ACTIVITES PRINCIPALES :

- Secrétariat général (polyvalence)
- Gestion des instances communautaires et transfrontalières.
- Traitement – enregistrement du courrier au quotidien.

ATTRIBUTIONS :

Gestion des instances communautaires : en lien avec le DG/DGA, et le Président, l’assistante est chargée de :

- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre et l'élu
- Organiser et planifier les réunions du Conseil Communautaire, des PVP
- Préparer et envoyer l’ensemble des documents de séance ;
- Coordonner la préparation matérielle des réunions (salle, réception, …) ;
- Assurer la transmission des documents au service du contrôle de légalité de la préfecture.
- Assurer l’assistance administrative et logistique relative aux réunions PVP, CC (ordre du jour, mise en place, commande buffet repas-boissons).

Une doublure sera organisée avec le secrétariat du Président pour pallier les absences.

Secrétariat des instances transfrontalières : GLCT / Eurodistrict selon présidence /GH : gestion des délibérations (relecture, mise en forme, dépôt, et affichage).

Traitement du courrier de la collectivité
Enregistrement du courrier via la GED
Dispatching selon la procédure spécificités DG, élus, RH
Invitations transmises à l’assistante du Président pour la gestion de l’agenda

Missions complémentaires

- Doublure du secrétariat du Président en cas d’absence (agenda, travaux de secrétariat, missions diverses).
- Validation des factures de téléphonie dans la GED.
- Assurer la prise de notes pour permettre la rédaction des PV des séances du Comité Technique (la rédaction du PV sera réalisée par la direction à l’appui des notes de l’assistante notamment lors des débats).
- Accueil physique et téléphonique au siège de la Communauté de Communes (renfort ponctuel).

Missions très ponctuelles :

- Référent Archivage de la collectivité : Le référent Archive est le correspondant local de l’archiviste du centre de gestion, donner accès au local archives, être capable de diffuser la procédure au sein des services, suivre la mission de l’archiviste (2 fois par an en lien avec la directrice des Moyens Généraux), se charger d’envoyer les bordereaux d’élimination aux archives départementales, organiser la destruction sécurisée et permettre à l’archiviste d’organiser ses interventions à la CCARB (organisation de son planning d’intervention – prise de rdv avec les agents si nécessaire).

- Elections : Organisation des élections du bureau, des commissions et des représentants dans les instances extérieures + participation à la préparation des élections professionnelles.

SPECIFICITES DU POSTE :

Poste à temps plein
Les horaires de travail sont définis selon le protocole relatif à l’Accord de Réduction du temps de Travail.
Disponibilité, notamment dans les phases préparatoires des réunions instances et lors des élections.
Relation ponctuelle en langue allemande.

MARGE D'AUTONOMIE :

Participation occasionnelle à des réunions en soirée.
Large autonomie dans l’organisation de son travail et dans la gestion des priorités.
Doit soumettre à la direction générale les dossiers et courriers à destination de l’externe.
Correspond par mail ou téléphone et répond à ses interlocuteurs en toute autonomie et mesure l’importance et les sujets sensibles qui nécessitent une validation préalable.

INTERLOCUTEURS :

Internes :
L’assistante de la direction générale collabore de manière régulière avec le Président, les élus, le Directeur Général et l’ensemble de la ligne managériale.

Externes :
L’assistante collabore directement avec les communes membres de la Communauté de Communes, les autres collectivités (Conseil Départemental, maires et secrétaires de mairie…), et est en relation avec les différents partenaires institutionnels de la collectivité), dont les services de l’Etat. En relation avec les usagers.