ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
Offre n° O069240918001249
Publiée le 19/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
PLACE DU GENERAL DE GAULLE, Genas (Rhône)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé sous la responsabilité de la directrice de cabinet, des grands projets et de la communication, vous assurez une fonction d'assistance administrative et financière au sein du secrétariat des élus, et auprès de la directrice de cabinet. Au sein d'une équipe de 3 agents sur des fonctions identiques, vous assurez, sur les périodes d'ouverture du secrétariat des élus (8 h 30 à 18 h 00, par roulement) l'accueil téléphonique et physique, et apportez votre soutien sur l'organisation professionnelle des agendas et préparation de réunions, de gestion administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.
Missions / conditions d'exercice
Organiser la vie professionnelle du manager et des élus
* Assister le maire, les élus, la collaboratrice de Cabinet et les DGA dans l'organisation de leurs activités
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de chacun
* Coordonner les déplacements professionnels
* Assurer le suivi des informations et leur bonne communication auprès des agents de la direction, du manager et/ou des élus
Assurer la gestion administrative des projets et activités de la direction
* Organiser et suivre le courrier entrant et sortant du service
* Réaliser et mettre en forme des documents administratifs
* Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique
* Rechercher et diffuser des informations
* Prendre des notes et mettre en forme tout type de documents
* Gérer les stocks de fournitures diverses (alimentaire, papèterie, etc.)
* Elaborer des lettres de commande et la revue de presse bimensuelle
Gérer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Accueillir et renseigner les administrés, partenaires ou services municipaux et, le cas échéant, les orienter vers l'interlocuteur compétent
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
Organiser et planifier les réunions et temps forts de la vie municipale
* Etablir les ordres du jour en concertation avec le manager et/ou les élus
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
* Piloter l'organisation des évènements mobilisant des élus et/ou des évènements internes à la direction
* Coordonner l'action des services internes ou prestataires externes le cas échéant
* Rédiger des courriers d'invitation officielle et, le cas échéant, assurer la gestion protocolaire des inscriptions
Procéder au classement et à l'archivage des dossiers
* Etablir et assurer la mise à jour continue du plan de classement des dossiers de la direction
* Assurer la complétude des dossiers thématiques au gré des nouvelles informations
* Coordonner l'archivage des dossiers, en lien avec le manager et le service dédié
* Assister le maire, les élus, la collaboratrice de Cabinet et les DGA dans l'organisation de leurs activités
* Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de chacun
* Coordonner les déplacements professionnels
* Assurer le suivi des informations et leur bonne communication auprès des agents de la direction, du manager et/ou des élus
Assurer la gestion administrative des projets et activités de la direction
* Organiser et suivre le courrier entrant et sortant du service
* Réaliser et mettre en forme des documents administratifs
* Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique
* Rechercher et diffuser des informations
* Prendre des notes et mettre en forme tout type de documents
* Gérer les stocks de fournitures diverses (alimentaire, papèterie, etc.)
* Elaborer des lettres de commande et la revue de presse bimensuelle
Gérer l'accueil téléphonique et physique du secrétariat
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Accueillir et renseigner les administrés, partenaires ou services municipaux et, le cas échéant, les orienter vers l'interlocuteur compétent
* Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques
Organiser et planifier les réunions et temps forts de la vie municipale
* Etablir les ordres du jour en concertation avec le manager et/ou les élus
* Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
* Piloter l'organisation des évènements mobilisant des élus et/ou des évènements internes à la direction
* Coordonner l'action des services internes ou prestataires externes le cas échéant
* Rédiger des courriers d'invitation officielle et, le cas échéant, assurer la gestion protocolaire des inscriptions
Procéder au classement et à l'archivage des dossiers
* Etablir et assurer la mise à jour continue du plan de classement des dossiers de la direction
* Assurer la complétude des dossiers thématiques au gré des nouvelles informations
* Coordonner l'archivage des dossiers, en lien avec le manager et le service dédié
Profils recherchés
* Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office)
* Fonctionnement et compétences d'une collectivité locale
* Techniques d'assistance administrative, de recherche documentaire et d'archivage
* Règles de l'expression écrite et orale
* Règles et techniques de gestion protocolaire
* Travail en équipe et en transversalité
* Confidentialité et discrétion irréprochables
* Rigueur et respect des calendriers
* Sens de l'écoute et de l'observation
* Esprit d'initiative et de progrès
* Autonomie
* Créativité
* Aptitude à communiquer
* Réactivité
* Disponibilité et adaptabilité
* Fonctionnement et compétences d'une collectivité locale
* Techniques d'assistance administrative, de recherche documentaire et d'archivage
* Règles de l'expression écrite et orale
* Règles et techniques de gestion protocolaire
* Travail en équipe et en transversalité
* Confidentialité et discrétion irréprochables
* Rigueur et respect des calendriers
* Sens de l'écoute et de l'observation
* Esprit d'initiative et de progrès
* Autonomie
* Créativité
* Aptitude à communiquer
* Réactivité
* Disponibilité et adaptabilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0472471118
Informations complémentaires
Poste à pourvoir dès que possible - Ouvert aux agents contractuels et titulaires - Temps complet (37h30 hebdomadaires + 16 RTT)
Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE + CIA) + 13ème mois + tickets restaurant + CNAS + participation employeur à la prévoyance
Dossier de candidature à adresser par mail à recrutement-drh@ville-genas.fr à l'attention de monsieur Daniel VALERO, Maire de Genas, comportant :
* CV détaillé
* Lettre de motivation
* Pour les agents titulaires, dernier arrêté de situation administrative
Renseignements service RH : 04 72 47 11 18 - recrutement-drh@ville-genas.fr
Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE + CIA) + 13ème mois + tickets restaurant + CNAS + participation employeur à la prévoyance
Dossier de candidature à adresser par mail à recrutement-drh@ville-genas.fr à l'attention de monsieur Daniel VALERO, Maire de Genas, comportant :
* CV détaillé
* Lettre de motivation
* Pour les agents titulaires, dernier arrêté de situation administrative
Renseignements service RH : 04 72 47 11 18 - recrutement-drh@ville-genas.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.