Secrétaire de direction (h/f)
Offre n° O067250108000113
Publiée le 08/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
78, grand rue BP 40134, Saverne (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
01/03/2025
Date limite de candidature
07/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’agent de gestion administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Il suit les dossiers administratifs et assiste la directrice de la structure.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’accueil, l’information et les relations avec les publics:
- Accueillir et renseigner le public téléphoniquement, physiquement et numériquement (mails et réseaux sociaux)
- Être l'interface entre le public, les services du CSC, les structures hébergées
- Orienter les publics vers les services ou organismes compétents
- Garantir la communication / affichage interne avec les usagers (individus, associations,
Institutions) et dans les bâtiments CSC et externe (site internet Ville, Facebook, panneaux lumineux, magasins…)
Garantir la gestion administrative du service:
- Réaliser la dactylographie, la mise en forme et le suivi courrier, gestion, optimisation du classement et archivage de dossiers administratifs
- Mettre à jour les documents et tableaux de bords
- Établir l’ensemble de la facturation des locations des bâtiments gérés par le CSC ainsi que la facturation des activités (couture …)
- Établir avec la directrice le budget prévisionnel et le suivi du budget direction.
- Engagements comptables (Civil Finances : du BE à la facture)
- Gestion des flux courrier
- Gestion des chronos
- Gestion globale des besoins bureautiques (commandes, demandes et besoins, budget, suivi et réception, pointages…) et en mobilier CSC
- Gestion des demandes de travaux E- Atal
- Gestion des plannings, salles des bâtiments CSC + véhicules CSC
- Gestion des clefs
- Gestion des contrats de location des salles, des conventions
- Déplacements fréquents sur les sites CSC (visites à tiers, locations, suivi travaux, …)
- Participation aux réunions d'équipe
- Prise de rendez-vous
- Organisation administrative de la Fête du Monde
Assister la directrice de la structure:
- Filtrage et réception des appels
- Traiter les demandes
- Rédaction de courriers et dossiers
Responsabilités humaines:
- Garantir le tutorat de stagiaires en secrétariat
- Point hebdomadaire et suivi des bâtiments avec la concierge (remise des clefs, sécurisation de fermetures, accueil locations, gestion planning et organisation)
- Lien avec le responsable propreté pour le remplacement des personnels d’entretien CSC
- Liens avec le personnel de service des bâtiments CSC
- Encadrement de service civique
Activités complémentaires:
- Participation à la réunion publique annuelle
- Synthétiser les bilans d’activités des partenaires en vue du rapport d’activités annuel (associations et structures hébergées) et du Contrat de projet social
- Mise à jour documentaire du point d’accueil de d’information
- Régisseur mandataire de recettes (encaissements divers occasionnels)
- Accueillir et renseigner le public téléphoniquement, physiquement et numériquement (mails et réseaux sociaux)
- Être l'interface entre le public, les services du CSC, les structures hébergées
- Orienter les publics vers les services ou organismes compétents
- Garantir la communication / affichage interne avec les usagers (individus, associations,
Institutions) et dans les bâtiments CSC et externe (site internet Ville, Facebook, panneaux lumineux, magasins…)
Garantir la gestion administrative du service:
- Réaliser la dactylographie, la mise en forme et le suivi courrier, gestion, optimisation du classement et archivage de dossiers administratifs
- Mettre à jour les documents et tableaux de bords
- Établir l’ensemble de la facturation des locations des bâtiments gérés par le CSC ainsi que la facturation des activités (couture …)
- Établir avec la directrice le budget prévisionnel et le suivi du budget direction.
- Engagements comptables (Civil Finances : du BE à la facture)
- Gestion des flux courrier
- Gestion des chronos
- Gestion globale des besoins bureautiques (commandes, demandes et besoins, budget, suivi et réception, pointages…) et en mobilier CSC
- Gestion des demandes de travaux E- Atal
- Gestion des plannings, salles des bâtiments CSC + véhicules CSC
- Gestion des clefs
- Gestion des contrats de location des salles, des conventions
- Déplacements fréquents sur les sites CSC (visites à tiers, locations, suivi travaux, …)
- Participation aux réunions d'équipe
- Prise de rendez-vous
- Organisation administrative de la Fête du Monde
Assister la directrice de la structure:
- Filtrage et réception des appels
- Traiter les demandes
- Rédaction de courriers et dossiers
Responsabilités humaines:
- Garantir le tutorat de stagiaires en secrétariat
- Point hebdomadaire et suivi des bâtiments avec la concierge (remise des clefs, sécurisation de fermetures, accueil locations, gestion planning et organisation)
- Lien avec le responsable propreté pour le remplacement des personnels d’entretien CSC
- Liens avec le personnel de service des bâtiments CSC
- Encadrement de service civique
Activités complémentaires:
- Participation à la réunion publique annuelle
- Synthétiser les bilans d’activités des partenaires en vue du rapport d’activités annuel (associations et structures hébergées) et du Contrat de projet social
- Mise à jour documentaire du point d’accueil de d’information
- Régisseur mandataire de recettes (encaissements divers occasionnels)
Profils recherchés
Compétences:
- Connaissance des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Connaissance du fonctionnement des activités, des procédures et partenaires du service
- Connaît les techniques de secrétariat, de classement et d’archivage
- Connaissance de l’outil informatique
- Gestion financière, facturation …
- Sait classer et ordonner les documents de manière simple et accessible à tous
Formation souhaitée:
- Diplôme de niveau IV
- Permis B
- Connaissance des règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- Connaissance du fonctionnement des activités, des procédures et partenaires du service
- Connaît les techniques de secrétariat, de classement et d’archivage
- Connaissance de l’outil informatique
- Gestion financière, facturation …
- Sait classer et ordonner les documents de manière simple et accessible à tous
Formation souhaitée:
- Diplôme de niveau IV
- Permis B
Contact et modalités de candidature
Contact
0388715271
Informations complémentaires
Informations complémentaires :
- Recrutement statutaire C/B ou à défaut CDD renouvelable
- Rémunération statutaire. Prime annuelle
Adresser CV + lettre de motivation + photocopie des diplômes à :
Monsieur le Maire
VILLE DE SAVERNE
78 Grand’Rue
67700 SAVERNE
ou par mail à rh@mairie-saverne.fr
- Recrutement statutaire C/B ou à défaut CDD renouvelable
- Rémunération statutaire. Prime annuelle
Adresser CV + lettre de motivation + photocopie des diplômes à :
Monsieur le Maire
VILLE DE SAVERNE
78 Grand’Rue
67700 SAVERNE
ou par mail à rh@mairie-saverne.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.