Fonctions :

En prenant en compte l'évolution du contexte législatif et des plans d'aide, l'instructeur assure les missions suivantes :

Instruction des demandes :

- Réceptionne les premières demandes et constitue le dossier
- Vérifie si les conditions d'attribution définies par les dispositions législatives et réglementaires sont remplies
- Sollicite l'usager et les établissements pour toutes pièces nécessaires à l'instruction du dossier (arrêté de tarification, RIB, avis d'entrée, grille AGIR)
- Enregistre les demandes de révision,
- Instruit les demandes en urgence (PU)
- Transmet les dossiers complets à l'équipe médico-sociale
- Pour chaque dossier, inscrit, duplique et notifie à l'instance ; vérifie et modifie si nécessaire les dates d'ouverture des droits
- Edite, modifie et expédie les décisions aux demandeurs, aux tuteurs et aux établissements, les attestations et/ou les suppressions de prise en charge aux prestataires
- Remplit et transmet les bordereaux d'URSAFF et s'assure de leur mise en œuvre

Préparation au paiement :

- Garantit le traitement de l'information relative au dossier pour préparer et faciliter les opérations de paiement : à ce titre assure la préparation du calcul et l'enregistrement des paiements sur justificatifs de tout élément du plan d'aide : APA à domicile, factures, hospitalisations, aides techniques, aménagement du logement, hébergements temporaires, paiements rétroactifs, paiements ponctuels etc) Hébergement hors-département
- Gère les factures, évalue les droits ouverts
- Calcule et renseigne les mouvements des paiements, édite les courriers de prise en charge
- Met en forme et gère les courriers de trop perçu et courriers d'annulation de titre en lien avec le service comptabilité et la paierie départementale
- Transmet au service comptabilité les documents nécessaires à la création des établissements dans les fichiers

Vie du dossier :

- Veille à la transmission des informations utiles aux usagers, aux différents acteurs du dossier
- Traite et gère les informations : hospitalisation, suspension de l'APA, décès, admission temporaire ou définitif en établissement, rédaction des attestations GIR, mutuelle et attestations destinées aux impôts
- Relaye les situations préoccupantes aux référentes et aux intervenants médico sociaux du service Evaluation
- Sollicite téléphoniquement, par courrier et/ou par mail, toutes pièces complémentaires utiles à l'instruction du dossier
- Edite les courriers de réponses aux notaires
- Met à jour les anciens dossiers, les rejets bancaires et changement de RIB
- Duplique, vérifie les dates et notifie les décisions individuellement aux usagers et aux établissements
- Organise et classe les dossiers
- Demande les invalidations de CESU

Activités transversales :

- Peut-être amené à former et accompagner les nouveaux arrivants et stagiaires dans son champ de compétence
- Participe à l'amélioration des process de la mission dans le cadre des réunions et ou groupes de travail