ASSITANT ADMINISTRATIF VICE-PRÉSIDENT
Offre n° O069250227000220
Publiée le 27/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SCE DES RESSOURCES HUMAINES, Lyon (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
LA MISSION DU SERVICE VIE DES ÉLUS :
Au sein de la Direction Administration Générale et Assemblées, le service assure la gestion de la vie de l’élu.
Nous recherchons notre futur Assistant Administratif VP pour intégrer notre Service Vie des élus. Vos défis seront d’accompagner et de conseiller au quotidien les élus dans le cadre de leurs délégations !
VOTRE FUTURE ÉQUIPE :
L’Assistant Administratif VP exerce au sein d’une équipe pluridisciplinaire composée de deux Référents gestion vie de l’élu, un Référent Administratif et sept Assistants Administratifs VP avec qui vous êtes amené à travailler au quotidien et sous la responsabilité du Chef de Service vie des élus.
Au sein de la Direction Administration Générale et Assemblées, le service assure la gestion de la vie de l’élu.
Nous recherchons notre futur Assistant Administratif VP pour intégrer notre Service Vie des élus. Vos défis seront d’accompagner et de conseiller au quotidien les élus dans le cadre de leurs délégations !
VOTRE FUTURE ÉQUIPE :
L’Assistant Administratif VP exerce au sein d’une équipe pluridisciplinaire composée de deux Référents gestion vie de l’élu, un Référent Administratif et sept Assistants Administratifs VP avec qui vous êtes amené à travailler au quotidien et sous la responsabilité du Chef de Service vie des élus.
Missions / conditions d'exercice
En plus d’assurer le secrétariat des deux Vice-Présidents et d’une Conseillère Déléguée, vous êtes l’interlocuteur privilégié des services (usagers internes), des partenaires et des organismes externes.
Accompagner et conseiller les élus au quotidien en assurant une assistance administrative :
• Organiser les réunions dans les aspects administratifs et logistiques,
• Préparer les séances du Conseil Départemental et de la commission permanente :
o Assurer le traitement et le suivi des dossiers de subventions d’envergure locale (notes, synthèses, rappel des échéanciers, relance, classement, etc.),
o Suivre les avis des élus ayant reçu une délégation sur les rapports,
o Signaler aux élus les rapports présentant un intérêt particulier (transversalité des politiques mises en œuvre sur le canton de l’élu par exemple),
• Contribuer à la bonne circulation de l’information auprès de vos interlocuteurs internes et externes,
• Assurer le suivi et fiabiliser la donnée des divers documents comptables et administratifs (frais de déplacement, parapheurs, avis des élus, etc.).
Gérer les plannings et les agendas :
• Tenir l’agenda des élus en lien avec les plannings de leurs différents mandats,
• Gérer des rendez-vous et les représentations ponctuelles déléguées par le Président,
• Assurer l'accueil et l'orientation téléphonique et physique des différents interlocuteurs.
Participer et contribuer à la réalisation de dossiers :
• Réaliser des recherches documentaires diverses concernant ces dossiers à la demande des élus,
• Assurer la dactylographie et la mise en forme de documents tels que des notes,
• Rédiger des courriers, des notes, des documents divers.
Assurer le traitement du courrier et de la messagerie Outlook :
• Garantir le suivi de gestion et de réponses aux demandes des usagers (internes et externes).
Accompagner et conseiller les élus au quotidien en assurant une assistance administrative :
• Organiser les réunions dans les aspects administratifs et logistiques,
• Préparer les séances du Conseil Départemental et de la commission permanente :
o Assurer le traitement et le suivi des dossiers de subventions d’envergure locale (notes, synthèses, rappel des échéanciers, relance, classement, etc.),
o Suivre les avis des élus ayant reçu une délégation sur les rapports,
o Signaler aux élus les rapports présentant un intérêt particulier (transversalité des politiques mises en œuvre sur le canton de l’élu par exemple),
• Contribuer à la bonne circulation de l’information auprès de vos interlocuteurs internes et externes,
• Assurer le suivi et fiabiliser la donnée des divers documents comptables et administratifs (frais de déplacement, parapheurs, avis des élus, etc.).
Gérer les plannings et les agendas :
• Tenir l’agenda des élus en lien avec les plannings de leurs différents mandats,
• Gérer des rendez-vous et les représentations ponctuelles déléguées par le Président,
• Assurer l'accueil et l'orientation téléphonique et physique des différents interlocuteurs.
Participer et contribuer à la réalisation de dossiers :
• Réaliser des recherches documentaires diverses concernant ces dossiers à la demande des élus,
• Assurer la dactylographie et la mise en forme de documents tels que des notes,
• Rédiger des courriers, des notes, des documents divers.
Assurer le traitement du courrier et de la messagerie Outlook :
• Garantir le suivi de gestion et de réponses aux demandes des usagers (internes et externes).
Profils recherchés
Titulaire d’un Diplôme de niveau 5 (bac +2) type BTS ou d’une expérience significative dans des activités similaires,
Vous êtes…
o Quelqu’un qui apprécie le travail et la collaboration au sein d’une équipe soudée,
o En capacité à travailler en transversalité avec différents interlocuteurs en veillant à l’image des élus et de la collectivité,
o À l’aise dans vos capacités de communication écrite et orale,
o En maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe,
o Réputé pour votre réactivité, vous disposez d’une bonne capacité d’adaptation,
o En capacité à traiter les informations en vous appuyant sur vos qualités organisationnelles.
Vous êtes…
o Quelqu’un qui apprécie le travail et la collaboration au sein d’une équipe soudée,
o En capacité à travailler en transversalité avec différents interlocuteurs en veillant à l’image des élus et de la collectivité,
o À l’aise dans vos capacités de communication écrite et orale,
o En maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe,
o Réputé pour votre réactivité, vous disposez d’une bonne capacité d’adaptation,
o En capacité à traiter les informations en vous appuyant sur vos qualités organisationnelles.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.