GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ACCUEIL ETAT CIVIL URBANISME ECOLES

Offre n° O071250313001249
Publiée le 13/03/2025

Synthèse de l'offre

Employeur
Lieu de travail
53 Grande Rue, Mercurey (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
12/05/2025
Date limite de candidature
13/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité

Localisation du lieu de travail

Marker
données © OpenStreetMap/ODbL - rendu OSM France

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
TRAITEMENT INDICIAIRE+RIFSEEP+CNAS
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la secrétaire générale, l'assistant(e) administratif (ve) aura pour missions principales :
- d’accueillir, de renseigner et d’orienter le public
- la gestion administrative Etat-Civil, population, élections, cimetière, école et périscolaire - la pré-instruction des dossiers d'urbanisme

Activité secondaire : encadrer les enfants à la garderie et au restaurant scolaire

Garant de l’image de la commune auprès des administrés, avec lesquels il sera en contact direct au quotidien, il devra faire preuve d’un savoir-être exemplaire.
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL DU PUBLIC ET SECRETARIAT
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
- Gérer les formalités administratives courantes relevant de la compétence de la commune dans les domaines suivants : population, état civil, cimetière, urbanisme, recensement militaire, élections, débits de boisson temporaire, manifestations des associations, aide sociale, salles communales, école et services périscolaires.
- Réaliser les tâches courantes de secrétariat de la commune et du CCAS : réception, préparation et envoi des courriers et invitations (réunions, commissions, commémorations …), y compris des courriers électroniques, prise de notes, préparation de dossiers ; enregistrement du courrier arrivée et départ
- tenir le planning de réservations des salles (Cep d’Or, Salle des Fêtes, Maison des Associations), établir et suivre les conventions de mise à disposition des salles , gérer le nettoyage des salles avec le prestataire et le personnel communal
- Afficher des informations sur panneau pocket, panneau d’information, site
- Echanger avec les associations pour établir le calendrier annuel d’utilisation des salles et manifestations et établir les dossiers de demande de subvention
ETAT CIVIL
- Mettre en forme et saisir les actes d’état civil dans le logiciel HORIZON ON LINE : naissances, reconnaissances, mariages, décès, transcriptions,…
- Tenir à jour les registres, les livrets de famille et apposer les mentions utiles
- Délivrer sur demande des extraits de registres (naissance, mariage, décès,…)
- Enregistrer et traiter les dossiers de recensement militaire (envoi INSEE)
- Préparer et suivre les dossiers et cérémonies de mariage et de baptême
- Enregistrer et délivrer les PACS. Entretiens avec les intéressés et signature des PACS
- MISSION POPULATION/ELECTIONS
- Tenir à jour le fichier électoral : inscriptions sur les listes, transmission à l’INSEE, révisions annuelles, tableau annuel, refontes, cartes électorales,…
MISSION GESTION DES CIMETIERES
- Enregistrer et gérer les demandes de concession, renouvellement, abandon,
- Gérer les demandes d’autorisation de travaux en relations avec les Pompes Funèbres
- Gérer les procédures de reprises,
MISSION URBANISME
- Enregistrer et pré-instruire les dossiers d’urbanisme : PC, DP, CU, DIA
- Envoyer les dossiers au service instructeur
- Gérer les dossiers avec le service instructeur
- Répondre aux demandes de renseignements d’urbanisme de particuliers, de notaires, agences immobilières
MISSION GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET DES INSCRIPTIONS A L’ECOLE
ET AU PERISCOLAIRE CANTINE/GARDERIE
- Inscrire les enfants à l’école en lien avec la directrice de l’école
- Inscrire les enfants aux structures périscolaires (garderie et restaurant scolaire)
- Suivre les fréquentations pour la cantine et la garderie
- Gérer les commandes des repas et du pain
MISSION TEMPS PERISCOLAIRE DU MATIN
- Encadrer les enfants, les activités et les jeux libres
- Coordonner les services périscolaires
MISSION TEMPS PERISCOLAIRE DU REPAS
- Encadrer les enfants après le repas
Profils recherchés
Savoir-faire
- Expérience souhaitée dans le domaine de l’accueil en particulier au sein d‘une commune d’une strate comparable
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, internet et messagerie ;
- Connaissances en état-civil et élections fortement souhaitées
- La maitrise du logiciel JVS Horizonline serait un plus
- La maitrise du logiciel OXALIS serait un plus

Savoir-être :
- Sens du contact et du service public, qualités d’écoute et de dialogue
- Réserve et discrétion professionnelles
- Bonne qualité rédactionnelle
- Réactivité, adaptabilité, capacité à travailler en autonomie comme en équipe restreinte
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie et respecter la ligne hiérarchique
- Méthode et rigueur dans son travail

Savoirs
Être titulaire du B.A.F.A, CAP Petite enfance ou BPJEPS serait un atout supplémentaire

Travail 1 samedi matin sur 2. Semaine de travail possible sur 4 jours ou 4 jours 1/2

Contact et modalités de candidature

Contact
0385989120
Informations complémentaires
Lettre de motivation+CV

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.