Assistant.e administration et scolarité de la HEAR - MUSIQUE
Offre n° O067250127001149
Publiée le 03/02/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
La Haute école des arts du Rhin est un établissement public d'enseignement supérieur artistique d'excellence. Elle dispense des enseignements en arts plastiques et en musique dans de
nombreuses spécialités : art contemporain, communication graphique, illustration, design, scénographie, peinture, sculpture, objet (verre, céramique, livre, bijou) mais aussi composition et interprétation musicale, etc.
Répartie sur trois sites à Strasbourg et à Mulhouse, elle accueille près de 750 étudiants qu'elle mène à des diplômes de niveau licence et master. Forte de son histoire et de sa géographie et s'appuyant sur 160 agents permanents, la HEAR fonde son projet d'établissement sur la pluridisciplinarité et l'engagement individuel et collectif de ses étudiants.
nombreuses spécialités : art contemporain, communication graphique, illustration, design, scénographie, peinture, sculpture, objet (verre, céramique, livre, bijou) mais aussi composition et interprétation musicale, etc.
Répartie sur trois sites à Strasbourg et à Mulhouse, elle accueille près de 750 étudiants qu'elle mène à des diplômes de niveau licence et master. Forte de son histoire et de sa géographie et s'appuyant sur 160 agents permanents, la HEAR fonde son projet d'établissement sur la pluridisciplinarité et l'engagement individuel et collectif de ses étudiants.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 Place Dauphine, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
31/03/2025
Date limite de candidature
05/03/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de l’Administrateur.trice de la HEAR – Académie supérieure de musique, en lien avec le.la Conseiller.ère aux études supérieures en musique, le.la Conseiller.ère aux études supérieures en pédagogie et l’Assistant.e scolarité et action culturelle, l’Assistant.e administration et scolarité travaillera en lien fonctionnel avec les services de la HEAR compétents selon les domaines : Académie supérieure de musique, ressources humaines, finances, scolarité, relations internationales, informatique.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
L’assistant(e) a en charge :
- le suivi administratif des étudiant.es et des enseignant.es affectés à l’Académie ;
- le suivi et la gestion des dossiers des étudiant.es et des enseignant.es ;
- le traitement des demandes de bourses ;
- l’organisation de l’accueil des intervenants extérieurs et jurys (déplacements et embauches) ;
- l’établissement de données statistiques, réaliser le suivi des enquêtes ministérielles ;
- l’accueil du public (renseignements) et accueil lors des master-classes, conférences et concerts programmés pendant la saison de l’Académie ;
- la rédaction, saisie et mise en forme de documents et courriers, délivrer des attestations diverses ;
- la gestion des courriers entrant et sortant ;
- Classer et archiver des documents administratifs ;
- l’organisation des élections étudiantes, des commissions pédagogiques et des commissions vie étudiante.
- Être RIU (Responsable informatique unique) pour l’Académie ;
- Participer à la préparation de la rentrée (établissement des effectifs, organisation des inscriptions pédagogiques et administratives, etc.) ;
Il (elle) participe également :
- à l'organisation de la mobilité Erasmus des enseignant.es et des étudiant.es en relation avec le service concerné de la HEAR ;
- à l'organisation des concours d'entrée et des examens (organisation de la venue des membres de jury, convocations, etc.) ;
- Échanger des informations de toute nature avec les enseignant.es, intervenants, étudiant.es, partenaires, fournisseurs ;
- Engager des dépenses auprès des fournisseurs (bons de commande) ;
- Alimenter la base de données du logiciel de scolarité ;
- Ponctuellement, suppléer l’assistant.e scolarité et action culturelle en cas d’absence ou selon les nécessités de service.
En outre, il (elle) intervient en tant que référent.e ressources humaines de l’Académie supérieure de musique et, à ce titre, a pour missions :
- la rédaction des lettres d’engagement des agent.es non titulaires (vacataires) ;
- la gestion de la paie des agent.es vacataires et des contrats d’artiste de courte durée.
Enfin, il (elle) gère l’encaissement des droits de scolarité et d’inscription en tant que régisseur mandataire de recettes.
Il (elle) travaille en lien fonctionnel avec les services de la HEAR compétents selon les domaines (services scolarité, ressources humaines, finances, communication, relations internationales notamment).
Horaires fixes,
Interventions occasionnelles en soirée ou le week-end,
Congés à prendre pendant les vacances scolaires de l’établissement.
L’assistant(e) a en charge :
- le suivi administratif des étudiant.es et des enseignant.es affectés à l’Académie ;
- le suivi et la gestion des dossiers des étudiant.es et des enseignant.es ;
- le traitement des demandes de bourses ;
- l’organisation de l’accueil des intervenants extérieurs et jurys (déplacements et embauches) ;
- l’établissement de données statistiques, réaliser le suivi des enquêtes ministérielles ;
- l’accueil du public (renseignements) et accueil lors des master-classes, conférences et concerts programmés pendant la saison de l’Académie ;
- la rédaction, saisie et mise en forme de documents et courriers, délivrer des attestations diverses ;
- la gestion des courriers entrant et sortant ;
- Classer et archiver des documents administratifs ;
- l’organisation des élections étudiantes, des commissions pédagogiques et des commissions vie étudiante.
- Être RIU (Responsable informatique unique) pour l’Académie ;
- Participer à la préparation de la rentrée (établissement des effectifs, organisation des inscriptions pédagogiques et administratives, etc.) ;
Il (elle) participe également :
- à l'organisation de la mobilité Erasmus des enseignant.es et des étudiant.es en relation avec le service concerné de la HEAR ;
- à l'organisation des concours d'entrée et des examens (organisation de la venue des membres de jury, convocations, etc.) ;
- Échanger des informations de toute nature avec les enseignant.es, intervenants, étudiant.es, partenaires, fournisseurs ;
- Engager des dépenses auprès des fournisseurs (bons de commande) ;
- Alimenter la base de données du logiciel de scolarité ;
- Ponctuellement, suppléer l’assistant.e scolarité et action culturelle en cas d’absence ou selon les nécessités de service.
En outre, il (elle) intervient en tant que référent.e ressources humaines de l’Académie supérieure de musique et, à ce titre, a pour missions :
- la rédaction des lettres d’engagement des agent.es non titulaires (vacataires) ;
- la gestion de la paie des agent.es vacataires et des contrats d’artiste de courte durée.
Enfin, il (elle) gère l’encaissement des droits de scolarité et d’inscription en tant que régisseur mandataire de recettes.
Il (elle) travaille en lien fonctionnel avec les services de la HEAR compétents selon les domaines (services scolarité, ressources humaines, finances, communication, relations internationales notamment).
Horaires fixes,
Interventions occasionnelles en soirée ou le week-end,
Congés à prendre pendant les vacances scolaires de l’établissement.
Profils recherchés
SAVOIRS
- Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leurs établissements ;
- Bonne connaissance du milieu culturel, en particulier celui de la musique et de l’enseignement artistique ;
- Maitrise de l'anglais exigée / maîtrise de l'allemand appréciée
- Connaissance des enjeux de l’enseignement supérieur appréciée
SAVOIR-FAIRE
- Qualités rédactionnelles avérées ;
- Polyvalence administrative ;
- Connaissances des techniques de communication ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
SAVOIR-ÊTRE
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Accueil du public
- Rigueur : organisation et méthode
- Autonomie : sens de l’initiative, polyvalence, gestion des priorités
Profil recherché :
• Bac + 2 ou équivalent
• Connaissance de l’enseignement supérieur de la musique
• Formations complémentaires : Excel niveau intermédiaire, avancé/Word niveau avancé/Taïga/Anglais/Sensibilisation aux VSS/1ers secours en santé mentale/SST/Incendie extincteur/travail devant écran.
- Bonne connaissance des collectivités territoriales et de leurs établissements ;
- Bonne connaissance du milieu culturel, en particulier celui de la musique et de l’enseignement artistique ;
- Maitrise de l'anglais exigée / maîtrise de l'allemand appréciée
- Connaissance des enjeux de l’enseignement supérieur appréciée
SAVOIR-FAIRE
- Qualités rédactionnelles avérées ;
- Polyvalence administrative ;
- Connaissances des techniques de communication ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel).
SAVOIR-ÊTRE
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
- Accueil du public
- Rigueur : organisation et méthode
- Autonomie : sens de l’initiative, polyvalence, gestion des priorités
Profil recherché :
• Bac + 2 ou équivalent
• Connaissance de l’enseignement supérieur de la musique
• Formations complémentaires : Excel niveau intermédiaire, avancé/Word niveau avancé/Taïga/Anglais/Sensibilisation aux VSS/1ers secours en santé mentale/SST/Incendie extincteur/travail devant écran.
Contact et modalités de candidature
Contact
0369063787
Informations complémentaires
Lieu et service d'affectation : Académie Supérieure de Musique. Cité de la Musique à Strabourg
Temps de travail : temps complet
Les candidatures (curriculum vitae, lettre de motivation) sont à adresser par mail à : ressources.humaines@hear.fr
Informations complémentaires :
Monsieur Matthieu RAMEY, Responsable des Ressources Humaines, tél : 03 69 06 37 87
Monsieur Angelo CAVALERI, Adjoint au Responsable des Ressources humaines, tél : 03 69 06 37 67
Madame Fiona WIHLM, Assistante Ressources humaines,
Temps de travail : temps complet
Les candidatures (curriculum vitae, lettre de motivation) sont à adresser par mail à : ressources.humaines@hear.fr
Informations complémentaires :
Monsieur Matthieu RAMEY, Responsable des Ressources Humaines, tél : 03 69 06 37 87
Monsieur Angelo CAVALERI, Adjoint au Responsable des Ressources humaines, tél : 03 69 06 37 67
Madame Fiona WIHLM, Assistante Ressources humaines,
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.