Assistant services à la population (h/f)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O071241003001416
Publiée le 03/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
15 Grande Rue, Fontaines (Saône-et-Loire)
Poste à pourvoir le
01/01/2025
Date limite de candidature
03/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
statutaire
Descriptif de l'emploi
- accueil physique et téléphonique du public,
- tenue de l’agence postale communale ( le matin et en alternance avec un autre agent)
- gestion administrative dans les domaines de l’État civil, des affaires funéraires,préparation des scrutins électoraux et suivi des listes électorales, l’urbanisme, l’occupation et gestion du domaine public, la gestion des installations et du matériel municipaux,
- tenue de l’agence postale communale ( le matin et en alternance avec un autre agent)
- gestion administrative dans les domaines de l’État civil, des affaires funéraires,préparation des scrutins électoraux et suivi des listes électorales, l’urbanisme, l’occupation et gestion du domaine public, la gestion des installations et du matériel municipaux,
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité hiérarchique de la Secrétaire Générale des Services, le (la) Chargé(e) d’accueil et assistant(e) de gestion administrative a pour missions principales :
Activités et tâches :
*ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC
- Accueillir le public sur place et par téléphone
- Prendre des messages
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Enregistrement du courrier arrivée par voie postale/ expédition du courrier
- Traitement des mails et diffusion
- Secrétariat : frappe de courriers divers, convocations, invitations, arrêtés municipaux,
- Gestion de l’affichage administratif
* TENUE DE L’AGENCE POSTALE
- Accueillir les clients
- Affranchissement, vente des produits postaux, ...
- Gestion des colis
* GESTION ADMINISTRATIVE
- ETAT CIVIL
- Accueil des administrés
- Instruire et délivrer des actes d’état civil (naissance, adoption, mariage, décès, changement de prénom, reconnaissances avant naissance ..)
AFFAIRES FUNERAIRES
- Faire appliquer la législation funéraire et le règlement intérieur du cimetière
- Assurer la gestion et le suivi des concessions : vente, renouvellement, conversion, reprise, mettre à jour de manière continuelle le logiciel métier
PREPARATION DES SCRUTINS ELECTORAUX- RECENSEMENT DE LA POPULATION
- Participer à l’organisation administrative et matérielle des scrutins électoraux, des recensements de la population
URBANISME :
- Renseigner les usagers sur le PLUi et l’ AVAP en utilisant le logiciel Oxalis utilisé par les services instructeurs du Grand Chalon.
- Enregistrement des dépôts de permis, de DP pour transmission de l’instruction aux services du Grand Chalon.
- Instruction des demandes de certificat d’urbanisme, DIA, alignement, numérotage, servitude, non péril, certificat des carrières, demandes de renseignements d’urbanisme, questionnaires environnementaux…
OCCUPATION ET GESTION DU DOMAINE PUBLIC
- Rédiger les arrêtés divers, débits de boisson, temporaires (travaux), de terrasse
- Rédiger les arrêtés permanents de voirie,
- Gérer les DT et DICT
GESTION DES INSTALLATIONS ET MATÉRIELS MUNICIPAUX
- Gérer le planning d’utilisation des locaux municipaux (salles et équipements sportifs)
- Suivre la mise à disposition du matériel municipal
- Préparer les conventions et les courriers d’utilisation
COMMUNICATION
- Gestion de l’information sur le site internet de la Commune, panneaux lumineux, panneau pocket, facebook et l’affichage dans les panneaux vitrine.
Samedi matin travaillé une semaine sur deux
Participation à la célébration des mariages le samedi après-midi
Participation aux scrutins électoraux ( opérations de dépouillement)
Activités et tâches :
*ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU PUBLIC
- Accueillir le public sur place et par téléphone
- Prendre des messages
- Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
- Enregistrement du courrier arrivée par voie postale/ expédition du courrier
- Traitement des mails et diffusion
- Secrétariat : frappe de courriers divers, convocations, invitations, arrêtés municipaux,
- Gestion de l’affichage administratif
* TENUE DE L’AGENCE POSTALE
- Accueillir les clients
- Affranchissement, vente des produits postaux, ...
- Gestion des colis
* GESTION ADMINISTRATIVE
- ETAT CIVIL
- Accueil des administrés
- Instruire et délivrer des actes d’état civil (naissance, adoption, mariage, décès, changement de prénom, reconnaissances avant naissance ..)
AFFAIRES FUNERAIRES
- Faire appliquer la législation funéraire et le règlement intérieur du cimetière
- Assurer la gestion et le suivi des concessions : vente, renouvellement, conversion, reprise, mettre à jour de manière continuelle le logiciel métier
PREPARATION DES SCRUTINS ELECTORAUX- RECENSEMENT DE LA POPULATION
- Participer à l’organisation administrative et matérielle des scrutins électoraux, des recensements de la population
URBANISME :
- Renseigner les usagers sur le PLUi et l’ AVAP en utilisant le logiciel Oxalis utilisé par les services instructeurs du Grand Chalon.
- Enregistrement des dépôts de permis, de DP pour transmission de l’instruction aux services du Grand Chalon.
- Instruction des demandes de certificat d’urbanisme, DIA, alignement, numérotage, servitude, non péril, certificat des carrières, demandes de renseignements d’urbanisme, questionnaires environnementaux…
OCCUPATION ET GESTION DU DOMAINE PUBLIC
- Rédiger les arrêtés divers, débits de boisson, temporaires (travaux), de terrasse
- Rédiger les arrêtés permanents de voirie,
- Gérer les DT et DICT
GESTION DES INSTALLATIONS ET MATÉRIELS MUNICIPAUX
- Gérer le planning d’utilisation des locaux municipaux (salles et équipements sportifs)
- Suivre la mise à disposition du matériel municipal
- Préparer les conventions et les courriers d’utilisation
COMMUNICATION
- Gestion de l’information sur le site internet de la Commune, panneaux lumineux, panneau pocket, facebook et l’affichage dans les panneaux vitrine.
Samedi matin travaillé une semaine sur deux
Participation à la célébration des mariages le samedi après-midi
Participation aux scrutins électoraux ( opérations de dépouillement)
Profils recherchés
*Compétences techniques
- Maîtrise des logiciels bureautiques : tableur (libreoffice clac), traitement de texte (libreoffice writer), des logiciels de mise en page, de graphisme (canva, gimp ...)
- Maîtrise de l’utilisation des outils de communication en ligne (outlook, Facebook, Panneau Pocket, panneaux lumineux Icare-citys …)
- Connaissance appréciée des logiciels métiers : JVS état civil, Ternum-bfc pour le suivi des marchés public, Gestion de cimetière : GESCIME, geo.sydesl pour les demandes de dépannage des luminaires :
- Maîtrise des techniques et outils de communication
- Maîtrise des techniques de secrétariat et rédactionnelles
*Compétences relationnelles
- Posséder le sens du service public : information, respect, servitude
- Sens de l’accueil des administrés, sens de l’écoute, être diplomate envers le public
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion de l’accueil et de la demande formulée par les usagers
- Capacité à travailler en équipe
- Apte à comprendre les lois et décrets relatifs aux activités du service
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail
- Prendre des initiatives et être force de propositions en sachant rendre compte
- Transmettre les informations et rapporter les problèmes rencontrés à la Secrétaire Générale
- Maîtrise des logiciels bureautiques : tableur (libreoffice clac), traitement de texte (libreoffice writer), des logiciels de mise en page, de graphisme (canva, gimp ...)
- Maîtrise de l’utilisation des outils de communication en ligne (outlook, Facebook, Panneau Pocket, panneaux lumineux Icare-citys …)
- Connaissance appréciée des logiciels métiers : JVS état civil, Ternum-bfc pour le suivi des marchés public, Gestion de cimetière : GESCIME, geo.sydesl pour les demandes de dépannage des luminaires :
- Maîtrise des techniques et outils de communication
- Maîtrise des techniques de secrétariat et rédactionnelles
*Compétences relationnelles
- Posséder le sens du service public : information, respect, servitude
- Sens de l’accueil des administrés, sens de l’écoute, être diplomate envers le public
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion de l’accueil et de la demande formulée par les usagers
- Capacité à travailler en équipe
- Apte à comprendre les lois et décrets relatifs aux activités du service
- Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail
- Prendre des initiatives et être force de propositions en sachant rendre compte
- Transmettre les informations et rapporter les problèmes rencontrés à la Secrétaire Générale
Contact et modalités de candidature
Contact
0385458752
Informations complémentaires
Contact : 0385458752- Mme Catherine DEMARBAIX-Secrétaire Générale
Informations complémentaires : Lettre de motivation+ CV à transmettre par courriel ou voie postale à :
Madame le Maire- 15 grande rue- 71150 FONTAINES
accueil.mairie@fontainesenbourgogne.fr
Informations complémentaires : Lettre de motivation+ CV à transmettre par courriel ou voie postale à :
Madame le Maire- 15 grande rue- 71150 FONTAINES
accueil.mairie@fontainesenbourgogne.fr
Adresse de l'employeur
Mairie de Fontaines
>15 Grande Rue
71150 FONTAINES
>15 Grande Rue
71150 FONTAINES
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.