Placé sous l’autorité du Responsable du Pôle ressources de la Direction de la Petite Enfance, la/le responsable du Service Finances et Patrimoine encadre, coordonne et anime les activités des 2 unités du service : Finance et marchés et Travaux Patrimoine.

Vous avez la responsabilité des politiques et activités dans les domaines des Finances, de la Commande publique et des achats, de la PPI, des travaux et du contrôle de gestion pour le compte de la Direction. A ce titre, vous êtes le référent des services ressources de la Ville (Direction des Finances, Direction du contrôle de gestion, Direction de la Commande Publique, Pôle Comptable mutualisé de la Délégation (PCM), de l’entité commande publique de la Délégation (ECPJ), Mairie d’arrondissement) et des organismes extérieurs (Caf et Trésor Public).

Vous participez avec les autres services ressources de la direction à diffuser la culture des ressources au sein de la Direction, avec une posture adaptée, d’accompagnement et de soutien.


Vous avez notamment en charge le pilotage et le suivi de :
- la préparation budgétaire
- la préparation et suivi de la PPI et des travaux
- l’exécution budgétaire et comptable et des recettes
- commande publique et des achats
- des relations financières avec la CAF, les études financières et de contrôle de gestion

ACTIVITES DU POSTE

VOS ACTIVITES PRINCIPALES :
Encadrement d’équipe et rôle de référent :
- Encadrer, évaluer et accompagner les agents sous sa responsabilité, identifier les besoins en formation
- Fixer les objectifs, piloter et suivre l’activité et la réalisation des objectifs du service
- Accompagner les équipes et favoriser leur montée en compétence et autonomie
- Assurer le reporting à la Direction
- Participer au CODIR de la Direction
- Participer aux réseaux professionnels du périmètre
- Etre l’interlocuteur des partenaires du secteur en interne à la Ville : Direction des finances, Commande publique, PCM, ECPJ etc

Préparation budgétaire :
- Organiser, piloter et Elaborer le budget (budget primitif et décisions modificatives) et garantir son bon arbitrage
- Mettre en place et renseigner des outils de pilotage et de suivi budgétaire (reporting, indicateurs de performance…)
- Effectuer des analyses financières retrospectives et prospectives et établir des synthèses et des rapports d’aide à la décision
- Elaborer le rapport du Maire du BP et du CA. Rédiger les notes budgétaires.
- Vous êtes le référent Budget Participatif et référent Budget Sensible au Genre de la direction

Préparation de la Programmation Pluriannuelle des Investissements et suivi des travaux :
- Piloter, construire ou réviser la PPI
- Accompagner et conseiller la direction et les services sur les implications financières, juridiques et administratives de la PPI
- Préparer et suivre les revues de projets (2 fois par an)
- Superviser les recherches de financements externes et assurer leur suivi
- Assurer le suivi des programmations des travaux annuels dans les crèches (municipales et associatives), en lien avec les services techniques de la Ville et les Mairies d’Arrondissement

Suivi de l’exécution budgétaire et pilotage des recettes :
- Suivre et contrôler l'exécution du budget
- Mettre en place des outils de pilotage et de suivi budgétaire
- Veiller à la coordination entre les services opérationnels et le Pôle Comptable Mutualisé de la Délégation.
- Organiser et suivre la clôture budgétaire
- Contribuer au suivi et à l’évaluation du reporting, des outils et procédures
- Garantir la bonne prévision, le suivi et l’encaissement des recettes
- Assurer le suivi des subventions à la CAF, notamment en investissement : du dépôt à l’encaissement
- Assurer le suivi de la Régie de recettes et le respect des procédures et règlementations

Commande publique et Achat :
- Superviser le processus « achat / commande publique » pour la Direction
- Participer à la définition des orientations de la politique d’achats et de commande publique de la Direction et établir les outils de suivi de la Direction pour le Schéma de Promotion des Achats Socialement et Ecologiquement Responsable (SPASER).
- Etablir le recensement des marchés pour la Direction, contrôler la planification et la programmation des achats de la Direction
- Accompagner les services dans la définition de leurs besoins.
- Assister les services dans l’élaboration des différentes pièces de marchés
- Conseiller et assister les services dans les modalités de passation et de contrôle des marches publics de leur secteur d’activité
- Garantir le respect des procédures de la commande publique en intégrant le projet SPASER d’achats durables
- Faire le lien avec les directions concernées (Entité commande publique de la délégation, Direction de la commande publique).

Contrôle de gestion, Relations financières avec la CAF et études d’aide à la décision
- Assurer le suivi des couts complets des crèches, en lien avec le contrôle de gestion
- Identifier les pistes d’optimisation budgétaire
- Mettre en place et suivre des indicateurs financiers
- Assurer le suivi des relations financières avec la CAF et contribuer à l’ensemble des déclarations et reporting à la CAF sur le volet financier
- Réaliser les budgets prévisionnels et comptes d’exploitation des crèches à destination de la CAF
- Formuler des avis et rédiger des rapports

VOS ACTIVITES SECONDAIRES :
Suivi des subventions aux associations, en appui au Service au public en charge du partenariat Associatif :
- En lien avec le responsable du Service au Public en charge du partenariat Associatif, vous superviser le traitement administratif et financier des demandes de subventions des associations
- Participer aux arbitrages lors des campagnes annuelles et aux Dialogue de gestion avec les Associations en appui à l’unité du Partenariat associatif
- Assurer le suivi des relations financières avec les associations en lien avec l’UPA (aides en nature, balances comptable, conventions etc)