AGENT D'ACCUEIL GUICHET UNIQUE (H/F)
Offre n° O073241001000272
Publiée le 01/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 avenue des Chasseurs alpins - BP 20109, Albertville (Savoie)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
31/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'agent d'accueil du guichet unique du pôle domicile H/F accueille physiquement et par téléphone les bénéficiaires et leurs familles. Polyvalent, il assure la gestion du standard, la gestion administrative du guichet ainsi que des missions transversales variées, en lien direct avec le responsable du pôle domicile.
Missions / conditions d'exercice
1. Assurer l'accueil physique et téléphonique des services du pôle domicile
- Accueillir physiquement le public : accompagner, orienter et informer en apportant des réponses précises et fiables
- Assurer la tenue du standard : écouter, orienter et répondre aux sollicitations, en facilitant le parcours des personnes âgées, de leurs familles et des partenaires
- Assurer la prise de message et une restitution fiable aux destinataires
- Saisir les informations de contact et les mettre à jour sur le logiciel métier
2. Assurer la gestion administrative du guichet unique
- Approvisionner le point d'accueil en fiches informatives et documentation
- Assurer la tenue du suivi des doléances et des évènements indésirables
- Signaler les dysfonctionnements et les anomalies de manière générale et dans la prise en charge des usagers
- Assurer, avec les services, la mise à jour des procédures, documentations, supports d'information et répertoires téléphoniques
- Concevoir, en lien avec les services, les outils nécessaires pour la gestion et le suivi des demandes d'inscription et de renseignements
- Assurer le remplacement du binôme au sein du guichet unique
- Tenir les indicateurs d'activité et assurer le bilan de l'activité pour la partie guichet unique
- Assurer les photocopies, le tri, le classement et l'archivage des documents
3. Assurer les missions transversales spécifiques aux services
- Assurer des missions de secrétariat : rédaction de documents sur Word et Excel, gestion du courrier, prise de notes, rédaction de compte-rendu, suivi des indicateurs
- Assurer la réception des appels téléphoniques " directs " en cas d'absence d'un responsable
- Informer les équipes de toutes les modifications intervenant sur les plannings
- Organiser la gestion des questionnaires de satisfaction : mise à jour, édition, transmission, gestion des retours et saisie sur le logiciel métier
- Suivre les stocks et gérer les commandes (fournitures administratives, E.P.I., matériel de soins...), en lien avec les responsables de service
- Approvisionner les aides à domicile en E.P.I. et participer à la gestion des tenues professionnelles, en lien avec les IDEC et le prestataire
- Assurer le suivi des véhicules, la gestion des téléphones mobiles et le suivi des demandes d'entretien de l'EAS, en lien avec les prestataires
- Réserver des salles de réunion, véhicules de service
- Participer aux différentes réunions de service et collaborer aux différents projets
- Participer à la gestion des statistiques des services
- Respecter les protocoles et procédures mises en place dans le service
- Accueillir physiquement le public : accompagner, orienter et informer en apportant des réponses précises et fiables
- Assurer la tenue du standard : écouter, orienter et répondre aux sollicitations, en facilitant le parcours des personnes âgées, de leurs familles et des partenaires
- Assurer la prise de message et une restitution fiable aux destinataires
- Saisir les informations de contact et les mettre à jour sur le logiciel métier
2. Assurer la gestion administrative du guichet unique
- Approvisionner le point d'accueil en fiches informatives et documentation
- Assurer la tenue du suivi des doléances et des évènements indésirables
- Signaler les dysfonctionnements et les anomalies de manière générale et dans la prise en charge des usagers
- Assurer, avec les services, la mise à jour des procédures, documentations, supports d'information et répertoires téléphoniques
- Concevoir, en lien avec les services, les outils nécessaires pour la gestion et le suivi des demandes d'inscription et de renseignements
- Assurer le remplacement du binôme au sein du guichet unique
- Tenir les indicateurs d'activité et assurer le bilan de l'activité pour la partie guichet unique
- Assurer les photocopies, le tri, le classement et l'archivage des documents
3. Assurer les missions transversales spécifiques aux services
- Assurer des missions de secrétariat : rédaction de documents sur Word et Excel, gestion du courrier, prise de notes, rédaction de compte-rendu, suivi des indicateurs
- Assurer la réception des appels téléphoniques " directs " en cas d'absence d'un responsable
- Informer les équipes de toutes les modifications intervenant sur les plannings
- Organiser la gestion des questionnaires de satisfaction : mise à jour, édition, transmission, gestion des retours et saisie sur le logiciel métier
- Suivre les stocks et gérer les commandes (fournitures administratives, E.P.I., matériel de soins...), en lien avec les responsables de service
- Approvisionner les aides à domicile en E.P.I. et participer à la gestion des tenues professionnelles, en lien avec les IDEC et le prestataire
- Assurer le suivi des véhicules, la gestion des téléphones mobiles et le suivi des demandes d'entretien de l'EAS, en lien avec les prestataires
- Réserver des salles de réunion, véhicules de service
- Participer aux différentes réunions de service et collaborer aux différents projets
- Participer à la gestion des statistiques des services
- Respecter les protocoles et procédures mises en place dans le service
Profils recherchés
- Requis : Baccalauréat ou équivalent et permis B en cours de validité
SAVOIRS
- Maîtriser les outils informatiques et les logiciels bureautiques
- Maîtriser les principes rédactionnels
- Maitriser les techniques d'accueil et de communication téléphonique
SAVOIRS ETRE
- Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute, de l'observation et de la diplomatie
- Être capable de travailler en équipe et avoir un sens développé du relationnel
- Faire preuve de rigueur, d'organisation et de discrétion (respect des règles de déontologie et du secret professionnel)
- Faire preuve d'organisation et d'autonomie
SAVOIRS
- Maîtriser les outils informatiques et les logiciels bureautiques
- Maîtriser les principes rédactionnels
- Maitriser les techniques d'accueil et de communication téléphonique
SAVOIRS ETRE
- Avoir le sens de l'accueil, de l'écoute, de l'observation et de la diplomatie
- Être capable de travailler en équipe et avoir un sens développé du relationnel
- Faire preuve de rigueur, d'organisation et de discrétion (respect des règles de déontologie et du secret professionnel)
- Faire preuve d'organisation et d'autonomie
Contact et modalités de candidature
Contact
04.79.10.36.00
Informations complémentaires
Pour toute information complémentaire,
Service des Ressources Humaines : 04.79.10.98.13
/ recrutement@arlysere.fr
Service des Ressources Humaines : 04.79.10.98.13
/ recrutement@arlysere.fr
Adresse de l'employeur
CIAS ARLYSERE
>2 avenue des Chasseurs alpins - BP 20109
73200 ALBERTVILLE
>2 avenue des Chasseurs alpins - BP 20109
73200 ALBERTVILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.