CHARGE D'ACCUEIL ET D'ETAT CIVIL
Offre n° O069241015000205
Publiée le 15/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Commune de Brindas est une commune d’environ 6.700 habitants de la région lyonnaise. La commune est membre de la Communauté de Communes de Vallons du Lyonnais. Située aux portes de la métropole, la Commune de Brindas connait depuis quelques années une forte croissance de sa population avec un important développement de son tissus urbain.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
18 PLACE DE VERDUN, Brindas (Rhône)
Poste à pourvoir le
27/11/2024
Date limite de candidature
14/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative, placé(e) sous l'autorité du Directeur du pôle Ressources
- En relation avec les usagers, les élus, l’ensemble des prestataires de la commune
- En relation avec l’ensemble des services de la collectivité
- En relation avec d’autres communes, les services de la préfecture, du procureur, la CCVL et tous les partenaires institutionnels de la commune
- au sein du service accueil/état civil composé de trois agents
- En relation avec les usagers, les élus, l’ensemble des prestataires de la commune
- En relation avec l’ensemble des services de la collectivité
- En relation avec d’autres communes, les services de la préfecture, du procureur, la CCVL et tous les partenaires institutionnels de la commune
- au sein du service accueil/état civil composé de trois agents
Missions / conditions d'exercice
1-Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Mairie
• Accueillir, informer et conseiller les usagers,
• Orienter le public auprès des services municipaux ou administrations compétentes,
• Transmettre les communications téléphoniques, prendre des messages et les restituer aux agents municipaux et aux élus.
2-État-civil
• Rédaction, mise à jour des actes d’état civil, délivrance des copies ou extraits d’acte d’état civil et livrets de famille, délivrance des attestations de recensement citoyen et gestion des affaire militaires, réception et instruction des dossiers d’attestation d’accueil, enregistrement, modification et dissolution de PACS, délivrer des actes d’état civil,
• Instruction des dossiers de CNI-passeports, remise des titres et gestion des rendez-vous,
• Instruire les dossiers de mariage
3-Assurer les autres missions du service :
• Participer à l’organisation des élections : listes, inscriptions, procurations, organisation des bureaux de vote …
• Participer à la gestion des affaires funéraires (suivi des concessions, réception des familles…)
4-Assurer des prestations courantes de secrétariat :
• Réceptionner, enregistrer, trier et envoyer le courrier (lettres, fax, mails, documents) interne et externe,
• Effectuer des travaux administratifs : courriers, notes, tableaux de suivi, tri, classement, affichage, archivage.
Modalité d'exercice :
- Temps de travail : 80%
- Horaires : à définir avec la directrice de Pôle mais doivent s’adapter aux horaires d’ouverture de la Mairie.
- Travail le samedi matin, suivant un tour de rôle 9h - 12h. Les heures effectuées sont à récupérer.
- Travail en guichet d’accueil avec contact direct et permanent avec le public
• Accueillir, informer et conseiller les usagers,
• Orienter le public auprès des services municipaux ou administrations compétentes,
• Transmettre les communications téléphoniques, prendre des messages et les restituer aux agents municipaux et aux élus.
2-État-civil
• Rédaction, mise à jour des actes d’état civil, délivrance des copies ou extraits d’acte d’état civil et livrets de famille, délivrance des attestations de recensement citoyen et gestion des affaire militaires, réception et instruction des dossiers d’attestation d’accueil, enregistrement, modification et dissolution de PACS, délivrer des actes d’état civil,
• Instruction des dossiers de CNI-passeports, remise des titres et gestion des rendez-vous,
• Instruire les dossiers de mariage
3-Assurer les autres missions du service :
• Participer à l’organisation des élections : listes, inscriptions, procurations, organisation des bureaux de vote …
• Participer à la gestion des affaires funéraires (suivi des concessions, réception des familles…)
4-Assurer des prestations courantes de secrétariat :
• Réceptionner, enregistrer, trier et envoyer le courrier (lettres, fax, mails, documents) interne et externe,
• Effectuer des travaux administratifs : courriers, notes, tableaux de suivi, tri, classement, affichage, archivage.
Modalité d'exercice :
- Temps de travail : 80%
- Horaires : à définir avec la directrice de Pôle mais doivent s’adapter aux horaires d’ouverture de la Mairie.
- Travail le samedi matin, suivant un tour de rôle 9h - 12h. Les heures effectuées sont à récupérer.
- Travail en guichet d’accueil avec contact direct et permanent avec le public
Profils recherchés
Savoirs :
Connaissances règlementaires en matière d’état civil et de délivrance des titres d’identité
Savoir faire
- Maîtrise de l’outil informatique (agenda, traitement de texte, mails).
- Maîtrise des applications et logiciels métiers.
- Accueil du public (écoute active, reformulation, techniques de gestions de conflits…).
- Pédagogie.
- Savoir être
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
- Travail en équipe.
- Calme et maîtrise de soi.
- Discrétion et confidentialité.
- Organisation, méthode et rigueur.
- Réactivité, sérieux et efficacité.
- Autonomie et polyvalence.
- Patience et diplomatie.
Connaissances règlementaires en matière d’état civil et de délivrance des titres d’identité
Savoir faire
- Maîtrise de l’outil informatique (agenda, traitement de texte, mails).
- Maîtrise des applications et logiciels métiers.
- Accueil du public (écoute active, reformulation, techniques de gestions de conflits…).
- Pédagogie.
- Savoir être
- Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue.
- Travail en équipe.
- Calme et maîtrise de soi.
- Discrétion et confidentialité.
- Organisation, méthode et rigueur.
- Réactivité, sérieux et efficacité.
- Autonomie et polyvalence.
- Patience et diplomatie.
Contact et modalités de candidature
Contact
0478160200
Informations complémentaires
CV + lettre de motivation à envoyer à Marie-Catherine MAVOUNGOU, directrice générale des services, joignable au 04 78 16 02 08 ou par mail à marie-catherine.mavoungou@brindas.fr
Adresse de l'employeur
BRINDAS
>18 PLACE DE VERDUN
69126 BRINDAS
>18 PLACE DE VERDUN
69126 BRINDAS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.