Responsable du service secrétariat général
Offre n° O069250117000236
Publiée le 17/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de la métropole de Lyon - 36 228 habitants située à moins de 10 kilomètres à l'Est de Lyon, desservie par le tramway et reliée à Lyon par une piste cyclable, Meyzieu est une ville résolument mobilisée dans la transition écologique et le développement durable. Cet engagement fort en faveur de l'environnement se traduit aussi bien dans ses politiques publiques (achats, travaux, signature de la charte de l'aménagement et de l'habitat durable, alimentation, lutte contre le gaspillage dans les cantines scolaires...) que dans ses actions en tant qu'employeur auprès des agents de la ville (véhicules électriques, vélos, tris, télétravail, formations et actions de sensibilisation, éducation au développement durable, ...). Engagée dans une démarche d'éco responsabilité, la ville entend limiter les impacts sur l'environnement de l'activité de son administration et encourager les pratiques écologiques de ses agents. La ville attend de ses futurs agents une implication forte autour de cet engagement environnemental.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
PLACE DE L'EUROPE, Meyzieu (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
16/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché hors classe
Attaché principal
Attaché hors classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du directeur général des services, le ou la responsable du secrétariat général aura pour mission d’assister le directeur général mais également les responsables de direction.
Il ou elle se chargera particulièrement d'assurer l’organisation et le fonctionnement des instances et de garantir la sécurité juridique.
Il ou elle pilotera le secrétariat général, encadrera deux assistantes et s'assurera de la continuité du service.
Il ou elle se chargera particulièrement d'assurer l’organisation et le fonctionnement des instances et de garantir la sécurité juridique.
Il ou elle pilotera le secrétariat général, encadrera deux assistantes et s'assurera de la continuité du service.
Missions / conditions d'exercice
Vos futures missions
Assister le directeur général des services :
• Assurer une fonction de conseil auprès du directeur général des services et des services dans le domaine juridique,
• Rédiger des notes préparatoires à son intention en vue de réunions,
• Préparer et suivre les dossiers du directeur général des services,
• Assurer des missions thématiques qui pourront être confiées par le directeur général des services,
• Vérifier et faire appliquer les procédures relatives au circuit de validation et de sécurisation des actes ou tout autre document mis à la signature du maire ou de ses adjoints, établir les délégations des élus et des agents.
Piloter sur le plan administratif les instances municipales (conseils municipaux, bureaux municipaux, commissions et diverses réunions préparatoires) :
• Programmer, recueillir des informations, établir les ordres du jour et suivre les actes
• Contrôle des notes préparatoires et des projets de rapports,
• Intervenir au sein de ces instances le cas échéant sur demande du directeur général des services pour rédiger un compte rendu, une synthèse, …
• S'assurer de la diffusion des informations en amont (des réunions) et après les réunions des instances,
• Garantir la sécurisation juridique des actes, de leur publication et communication, (délibérations, arrêtés, PV de séances., tenue des registres…),
• Veiller à la bonne conservation des documents (classement et archivage) avec la plus grande rigueur,
• -S’assurer de la mise en œuvre des décisions de l’équipe municipale en lien avec les directeurs concernés.
Encadrer le secrétariat général :
• Encadrer l’assistante de direction du DGS et la gestionnaire administrative et comptable dont les missions sont le secrétariat : assistance auprès du DGS, l’assistance administrative pour l'organisation des instances, la gestion du courrier, le classement archivage, la gestion des fournitures, la gestion des congés, la gestion des fêtes et cérémonies, la gestion de la téléphonie mobile et des copieurs, la mise à jour des fichiers d’adresses, le suivi des marchés publics (reliures des registres, téléphonie, copieurs, affranchissement du courrier),…
• Prioriser les activités,
• Assurer la continuité du service,
• Piloter les dossiers structurants portés par le service comme les logiciels de gestion du courrier, du conseil municipal, les outils informatiques proposés,
• Centraliser les contentieux en lien avec les services concernés (référent télérecours, etc.,
• Elaborer le budget du secrétariat général et assurer son suivi,
• Superviser la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité,
• Elaborer des tableaux de bord et des outils de planification.
Animer les partenariats :
• Coordonner et animer un partenariat actif d’assistance et de conseil avec les directions (notamment faire vivre le réseau des assistantes de direction et de service, ...),
• Echanger régulièrement avec l’ensemble des directions et les services municipaux ainsi que le cabinet du Maire,
• Travailler en réseau avec d’autres collectivités telles que la Métropole de Lyon, ainsi qu’avec le service de la Préfecture en charge du contrôle de légalité.
Assister le directeur général des services :
• Assurer une fonction de conseil auprès du directeur général des services et des services dans le domaine juridique,
• Rédiger des notes préparatoires à son intention en vue de réunions,
• Préparer et suivre les dossiers du directeur général des services,
• Assurer des missions thématiques qui pourront être confiées par le directeur général des services,
• Vérifier et faire appliquer les procédures relatives au circuit de validation et de sécurisation des actes ou tout autre document mis à la signature du maire ou de ses adjoints, établir les délégations des élus et des agents.
Piloter sur le plan administratif les instances municipales (conseils municipaux, bureaux municipaux, commissions et diverses réunions préparatoires) :
• Programmer, recueillir des informations, établir les ordres du jour et suivre les actes
• Contrôle des notes préparatoires et des projets de rapports,
• Intervenir au sein de ces instances le cas échéant sur demande du directeur général des services pour rédiger un compte rendu, une synthèse, …
• S'assurer de la diffusion des informations en amont (des réunions) et après les réunions des instances,
• Garantir la sécurisation juridique des actes, de leur publication et communication, (délibérations, arrêtés, PV de séances., tenue des registres…),
• Veiller à la bonne conservation des documents (classement et archivage) avec la plus grande rigueur,
• -S’assurer de la mise en œuvre des décisions de l’équipe municipale en lien avec les directeurs concernés.
Encadrer le secrétariat général :
• Encadrer l’assistante de direction du DGS et la gestionnaire administrative et comptable dont les missions sont le secrétariat : assistance auprès du DGS, l’assistance administrative pour l'organisation des instances, la gestion du courrier, le classement archivage, la gestion des fournitures, la gestion des congés, la gestion des fêtes et cérémonies, la gestion de la téléphonie mobile et des copieurs, la mise à jour des fichiers d’adresses, le suivi des marchés publics (reliures des registres, téléphonie, copieurs, affranchissement du courrier),…
• Prioriser les activités,
• Assurer la continuité du service,
• Piloter les dossiers structurants portés par le service comme les logiciels de gestion du courrier, du conseil municipal, les outils informatiques proposés,
• Centraliser les contentieux en lien avec les services concernés (référent télérecours, etc.,
• Elaborer le budget du secrétariat général et assurer son suivi,
• Superviser la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité,
• Elaborer des tableaux de bord et des outils de planification.
Animer les partenariats :
• Coordonner et animer un partenariat actif d’assistance et de conseil avec les directions (notamment faire vivre le réseau des assistantes de direction et de service, ...),
• Echanger régulièrement avec l’ensemble des directions et les services municipaux ainsi que le cabinet du Maire,
• Travailler en réseau avec d’autres collectivités telles que la Métropole de Lyon, ainsi qu’avec le service de la Préfecture en charge du contrôle de légalité.
Profils recherchés
Le profil idéal
Attaché territorial,
Bac + 3 à 5 en droit public,
Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité,
Connaissances appréciées du fonctionnement des instances et de l’environnement territorial,
Capacité à animer, motiver et développer l’esprit d’équipe,
Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et aisance dans le domaine des technologies de l’information et de la communication en général,
Qualités rédactionnelles,
Esprit d'analyse et de synthèse,
Sens de l’accueil et du service public,
Rigueur, discrétion et respect des règles de confidentialité, capacité à hiérarchiser les priorités,
Réactivité, autonomie et disponibilité,
Qualités relationnelles, gestion du stress et maîtrise de soi,
Force de proposition pour améliorer la qualité du service rendu.
Vos futures conditions de travail
• Temps de travail : - 25 jours de congés annuels – 37h30 hebdomadaires - 15 jours de R.T.T. - Compte Epargne Temps,
• Horaires : travail en journée sauf lors des réunions se déroulant en soirée comme les conseils municipaux,
• Accès possible avec le réseau TCL, la collectivité est située à 15 kilomètres du centre de Lyon :
◦ Devant l’HDV : ligne 95 (arrêt : République) ou ligne 67 (arrêt : Hôtel de Ville) ,
◦ Deux stations de tramway de la ligne T3 à proximité (Meyzieu Gare et Meyzieu lycée de Beltrame),
◦ Accès à la gare SNCF en 20mn par le tramway et proche de l’aéroport Saint-Exupéry, la collectivité propose une offre abondante de services à la population (enfance, sport, culture, etc.) et bénéficie d’un plan d’eau apprécié (Grand Large).
• Véhicule de service pour les déplacements y compris des vélos pour les courtes distances,
• Téléphone mobile, ordinateur portable,
• Parc de stationnement souterrain.
Les compléments de rémunération au traitement indiciaire
• 13ème mois (versé en novembre, au prorata lors de la première année),
• RIFSEEP : prime "IFSE" mensuelle + prime "CIA" annuelle (versée en juin).
Les prestations sociales proposées à la Ville de Meyzieu
• Possibilité d’adhésion au Comité d’œuvres sociales pour les agents (2 euros par mois) et à l’Amicale du personnel (2 euros par mois),
• Possibilité de bénéficier du contrat groupe de la mutuelle avec participation employeur ainsi que pour la prévoyance,
• Remboursement des frais de transports en commun domicile-travail à hauteur de 75 % ;
• Forfait mobilité durable,
• Restaurant municipal avec tarification avantageuse.
Se former et progresser tout au long de sa carrière
• Formation prise en charge par la collectivité pour la préparation aux concours et autorisation d'absence pour suivre les cours,
• Autorisation d'absence pour se présenter aux concours,
• Remboursement des frais de transport pour se présenter aux épreuves,
• Formations CNFPT favorisées par la collectivité.
Attaché territorial,
Bac + 3 à 5 en droit public,
Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité,
Connaissances appréciées du fonctionnement des instances et de l’environnement territorial,
Capacité à animer, motiver et développer l’esprit d’équipe,
Maîtrise des outils bureautiques, des logiciels métiers et aisance dans le domaine des technologies de l’information et de la communication en général,
Qualités rédactionnelles,
Esprit d'analyse et de synthèse,
Sens de l’accueil et du service public,
Rigueur, discrétion et respect des règles de confidentialité, capacité à hiérarchiser les priorités,
Réactivité, autonomie et disponibilité,
Qualités relationnelles, gestion du stress et maîtrise de soi,
Force de proposition pour améliorer la qualité du service rendu.
Vos futures conditions de travail
• Temps de travail : - 25 jours de congés annuels – 37h30 hebdomadaires - 15 jours de R.T.T. - Compte Epargne Temps,
• Horaires : travail en journée sauf lors des réunions se déroulant en soirée comme les conseils municipaux,
• Accès possible avec le réseau TCL, la collectivité est située à 15 kilomètres du centre de Lyon :
◦ Devant l’HDV : ligne 95 (arrêt : République) ou ligne 67 (arrêt : Hôtel de Ville) ,
◦ Deux stations de tramway de la ligne T3 à proximité (Meyzieu Gare et Meyzieu lycée de Beltrame),
◦ Accès à la gare SNCF en 20mn par le tramway et proche de l’aéroport Saint-Exupéry, la collectivité propose une offre abondante de services à la population (enfance, sport, culture, etc.) et bénéficie d’un plan d’eau apprécié (Grand Large).
• Véhicule de service pour les déplacements y compris des vélos pour les courtes distances,
• Téléphone mobile, ordinateur portable,
• Parc de stationnement souterrain.
Les compléments de rémunération au traitement indiciaire
• 13ème mois (versé en novembre, au prorata lors de la première année),
• RIFSEEP : prime "IFSE" mensuelle + prime "CIA" annuelle (versée en juin).
Les prestations sociales proposées à la Ville de Meyzieu
• Possibilité d’adhésion au Comité d’œuvres sociales pour les agents (2 euros par mois) et à l’Amicale du personnel (2 euros par mois),
• Possibilité de bénéficier du contrat groupe de la mutuelle avec participation employeur ainsi que pour la prévoyance,
• Remboursement des frais de transports en commun domicile-travail à hauteur de 75 % ;
• Forfait mobilité durable,
• Restaurant municipal avec tarification avantageuse.
Se former et progresser tout au long de sa carrière
• Formation prise en charge par la collectivité pour la préparation aux concours et autorisation d'absence pour suivre les cours,
• Autorisation d'absence pour se présenter aux concours,
• Remboursement des frais de transport pour se présenter aux épreuves,
• Formations CNFPT favorisées par la collectivité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0472451655
Informations complémentaires
Vous êtes intéressé(e) par notre offre ?
Adressez-nous votre candidature (lettre de motivation et CV, au format PDF, en rappelant la référence 4110-03_PT : à monsieur le Maire de Meyzieu, dans les meilleurs délais, en vous connectant sur notre plateforme de recrutement :
Candidatures: http://candidatures.meyzieu.fr
Contact : https://mon.meyzieu.fr/teleservices
Adressez-nous votre candidature (lettre de motivation et CV, au format PDF, en rappelant la référence 4110-03_PT : à monsieur le Maire de Meyzieu, dans les meilleurs délais, en vous connectant sur notre plateforme de recrutement :
Candidatures: http://candidatures.meyzieu.fr
Contact : https://mon.meyzieu.fr/teleservices
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.