ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE - ACCUEIL
Offre n° O067250324000597
Publiée le 24/03/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Route d’Obermodern, Bouxwiller (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
09/06/2025
Date limite de candidature
25/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Rémunération indicative
Grille FPT adjoint administratif
Descriptif de l'emploi
La Communauté de Communes de Hanau-La Petite Pierre regroupe 38 communes (27.162 habitants), à 45 mn de Strasbourg.
Une qualité de vie appréciée
Situé en partie sur le périmètre du Parc naturel régional des Vosges du Nord, ce territoire, doté de nombreux équipements, comprend un riche patrimoine historique et naturel où se cultive un certain art de vivre.
Un territoire de projets
Notre EPCI en plein développement comprend 130 agents et exerce de nombreuses compétences. Dans un contexte dynamique et de forte volonté d’optimisation des moyens et des résultats, elle recrute, un(e) assistant(e) de gestion administrative / accueil.
Une qualité de vie appréciée
Situé en partie sur le périmètre du Parc naturel régional des Vosges du Nord, ce territoire, doté de nombreux équipements, comprend un riche patrimoine historique et naturel où se cultive un certain art de vivre.
Un territoire de projets
Notre EPCI en plein développement comprend 130 agents et exerce de nombreuses compétences. Dans un contexte dynamique et de forte volonté d’optimisation des moyens et des résultats, elle recrute, un(e) assistant(e) de gestion administrative / accueil.
Missions / conditions d'exercice
> Accueil
Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir et renseigner sur place, par téléphone et par mail
- Orienter le public
Assurer la gestion des éléments « entrants » et « sortants » :
- Réceptionner et enregistrer le courrier et les mails entrants
- Assurer son dispatching après visa de la direction et du Président
- Réaliser des tableaux de bord de suivi des éléments « entrants » et « sortants »
> Pour l’ensemble des pôles et services excepté le Pôle aménagement de l’espace :
Secrétariat administratif :
- Être la porte d’entrée des courriers à mettre en signature des élus
- Sensibiliser les services au formalisme et à la rédaction des courriers sortants
- Assurer l’impression, la mise en signature, le scannage et l’envoi des courriers aux différents services
Assurer le suivi de la planification des réunions :
- Organiser les CoPil Cotech, GT, réunions
- Selon le cas rédiger ou contrôler et mettre en signature les invitations et comptes rendus de réunions
- Envoyer les invitations, les comptes rendus de réunions par le biais d’une plateforme dématérialisée
- Assurer le suivi de l’occupation des salles
> Pour l’ensemble des pôles et services :
Organiser les réceptions :
- Assurer l’organisation intégrale pour les réceptions organisées par la Maison de l’Intercommunalité
- Assurer un rôle de soutien lors de réceptions organisées par les services décentralisés
Assurer la gestion des salles et des accès de la Maison de l’Intercommunalité :
- Assurer le suivi des réservations de salles pour les extérieurs (convention, état des lieux, remise des clés…)
- Assurer la gestion des accès à la Maison de l’Intercommunalité et tenir à jour un listing de remise des clés pour les autres bâtiments de la communauté de communes
- Être garant du maintien de l’ordre au sein de l’espace accueil et des espaces publics de la Maison de l’Intercommunalité
>Divers
Assurer la gestion de la banque de matériel en lien avec le service technique :
- Rédiger les conventions
- Tenir à jour les plannings de location
Assurer une partie du secrétariat de l’Ecole Intercommunale de Musique
Être un soutien au responsable communication en assurant diverses tâches administratives tel que :
- Publipostage et envoi de divers documents
- Mise à jour du site internet, des réseaux sociaux
- …
Assurer le remplacement de son binôme en cas d’absence :
- Remplacement à effectuer pour les dossiers importants et/ou urgents
- Gérer la transmission des actes au contrôle de légalité
- …
Diverses tâches administratives
- Secrétariat divers
- Répondre aux demandes de tombolas
- Gérer les stocks d’approvisionnement des photocopieurs
- Assurer la gestion des appareils de reprographie mis à disposition des associations
- Assurer la communication en interne lors de location de salles par des externes
- Informer l’agent de nettoyage des réunions / réceptions / travail prioritaire à effectuer
- Référente archivage de la CCHLPP
Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir et renseigner sur place, par téléphone et par mail
- Orienter le public
Assurer la gestion des éléments « entrants » et « sortants » :
- Réceptionner et enregistrer le courrier et les mails entrants
- Assurer son dispatching après visa de la direction et du Président
- Réaliser des tableaux de bord de suivi des éléments « entrants » et « sortants »
> Pour l’ensemble des pôles et services excepté le Pôle aménagement de l’espace :
Secrétariat administratif :
- Être la porte d’entrée des courriers à mettre en signature des élus
- Sensibiliser les services au formalisme et à la rédaction des courriers sortants
- Assurer l’impression, la mise en signature, le scannage et l’envoi des courriers aux différents services
Assurer le suivi de la planification des réunions :
- Organiser les CoPil Cotech, GT, réunions
- Selon le cas rédiger ou contrôler et mettre en signature les invitations et comptes rendus de réunions
- Envoyer les invitations, les comptes rendus de réunions par le biais d’une plateforme dématérialisée
- Assurer le suivi de l’occupation des salles
> Pour l’ensemble des pôles et services :
Organiser les réceptions :
- Assurer l’organisation intégrale pour les réceptions organisées par la Maison de l’Intercommunalité
- Assurer un rôle de soutien lors de réceptions organisées par les services décentralisés
Assurer la gestion des salles et des accès de la Maison de l’Intercommunalité :
- Assurer le suivi des réservations de salles pour les extérieurs (convention, état des lieux, remise des clés…)
- Assurer la gestion des accès à la Maison de l’Intercommunalité et tenir à jour un listing de remise des clés pour les autres bâtiments de la communauté de communes
- Être garant du maintien de l’ordre au sein de l’espace accueil et des espaces publics de la Maison de l’Intercommunalité
>Divers
Assurer la gestion de la banque de matériel en lien avec le service technique :
- Rédiger les conventions
- Tenir à jour les plannings de location
Assurer une partie du secrétariat de l’Ecole Intercommunale de Musique
Être un soutien au responsable communication en assurant diverses tâches administratives tel que :
- Publipostage et envoi de divers documents
- Mise à jour du site internet, des réseaux sociaux
- …
Assurer le remplacement de son binôme en cas d’absence :
- Remplacement à effectuer pour les dossiers importants et/ou urgents
- Gérer la transmission des actes au contrôle de légalité
- …
Diverses tâches administratives
- Secrétariat divers
- Répondre aux demandes de tombolas
- Gérer les stocks d’approvisionnement des photocopieurs
- Assurer la gestion des appareils de reprographie mis à disposition des associations
- Assurer la communication en interne lors de location de salles par des externes
- Informer l’agent de nettoyage des réunions / réceptions / travail prioritaire à effectuer
- Référente archivage de la CCHLPP
Profils recherchés
COMPETENCES ATTENDUES
- Sens de l'organisation, être méthodique et rigoureux
- Règles d’expression orale, écrite de qualité
- Qualités d'accueil, d'écoute, d'orientation du public
- Savoir adapter sa posture en fonction du public accueilli
- Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer les priorités
- Savoir travailler en étroite collaboration avec les responsables et agents des sites excentrés
- Sens du service public
- Bonne maitrise de l'outil informatique
- Être moteur et apporter des idées de développement pour un accueil de qualité
QUALIFICATIONS REQUISES
- Permis de conduire et véhicule
- Diplômes : Bac +2 dans le domaine administratif
- Sens de l'organisation, être méthodique et rigoureux
- Règles d’expression orale, écrite de qualité
- Qualités d'accueil, d'écoute, d'orientation du public
- Savoir adapter sa posture en fonction du public accueilli
- Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer les priorités
- Savoir travailler en étroite collaboration avec les responsables et agents des sites excentrés
- Sens du service public
- Bonne maitrise de l'outil informatique
- Être moteur et apporter des idées de développement pour un accueil de qualité
QUALIFICATIONS REQUISES
- Permis de conduire et véhicule
- Diplômes : Bac +2 dans le domaine administratif
Contact et modalités de candidature
Contact
0388713965
Informations complémentaires
CONDITIONS D’EXERCICE
- Service d'affectation : Service ressources à la Maison de l’Intercommunalité - BOUXWILLER
- 35 heures par semaine, travail annualisé – présence obligatoire lors de l’ouverture de la Maison de l’Intercommunalité (le lundi, mercredi et vendredi de 9h00 à 12h30 ; le mardi et jeudi de 14h à 17h30)
REMUNERATION
- Rémunération statutaire – grade d’adjoint administratif et grades d’avancement
- Régime indemnitaire
NOS +
- Un environnement de travail préservé
- La cohabitation d’une multitude de métiers différents permettant une diversité d’action
- Participation à des projets transversaux
- Communication interne dynamique
- Des outils informatiques et numériques de qualité
- Équilibre des temps de vie et de travail (compte épargne temps, annualisation, télétravail)
- Avantages sociaux : titres restaurant, œuvres sociales, participation santé et prévoyance, gratuité de la piscine et du château de Lichtenberg pour l’agent…
- Sport au travail
LISTE DES DOCUMENTS A FOURNIR
- Pour les fonctionnaires : arrêté de nomination dans le grade et dernier avancement d’échelon
- Service d'affectation : Service ressources à la Maison de l’Intercommunalité - BOUXWILLER
- 35 heures par semaine, travail annualisé – présence obligatoire lors de l’ouverture de la Maison de l’Intercommunalité (le lundi, mercredi et vendredi de 9h00 à 12h30 ; le mardi et jeudi de 14h à 17h30)
REMUNERATION
- Rémunération statutaire – grade d’adjoint administratif et grades d’avancement
- Régime indemnitaire
NOS +
- Un environnement de travail préservé
- La cohabitation d’une multitude de métiers différents permettant une diversité d’action
- Participation à des projets transversaux
- Communication interne dynamique
- Des outils informatiques et numériques de qualité
- Équilibre des temps de vie et de travail (compte épargne temps, annualisation, télétravail)
- Avantages sociaux : titres restaurant, œuvres sociales, participation santé et prévoyance, gratuité de la piscine et du château de Lichtenberg pour l’agent…
- Sport au travail
LISTE DES DOCUMENTS A FOURNIR
- Pour les fonctionnaires : arrêté de nomination dans le grade et dernier avancement d’échelon
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.