ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
Offre n° O073240627001061
Publiée le 27/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de l'Hôtel de ville, Chambéry (Savoie)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Générale Adjointe (DGA), l’assistant.e de direction appuie administrativement ce cadre dirigeant stratégique de la collectivité dans les différentes missions et contribue à faciliter l’organisation professionnelle de son travail.
L’assistant.e de direction opère le suivi administratif ou le pilotage en propre de divers dossiers et activités relevant de la DGA. Il.elle assure également le suivi des temps forts de la collectivité (conseil municipal, instances, commissions…) pour le compte de la direction, prépare les dossiers pour les différents rendez-vous et réunions, collecte les informations, les traite, et les met en forme. Il.elle assure l’accueil physique et téléphonique, gère les agendas, les courriers et organise la recherche, le classement et la transmission d’informations nécessaires.
Enfin, l’assistant.e réalise des travaux de bureautique pour la DGA.
L’assistant.e de direction opère le suivi administratif ou le pilotage en propre de divers dossiers et activités relevant de la DGA. Il.elle assure également le suivi des temps forts de la collectivité (conseil municipal, instances, commissions…) pour le compte de la direction, prépare les dossiers pour les différents rendez-vous et réunions, collecte les informations, les traite, et les met en forme. Il.elle assure l’accueil physique et téléphonique, gère les agendas, les courriers et organise la recherche, le classement et la transmission d’informations nécessaires.
Enfin, l’assistant.e réalise des travaux de bureautique pour la DGA.
Missions / conditions d'exercice
Organise de façon efficace le temps de travail de la DGA :
- Gestion des agendas
- Accueil physique et téléphonique
- Secrétariat administratif,
- Organisation des réunions
Assure un rôle d’interface auprès des directions générales adjointes :
- Relaie les informations
- Assure le suivi administratif de dossiers de la Direction Générale
Réalise un soutien administratif et technique au fonctionnement des missions de la DGA :
- Porte le pilotage de certains dossiers
- Centralise les informations
- Recherche des références
- Collabore étroitement avec les assistant.es de direction (DGS et DGA) :
- Contribue à la continuité des missions de la DG,
- Effectue le relais réciproque permanent dans l’accueil et le traitement des demandes faites auprès de la Direction Générale
Assiste à des réunions et en fait les comptes rendus
- Gestion des agendas
- Accueil physique et téléphonique
- Secrétariat administratif,
- Organisation des réunions
Assure un rôle d’interface auprès des directions générales adjointes :
- Relaie les informations
- Assure le suivi administratif de dossiers de la Direction Générale
Réalise un soutien administratif et technique au fonctionnement des missions de la DGA :
- Porte le pilotage de certains dossiers
- Centralise les informations
- Recherche des références
- Collabore étroitement avec les assistant.es de direction (DGS et DGA) :
- Contribue à la continuité des missions de la DG,
- Effectue le relais réciproque permanent dans l’accueil et le traitement des demandes faites auprès de la Direction Générale
Assiste à des réunions et en fait les comptes rendus
Profils recherchés
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat, notamment pour la prise de rendez-vous et la fixation des réunions
- Bonne maitrise des outils informatiques Rédiger un compte-rendu de réunion
- Etre à l’aise pour s’exprimer à l’oral
- Organiser une activité
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Effectuer le suivi de dossiers et d’activités
- Prioriser les activités et les commandes
- Faire preuve de discernement dans la compréhension des informations
- Mener de front une quantité importante de tâches
- Travailler en équipe
- Etablir une relation d’écoute
- Accepter l’imprévu
- Apaiser le climat professionnel
- Faire preuve de discrétion, de loyauté, de rigueur et d’autonomie
- Etre force de propositions et prendre des initiatives.
- Bonne maitrise des outils informatiques Rédiger un compte-rendu de réunion
- Etre à l’aise pour s’exprimer à l’oral
- Organiser une activité
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie
- Effectuer le suivi de dossiers et d’activités
- Prioriser les activités et les commandes
- Faire preuve de discernement dans la compréhension des informations
- Mener de front une quantité importante de tâches
- Travailler en équipe
- Etablir une relation d’écoute
- Accepter l’imprévu
- Apaiser le climat professionnel
- Faire preuve de discrétion, de loyauté, de rigueur et d’autonomie
- Etre force de propositions et prendre des initiatives.
Contact et modalités de candidature
Contact
0479602255
Informations complémentaires
- Fiche de poste détaillée et renseignements auprès du service recrutement : recrutement@mairie-chambery.fr ou 04.79.60.22.55
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.