Sous la responsabilité de l’adjointe à la responsable de service, il/elle supervise l’organisation et la gestion de l’ensemble des temps et manifestations protocolaires tenus par la Ville de Lyon, depuis la définition du projet jusqu’à l’encadrement le jour J. Il/Elle intervient en autonomie sur les étapes du projet et, en tant que chef de projet, coordonne l’ensemble des parties prenantes de l’évènement. Il/Elle veille également à l’application des règles protocolaires pour les déplacements et apparitions des élus aux manifestations organisées par les partenaires de la collectivité.

Vos activités principales :

- Cadrer le projet évènementiel (repérage, cahier des charges, budget, rétro planning…) en lien avec le pôle technique/ logistique 
- Coordonner et organiser les parties prenantes internes et externes au service, évaluer les ressources humaines nécessaires à la manifestation 
- Organiser le déroulé protocolaire et scénariser les manifestations 
- Assurer le suivi planning du projet et le suivi budgétaire 
- Garantir la réalisation, diffusion, mise à jour des cartons d’invitation et du RSVP 
- Préparer le placement des invités (plans de table, lignes d’autorités, tribune...) 
- S’assurer de la formalisation des documents divers en vu de l’évènement 
- Définir le public cible et garantir la diffusion d’un fichier qualifié des invités 
- Garantir la conformité de l’évènement aux exigences de sécurisation des lieux et des publics 
- Garantir et adapter selon les circonstances le déroulé protocolaire de la manifestation et assurer le rôle de maître de cérémonie
- Participer au développement des compétences et de la cohésion du service 
- Participer aux réflexions transverses à la collectivité 

Vos activités secondaires :

- Rechercher les prestataires et passer les commandes
- Partager son expertise protocolaire auprès des parties prenantes
- Coordonner l’organisation logistique et technique du projet en lien étroit avec les responsables du pôle tech / log
- Evaluer et répondre aux besoins en matériels (gerbes, drapeaux, etc.) et services 
- Suivre avec la direction de la communication des actions de communication si nécessaires 
- Veiller à l’application des règles protocolaires pour les déplacements et apparitions des élus aux manifestations organisées par les partenaires de la collectivité 
- Garantir l’installation logistique et technique de l’évènement et diffuser aux responsables de laSsécurité les listings de présence 
- Accueillir, identifier et orienter les invités 
- Gérer les prestataires et contrôler la bonne exécution des prestations jusqu’à la fin 
- Prendre part à d’autres missions en fonction des besoins du service 
- Participer à la valorisation de l’activité protocolaire (rapport d’activité, etc.)
- Porter les ambitions du service et participer à la définition annuelle des objectifs 

Informations complémentaires

- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Travail possible en soirée, week-end et jours fériés en fonction des évènements