable
- temps complet, travail un samedi matin sur deux
Missions / conditions d'exercice
Missions principales du poste :
- gestion administrative du personnel : faire les démarches administratives de recrutement auprès des organismes nécessaires ; élaborer les documents d'embauche et en faire le suivi ; suivre les absences des agents ; préparer les éléments nécessaires aux procédures liés à la carrière ; veiller et mettre à jour les dossiers individuels ; assurer les droits et obligations lié au personnel communal (LDD, entretien annuel...) ; préparer les variables de paies et assurer la suppléance de la liquidation de la paie en l'absence de la secrétaire de mairie en poste ; renseigner les agents et leurs responsables ; assurer la mission d'assistant de prévention en lien avec le COPIL
- conseil municipal : préparer les documents nécessaires aux séances de conseil municipal ; assister aux réunions du conseil municipal ; rédiger les comptes rendus, délibérations et registres des délibérations ; assurer le suivi ; afficher les documents obligatoires et transmettre pour mise à jour sur le site de la commune
- marchés publics : constituer les dossiers de marché public ; mettre en forme et effectuer le suivi papier et dématérialisé ; effectuer le suivi administratif et financier des marchés
- subventions : constituer les dossiers de subventions ; assurer le suivi ; faire les demandes de versement auprès des organismes
- cimetière : accueillir et renseigner le public ; gérer les concessions ; tenir, mettre à jour le fichier et le plan du cimetière
- paie : saisir les variables agents, des indemnités des élus et ordonnancer la paie ; assurer le suivi comptable ; assurer le suivi et le versement des charges sociales et fiscales
- élections : mettre en place l'organisation des élections ; tenir à jour la liste électorale ; faire le suivi administratif
- urbanisme : accueillir, enregistrer et afficher les demandes ; traiter les CU et DP ; transmettre les documents PC au service instructeur ; assurer le suivi ; transmettre les décisions au requérant
- gestion comptable : ordonnancer, liquider et payer les dépenses et recettes ; ordonnancer les titres et mandats correspondants ; encaisser les recettes diverses et loyers ; élaborer le budget
Missions complémentaires du poste :
- accueil du public : assurer l'accueil physique et téléphonique ; renseigner et aider aux démarches administratives ; assurer le suivi de la réservation des salles communales
- agence postale communale : réaliser les opérations autorisées dans une agence postale ; renseigner et orienter le public ; transmettre les éléments nécessaires au bureau de poste gestionnaire
- état civil : rédiger et enregistrer les actes d'état civil ; transmettre les documents complémentaires aux organismes compétents ; aider et orienter le public dans les démarches
- secrétariat : effectuer les travaux de bureautique quotidien ; effectuer le classement, l'archivage ; transmettre les courriels et effectuer un suivi si nécessaire ; contribuer à la mise à jour du site Internet
- recensement de la population : encadrer et coordonner les activités des agents chargés du recensement
- gestion du RGPD : assurer le suivi et le renouvellement des registres avec l'accompagnement d'AGATE
Missions spécifiques du poste :
- permettre la consultation des parcelles cadastrales via Géoportail
- d'autres missions pourront être confiées en fonction des nécessités de service
- suivre et gérer le compte de la régie d'avances et de recettes en tant que régisseur
- gestion administrative du personnel : faire les démarches administratives de recrutement auprès des organismes nécessaires ; élaborer les documents d'embauche et en faire le suivi ; suivre les absences des agents ; préparer les éléments nécessaires aux procédures liés à la carrière ; veiller et mettre à jour les dossiers individuels ; assurer les droits et obligations lié au personnel communal (LDD, entretien annuel...) ; préparer les variables de paies et assurer la suppléance de la liquidation de la paie en l'absence de la secrétaire de mairie en poste ; renseigner les agents et leurs responsables ; assurer la mission d'assistant de prévention en lien avec le COPIL
- conseil municipal : préparer les documents nécessaires aux séances de conseil municipal ; assister aux réunions du conseil municipal ; rédiger les comptes rendus, délibérations et registres des délibérations ; assurer le suivi ; afficher les documents obligatoires et transmettre pour mise à jour sur le site de la commune
- marchés publics : constituer les dossiers de marché public ; mettre en forme et effectuer le suivi papier et dématérialisé ; effectuer le suivi administratif et financier des marchés
- subventions : constituer les dossiers de subventions ; assurer le suivi ; faire les demandes de versement auprès des organismes
- cimetière : accueillir et renseigner le public ; gérer les concessions ; tenir, mettre à jour le fichier et le plan du cimetière
- paie : saisir les variables agents, des indemnités des élus et ordonnancer la paie ; assurer le suivi comptable ; assurer le suivi et le versement des charges sociales et fiscales
- élections : mettre en place l'organisation des élections ; tenir à jour la liste électorale ; faire le suivi administratif
- urbanisme : accueillir, enregistrer et afficher les demandes ; traiter les CU et DP ; transmettre les documents PC au service instructeur ; assurer le suivi ; transmettre les décisions au requérant
- gestion comptable : ordonnancer, liquider et payer les dépenses et recettes ; ordonnancer les titres et mandats correspondants ; encaisser les recettes diverses et loyers ; élaborer le budget
Missions complémentaires du poste :
- accueil du public : assurer l'accueil physique et téléphonique ; renseigner et aider aux démarches administratives ; assurer le suivi de la réservation des salles communales
- agence postale communale : réaliser les opérations autorisées dans une agence postale ; renseigner et orienter le public ; transmettre les éléments nécessaires au bureau de poste gestionnaire
- état civil : rédiger et enregistrer les actes d'état civil ; transmettre les documents complémentaires aux organismes compétents ; aider et orienter le public dans les démarches
- secrétariat : effectuer les travaux de bureautique quotidien ; effectuer le classement, l'archivage ; transmettre les courriels et effectuer un suivi si nécessaire ; contribuer à la mise à jour du site Internet
- recensement de la population : encadrer et coordonner les activités des agents chargés du recensement
- gestion du RGPD : assurer le suivi et le renouvellement des registres avec l'accompagnement d'AGATE
Missions spécifiques du poste :
- permettre la consultation des parcelles cadastrales via Géoportail
- d'autres missions pourront être confiées en fonction des nécessités de service
- suivre et gérer le compte de la régie d'avances et de recettes en tant que régisseur
Profils recherchés
Savoir être :
- disponibilité, dynamisme
- qualités relationnelles
- goût du travail en équipe
- sens de la communication et de l'organisation
- sens du service public (déontologue et discrétion, secret professionnel...)
Savoir-faire :
- maîtrise les outils informatiques
- connaissance de l'environnement territorial
- connaissance des droits et devoirs des agents de la FPT
- connaissance de l'organisation d'une municipalité (élus)
- compétence rédactionnelle, d'analyse et de synthèse
Profil du candidat :
- connaissance minimum du fonctionnement d'un secrétariat de mairie
- utilisations des logiciels bureautiques
- rémunération statutaire + régime indemnitaire de la collectivité
- disponibilité, dynamisme
- qualités relationnelles
- goût du travail en équipe
- sens de la communication et de l'organisation
- sens du service public (déontologue et discrétion, secret professionnel...)
Savoir-faire :
- maîtrise les outils informatiques
- connaissance de l'environnement territorial
- connaissance des droits et devoirs des agents de la FPT
- connaissance de l'organisation d'une municipalité (élus)
- compétence rédactionnelle, d'analyse et de synthèse
Profil du candidat :
- connaissance minimum du fonctionnement d'un secrétariat de mairie
- utilisations des logiciels bureautiques
- rémunération statutaire + régime indemnitaire de la collectivité
Contact et modalités de candidature
Contact
0479658248
Informations complémentaires
Lettre + CV
- Soit par courrier à l'adresse suivante : Mairie 1140 route du Granier - Epernay 73670 ENTREMONT-LE-VIEUX
- Soit par mail : mairie@entremont-le-vieux.com
- Soit par courrier à l'adresse suivante : Mairie 1140 route du Granier - Epernay 73670 ENTREMONT-LE-VIEUX
- Soit par mail : mairie@entremont-le-vieux.com
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.