Responsable du service population et relation aux usagers
Offre n° O068241213000987
Publiée le 13/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
5 Place de la République - B.P. 1011, Altkirch (Haut-Rhin)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Placé sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, vous pilotez le service de population et relation usager. Vous occupez un poste clé dans la nouvelle organisation des services à la population, en portant une démarche transversale de modernisation et d’amélioration continue des services aux habitants avec un volet d’action sociale.
Porte d'entrée de l'hôtel de ville, les agentes et agents du service informent et orientent les usagers, délivrent de nombreuses formalités et prestations (état civil, inscription sur liste électorale, recensement des jeunes, inscription écoles, cartes nationales d'identité/passeports, guichet urbanisme,..).
Avec un responsable sous votre responsabilité dans les domaines d’Etat-Civil, Cimetière, titres sécurisés, vous encadrerez l'ensemble des activités du service.
Doté d'un véritable sens de l'accueil des usagers, vous impulserez une culture de la qualité de l'accueil en lien avec les démarches de la direction (ex : démarche d'amélioration continue des services), et serez force de proposition pour adapter les services d'accueil pour faire face aux évolutions et accompagnerez les équipes dans la conduite au changement. Dans le cadre des projets "Gestion relation à l'usager", vous apporterez votre expertise sur les questions liées aux accueils physiques.
Porte d'entrée de l'hôtel de ville, les agentes et agents du service informent et orientent les usagers, délivrent de nombreuses formalités et prestations (état civil, inscription sur liste électorale, recensement des jeunes, inscription écoles, cartes nationales d'identité/passeports, guichet urbanisme,..).
Avec un responsable sous votre responsabilité dans les domaines d’Etat-Civil, Cimetière, titres sécurisés, vous encadrerez l'ensemble des activités du service.
Doté d'un véritable sens de l'accueil des usagers, vous impulserez une culture de la qualité de l'accueil en lien avec les démarches de la direction (ex : démarche d'amélioration continue des services), et serez force de proposition pour adapter les services d'accueil pour faire face aux évolutions et accompagnerez les équipes dans la conduite au changement. Dans le cadre des projets "Gestion relation à l'usager", vous apporterez votre expertise sur les questions liées aux accueils physiques.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Optimiser l'accueil et l'information au public
- Optimiser et développer les missions confiées au service, en étant force de proposition et en impulsant la mise en place de services en ligne innovants et performants qui faciliteront le quotidien des usagers
- Etre garant de l'exactitude des actes et procédures d'état civil
- Être garant de la sécurisation administrative et juridique des actes
- Être garant de la bonne instruction des dossiers mariages et au bon déroulement des cérémonies
- Participer à la définition et à la mise en œuvre des orientations en matière de funéraire (suivi des concessions funéraires, contrôle des différents prestataires de pompes funèbres)
- Être référent du responsable pour toute difficulté ou problème ne pouvant pas être résolu à son niveau (juridique, organisation de son équipe…)
- Assure l'interface entre les services d'accueil et les services pour lesquels ceux-ci sont prestataires
- Piloter avec une agente référente à la population, l'organisation des scrutins en garantissant le contrôle et le suivi de toutes les opérations liées à la révision et la refonte des listes électorales, ainsi que le contrôle de la qualité des procédures liées au scrutin (dépouillement)
- Organisation et suivi du recensement de la population en qualité de coordinateur communal adjoint
- Développer, formaliser et enrichir la politique sociale de la commune
- Assurer la direction administrative du Centre Communal d'Action Sociale et participer aux conseils d’administration du CCAS
- Assurer une veille juridique dans son domaine de compétences, mettre en œuvre de fiches de procédure et assurer une actualisation des connaissances de son équipe
- Maintenir une communication interservices de qualité afin de prolonger la qualité du service rendu aux usagers
- Organisation et suivi du guichet urbanisme en lien avec le PETR, service instructeur des demandes d’autorisation d’urbanisme.
- Optimiser l'accueil et l'information au public
- Optimiser et développer les missions confiées au service, en étant force de proposition et en impulsant la mise en place de services en ligne innovants et performants qui faciliteront le quotidien des usagers
- Etre garant de l'exactitude des actes et procédures d'état civil
- Être garant de la sécurisation administrative et juridique des actes
- Être garant de la bonne instruction des dossiers mariages et au bon déroulement des cérémonies
- Participer à la définition et à la mise en œuvre des orientations en matière de funéraire (suivi des concessions funéraires, contrôle des différents prestataires de pompes funèbres)
- Être référent du responsable pour toute difficulté ou problème ne pouvant pas être résolu à son niveau (juridique, organisation de son équipe…)
- Assure l'interface entre les services d'accueil et les services pour lesquels ceux-ci sont prestataires
- Piloter avec une agente référente à la population, l'organisation des scrutins en garantissant le contrôle et le suivi de toutes les opérations liées à la révision et la refonte des listes électorales, ainsi que le contrôle de la qualité des procédures liées au scrutin (dépouillement)
- Organisation et suivi du recensement de la population en qualité de coordinateur communal adjoint
- Développer, formaliser et enrichir la politique sociale de la commune
- Assurer la direction administrative du Centre Communal d'Action Sociale et participer aux conseils d’administration du CCAS
- Assurer une veille juridique dans son domaine de compétences, mettre en œuvre de fiches de procédure et assurer une actualisation des connaissances de son équipe
- Maintenir une communication interservices de qualité afin de prolonger la qualité du service rendu aux usagers
- Organisation et suivi du guichet urbanisme en lien avec le PETR, service instructeur des demandes d’autorisation d’urbanisme.
Profils recherchés
Connaissances générales :
- Bonnes connaissances juridiques et en particulier en état civil. Seraient appréciées des connaissances en matière d’enseigne, logement indigne et permis de louer.
Compétences pratiques :
- Management d'équipe
- Expérience de l'accueil du public
- Qualités organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels métier)
Qualités professionnelles :
- Sens de l'organisation
- Rigueur, souci de la précision dans les documents fournis aux usagers ou aux agents
- Souci d'adaptation constante aux besoins des usagers
- Qualités d'animation de réunions et du travail en équipe
- Intérêt pour les démarches qualité de services
- Qualité d'écoute et goût du travail en équipe
- Capacité à s'adapter aux évolutions et à accompagner le changement
- Bonnes connaissances juridiques et en particulier en état civil. Seraient appréciées des connaissances en matière d’enseigne, logement indigne et permis de louer.
Compétences pratiques :
- Management d'équipe
- Expérience de l'accueil du public
- Qualités organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise des outils informatiques (bureautique, logiciels métier)
Qualités professionnelles :
- Sens de l'organisation
- Rigueur, souci de la précision dans les documents fournis aux usagers ou aux agents
- Souci d'adaptation constante aux besoins des usagers
- Qualités d'animation de réunions et du travail en équipe
- Intérêt pour les démarches qualité de services
- Qualité d'écoute et goût du travail en équipe
- Capacité à s'adapter aux évolutions et à accompagner le changement
Contact et modalités de candidature
Contact
0389400004
Informations complémentaires
Poste à temps complet 35h/semaine
Avantages
• Régime indemnitaire et prime annuelle
• Aide financière à la mutuelle et à la prévoyance
• CNAS : Tarifs préférentiels (loisirs, cinéma, billetterie, chèques culture…),
• Ticket restaurant
• Accès à une offre de formation variée, parcours managérial des encadrants
Avantages
• Régime indemnitaire et prime annuelle
• Aide financière à la mutuelle et à la prévoyance
• CNAS : Tarifs préférentiels (loisirs, cinéma, billetterie, chèques culture…),
• Ticket restaurant
• Accès à une offre de formation variée, parcours managérial des encadrants
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.