RESPONSABLE DU SECRÉTARIAT DE LA DIRECTION GÉNÉRALE (F/H)
Offre n° O069250127001351
Publiée le 28/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 AVENUE MARCEL HOUEL, Vénissieux (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
27/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au sein de la direction générale, le service du secrétariat général gère les processus délibératifs, des chantiers transversaux (égalité femmes-hommes / handicap/ RGPD) et le service des archives. Le poste de responsable du secrétariat général sera à l'interface de ces différents secteurs. Le responsable du secrétariat de la direction générale des services assure une mission d'encadrement, d'assistance à l'organisation des instances municipales et est un appui au DGS sur certaines thématiques.
Missions / conditions d'exercice
Gérer et suivre les instances municipales (bureau municipal et conseil municipal) :
Assurer la préparation des convocations des élus aux instances dans les délais réglementaires
Être garant de la transmission des notes et délibérations dans les délais réglementaires :
- Recueillir, relire et mettre en forme des notes et projets de délibération
- Relancer les directions si nécessaire
Rédiger et mettre en forme le PV et le compte rendu de la séance du conseil municipal
Assurer la transmission des actes et pièces annexes au service de contrôle de légalité de la préfecture
Piloter le pôle administratif du secrétariat général :
Manager l'équipe des 3 assistantes : réunions, entretiens d'évaluation, demandes de formation
Réaliser le suivi du budget de secrétariat général et rédiger les bons de commande nécessaires à l'activité
Effectuer le suivi des différents contrats d'assurance :
- Liens avec les interlocuteurs des assureurs
- Suivi des dossiers de sinistres
- Suivi de la procédure de marché public....
Être garant du bon fonctionnement de la gestion du courrier :
Superviser la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité
Signaler les courriers importants et sensibles
Contrôler le respect de la procédure courrier dans le cadre d'une démarche qualité
Assurer le suivi et la relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitants ou des autres administrations en lien avec le secrétariat du Maire et du 1er adjoint
Assister le directeur général des services :
Assurer le suivi des parapheurs et la préparation des dossiers
Rédiger les notes et courriers
Effectuer le suivi et la transmission des arrêtés (délégation...) auprès des services de la préfecture
Organiser les réunions et gérer les appels téléphoniques
Assurer la préparation des convocations des élus aux instances dans les délais réglementaires
Être garant de la transmission des notes et délibérations dans les délais réglementaires :
- Recueillir, relire et mettre en forme des notes et projets de délibération
- Relancer les directions si nécessaire
Rédiger et mettre en forme le PV et le compte rendu de la séance du conseil municipal
Assurer la transmission des actes et pièces annexes au service de contrôle de légalité de la préfecture
Piloter le pôle administratif du secrétariat général :
Manager l'équipe des 3 assistantes : réunions, entretiens d'évaluation, demandes de formation
Réaliser le suivi du budget de secrétariat général et rédiger les bons de commande nécessaires à l'activité
Effectuer le suivi des différents contrats d'assurance :
- Liens avec les interlocuteurs des assureurs
- Suivi des dossiers de sinistres
- Suivi de la procédure de marché public....
Être garant du bon fonctionnement de la gestion du courrier :
Superviser la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité
Signaler les courriers importants et sensibles
Contrôler le respect de la procédure courrier dans le cadre d'une démarche qualité
Assurer le suivi et la relance auprès des directions sur les réponses aux courriers des habitants ou des autres administrations en lien avec le secrétariat du Maire et du 1er adjoint
Assister le directeur général des services :
Assurer le suivi des parapheurs et la préparation des dossiers
Rédiger les notes et courriers
Effectuer le suivi et la transmission des arrêtés (délégation...) auprès des services de la préfecture
Organiser les réunions et gérer les appels téléphoniques
Profils recherchés
BTS assistante de direction ou expérience dans un poste similaire souhaité
Compétences et qualités :
Maîtrise des outils bureautiques
Capacités rédactionnelles
Capacité de management
Organisé
Qualités relationnelles
Rigueur, discrétion professionnelle
Disponibilité
Réactivité
Connaissance de l'environnement territorial
Connaissances de l'organisation de la collectivité et des services
Compétences et qualités :
Maîtrise des outils bureautiques
Capacités rédactionnelles
Capacité de management
Organisé
Qualités relationnelles
Rigueur, discrétion professionnelle
Disponibilité
Réactivité
Connaissance de l'environnement territorial
Connaissances de l'organisation de la collectivité et des services
Contact et modalités de candidature
Contact
Monsieur Loïc CAPDEVILLA au 04 72 21 44 44
Informations complémentaires
Expérience demandée : 2 - 5 ans
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Cycles de travail : 35h / 37h / 37h30 / 39h
Informations complémentaires : Spécificités horaires en lien avec les urgences et l'imprévu Logiciels métier (AIRS COURRIER ; WEB DELIB, ASTRE)
Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Lieu de travail : Hôtel de Ville
Cycles de travail : 35h / 37h / 37h30 / 39h
Informations complémentaires : Spécificités horaires en lien avec les urgences et l'imprévu Logiciels métier (AIRS COURRIER ; WEB DELIB, ASTRE)
Rémunération : Rémunération indiciaire, RIFSEEP, 13ème mois
Autres avantages : Participation à la complémentaire santé et prévoyance ; Subventionnement des repas dans les restaurants d'entreprise du territoire ; Comité d'action sociale et culturelle (chèques vacances, coupons sport, participation billetterie culturelle, séjours...) ; Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.