Assistant Administratif (H/F)
Offre n° O069241121001300
Publiée le 21/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la Libération, Écully (Rhône)
Poste à pourvoir le
08/01/2025
Date limite de candidature
31/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'agent administratif soutient le service scolaire dans diverses missions administratives courantes, y compris les conseils d’écoles, les commandes, les commissions municipales et l'assemblée délibérante. Des évolutions possibles dans les missions sont envisagées.
Missions / conditions d'exercice
Fonctions et activités :
1. Conseils d’écoles :
o Préparation des conseils d’écoles : collecte des documents (ordre du jour, comptes rendus), utilisation de tableaux de suivi, préparation de documents.
o Partage des fichiers et documents avec les parties prenantes.
o Suivi post-conseil avec les autres services municipaux.
2. Commission municipale Éducation et Handicap :
o Organisation de la commission : gestion des agendas, réservation des salles, préparation de l'ordre du jour.
o Élaboration des dossiers, gestion de la liste de présence, rédaction et diffusion des comptes rendus aux élus.
3. Accueil du public :
o Accueil physique des visiteurs.
o Gestion de la permanence téléphonique du service et orientation des appels.
4. Suivi administratif des écoles :
o Saisie des informations dans le logiciel dédié à la sécurité des écoles.
o Mise à jour des contacts des écoles et programmation des exercices de sécurité.
5. Autres tâches :
o Rédaction des comptes rendus de réunions.
o Réponse aux courriers et demandes des écoles.
o Établissement des cartes familles.
o Accueil physique et téléphonique du service et de la DAECS.
Suivi RH pour la DAECS (mi-temps)
L’agent assurera également un suivi administratif RH pour la direction des activités éducatives, culturelles et sportives.
Fonctions et activités :
1. Gestion du personnel :
o Suivi des dossiers administratifs des agents (congés, absences, divers dossiers RH).
o Préparation des documents administratifs relatifs à la gestion du personnel.
o Suivi des plannings et des besoins en ressources humaines.
2. Participation à la gestion des recrutements :
o Aide à la préparation des offres d’emploi et au suivi des candidatures.
o Organisation des entretiens de recrutement.
3. Communication interne :
o Transmission des informations RH aux équipes.
o Participation à la mise en place de dispositifs de formation pour les agents.
• Temps de travail : Poste à temps complet, réparti entre le suivi administratif du service scolaire et le suivi RH de la DAECS.
• Horaires : Horaires fixes à définir avec les responsables de chaque service.
• Autonomie : L’agent travaillera sous la supervision des responsables tout en disposant d’une certaine autonomie dans l’organisation de ses tâches quotidiennes.
1. Conseils d’écoles :
o Préparation des conseils d’écoles : collecte des documents (ordre du jour, comptes rendus), utilisation de tableaux de suivi, préparation de documents.
o Partage des fichiers et documents avec les parties prenantes.
o Suivi post-conseil avec les autres services municipaux.
2. Commission municipale Éducation et Handicap :
o Organisation de la commission : gestion des agendas, réservation des salles, préparation de l'ordre du jour.
o Élaboration des dossiers, gestion de la liste de présence, rédaction et diffusion des comptes rendus aux élus.
3. Accueil du public :
o Accueil physique des visiteurs.
o Gestion de la permanence téléphonique du service et orientation des appels.
4. Suivi administratif des écoles :
o Saisie des informations dans le logiciel dédié à la sécurité des écoles.
o Mise à jour des contacts des écoles et programmation des exercices de sécurité.
5. Autres tâches :
o Rédaction des comptes rendus de réunions.
o Réponse aux courriers et demandes des écoles.
o Établissement des cartes familles.
o Accueil physique et téléphonique du service et de la DAECS.
Suivi RH pour la DAECS (mi-temps)
L’agent assurera également un suivi administratif RH pour la direction des activités éducatives, culturelles et sportives.
Fonctions et activités :
1. Gestion du personnel :
o Suivi des dossiers administratifs des agents (congés, absences, divers dossiers RH).
o Préparation des documents administratifs relatifs à la gestion du personnel.
o Suivi des plannings et des besoins en ressources humaines.
2. Participation à la gestion des recrutements :
o Aide à la préparation des offres d’emploi et au suivi des candidatures.
o Organisation des entretiens de recrutement.
3. Communication interne :
o Transmission des informations RH aux équipes.
o Participation à la mise en place de dispositifs de formation pour les agents.
• Temps de travail : Poste à temps complet, réparti entre le suivi administratif du service scolaire et le suivi RH de la DAECS.
• Horaires : Horaires fixes à définir avec les responsables de chaque service.
• Autonomie : L’agent travaillera sous la supervision des responsables tout en disposant d’une certaine autonomie dans l’organisation de ses tâches quotidiennes.
Profils recherchés
Savoir :
• Bon niveau rédactionnel.
• Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et des logiciels de gestion de sécurité ou RH.
Savoir-faire :
• Organisation du travail et gestion des priorités.
• Maîtrise des procédures administratives et des outils de gestion.
• Suivi rigoureux des dossiers et reporting régulier.
Aptitudes/Qualités :
• Accueil du public avec une attitude courtoise et professionnelle.
• Bonne capacité d'adaptation face à la diversité des missions et des interlocuteurs.
• Esprit d’équipe et coopération avec les collègues et autres services.
• Sens du service public et du devoir de réserve.
• Rigueur et organisation.
• Bon niveau rédactionnel.
• Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) et des logiciels de gestion de sécurité ou RH.
Savoir-faire :
• Organisation du travail et gestion des priorités.
• Maîtrise des procédures administratives et des outils de gestion.
• Suivi rigoureux des dossiers et reporting régulier.
Aptitudes/Qualités :
• Accueil du public avec une attitude courtoise et professionnelle.
• Bonne capacité d'adaptation face à la diversité des missions et des interlocuteurs.
• Esprit d’équipe et coopération avec les collègues et autres services.
• Sens du service public et du devoir de réserve.
• Rigueur et organisation.
Contact et modalités de candidature
Contact
0472181001
Informations complémentaires
Adresser une lettre de manuscrite, accompagnée d’un CV à Monsieur le Maire, 1 place de la libération CS 80212 69134 ECULLY CEDEX ou par mail : recrutement@ville-ecully.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.