Chargé(e) d'accueil et d'état civil
Offre n° O069240920000354
Publiée le 20/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
25 RUE GAMBETTA, Fontaines-sur-Saône (Rhône)
Poste à pourvoir le
01/11/2024
Date limite de candidature
20/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
• Rémunération statutaire + primes + adhésion COS Métropole • Remboursement abonnement aux transports en commun et Carte ticket restaurant possibles
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la directrice des moyens généraux, vous intégrerez le service Accueil de la mairie, composé de deux personnes.
Missions principales du poste
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
• Renseigner et orienter le public vers les différents services,
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité,
• Gestion et affichage d’informations
• Gestion des demandes GRECO
Missions principales du poste
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public,
• Renseigner et orienter le public vers les différents services,
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité,
• Gestion et affichage d’informations
• Gestion des demandes GRECO
Missions / conditions d'exercice
• Gestion de l’état civil :
o Renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile
o Préparer les dossiers de PACS, mariage et parrainage républicain, changement de prénom et de nom, etc.
o Rédiger les actes d’état civil : reconnaissance, naissance, mariage, divorce, décès, duplicata de livret de famille…
o Veiller à la bonne tenue des registres d’état civil
o Établir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune), les attestations d’accueil, de recensement jeunes citoyens…
o Légaliser les signatures
• Activités occasionnelles :
o Gestion des débits de boisson
o Gestion des vignettes de stationnement
o Recensement de la population
o Location de salles
o Jurés d’assises
o Renseignements d’urbanisme
o Gestion du courrier
o Gestion du contrat avec la SPA
o Présence sur les plages horaires d’ouverture de la mairie
o Travail un samedi matin par mois
o Pics d’activités (recensement, élections, manifestation ou dispositif spécifique)
• Lieu d’activité : Mairie (25 rue Gambetta)
• Travail un samedi matin sur deux (de 9h à 12h)
• Mercredi après-midi non travaillé
o Renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile
o Préparer les dossiers de PACS, mariage et parrainage républicain, changement de prénom et de nom, etc.
o Rédiger les actes d’état civil : reconnaissance, naissance, mariage, divorce, décès, duplicata de livret de famille…
o Veiller à la bonne tenue des registres d’état civil
o Établir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune), les attestations d’accueil, de recensement jeunes citoyens…
o Légaliser les signatures
• Activités occasionnelles :
o Gestion des débits de boisson
o Gestion des vignettes de stationnement
o Recensement de la population
o Location de salles
o Jurés d’assises
o Renseignements d’urbanisme
o Gestion du courrier
o Gestion du contrat avec la SPA
o Présence sur les plages horaires d’ouverture de la mairie
o Travail un samedi matin par mois
o Pics d’activités (recensement, élections, manifestation ou dispositif spécifique)
• Lieu d’activité : Mairie (25 rue Gambetta)
• Travail un samedi matin sur deux (de 9h à 12h)
• Mercredi après-midi non travaillé
Profils recherchés
• Diplôme requis : Niveau IV BAC
• Grade : Adjoint administratif de 1ère classe – Poste ouvert aux contractuels
Savoirs :
• Techniques d’accueil et règle de communication
• Connaissance de la collectivité et de son organisation
• Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
• Connaissance du règlement de stationnement
• Maitrise des différentes législations ou instructions (état civil, funéraire, élection, débit de boissons)
Savoir-Faire :
• Savoir orienter les usagers, prendre des messages.
• Savoir recevoir filtrer et orienter les appels ou les demandes.
• Savoir gérer les situations d’accueil difficile
• Maitrise des outils informatique et bureautique
• S’adapter aux différents publics
• Savoir recevoir contrôler et établir un acte d’état civil au regard des différents documents
• Savoir procéder aux mises à jour des listes électorales (radiation et inscription)
• Maitriser les opérations liées aux scrutins (dépouillement, règle de comptage … )
Savoir-Etre :
• Accueillir le public avec amabilité
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Sens du service public
• Savoir rendre compte
• Réactivité
• Ecoute régulation et confidentialité
• Diplomatie et patience
• Autonomie
• Rigueur
• Organisation
• Grade : Adjoint administratif de 1ère classe – Poste ouvert aux contractuels
Savoirs :
• Techniques d’accueil et règle de communication
• Connaissance de la collectivité et de son organisation
• Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité
• Connaissance du règlement de stationnement
• Maitrise des différentes législations ou instructions (état civil, funéraire, élection, débit de boissons)
Savoir-Faire :
• Savoir orienter les usagers, prendre des messages.
• Savoir recevoir filtrer et orienter les appels ou les demandes.
• Savoir gérer les situations d’accueil difficile
• Maitrise des outils informatique et bureautique
• S’adapter aux différents publics
• Savoir recevoir contrôler et établir un acte d’état civil au regard des différents documents
• Savoir procéder aux mises à jour des listes électorales (radiation et inscription)
• Maitriser les opérations liées aux scrutins (dépouillement, règle de comptage … )
Savoir-Etre :
• Accueillir le public avec amabilité
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Sens du service public
• Savoir rendre compte
• Réactivité
• Ecoute régulation et confidentialité
• Diplomatie et patience
• Autonomie
• Rigueur
• Organisation
Contact et modalités de candidature
Contact
0472429595
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature (CV et lettre de motivation) par mail à : recrutement@fontaines-sur-saone.fr sous la référence : 069240920000354
Pour tout renseignement, s’adresser à Nelly DE OLIVERA, directrice des Moyens Généraux au 04.72.42.95.95
Pour tout renseignement, s’adresser à Nelly DE OLIVERA, directrice des Moyens Généraux au 04.72.42.95.95
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.