Une ou un assistant administratif F/H (Poste n°A-4188)
Offre n° O067241121000265
Publiée le 21/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Collectivité européenne d'Alsace (CeA) est née de la fusion des conseils départementaux du Bas-Rhin et du Haut-Rhin.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
5 Rue du Verdon, Strasbourg (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
21/12/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction Santé, Prévention, PMI met en oeuvre, les compétences légales et la politique de la collectivité en matière :
- de protection maternelle et infantile. promotion du bien-être physique, psychologique et moral des femmes et enfants de moins de six ans (futurs parents, enfants à naître, enfants et familles)
- de promotion de la santé : vaccinations, prophylaxie de la tuberculose, des maladies sexuellement transmissibles et du cancer.
Dans le cadre de la Protection maternelle et Infantile, les missions de la secrétaire sont :
- Assurer en binôme avec sa collègue le secrétariat du chef de service Promotion de la santé du jeune enfant et aide à la parentalité Nord, du chef de service des Modes d’accueil et de la coordinatrice de l’offre de soins.
- Participer à la gestion administrative, RH et logistique du service.
- de protection maternelle et infantile. promotion du bien-être physique, psychologique et moral des femmes et enfants de moins de six ans (futurs parents, enfants à naître, enfants et familles)
- de promotion de la santé : vaccinations, prophylaxie de la tuberculose, des maladies sexuellement transmissibles et du cancer.
Dans le cadre de la Protection maternelle et Infantile, les missions de la secrétaire sont :
- Assurer en binôme avec sa collègue le secrétariat du chef de service Promotion de la santé du jeune enfant et aide à la parentalité Nord, du chef de service des Modes d’accueil et de la coordinatrice de l’offre de soins.
- Participer à la gestion administrative, RH et logistique du service.
Missions / conditions d'exercice
Assurer le secrétariat des Chefs de service/cadre en central:
Gestion des appels téléphoniques :
- Accueil téléphonique et renseignement de 1er niveau
- Filtrage des appels destinés aux cadres et transfert de message en cas d’absence
Travaux de bureautique :
- Rédaction, mise en forme, saisie de courriers, comptes rendus, formulaires, outils de communication et prise de note.
- Création d’outils de gestion, de formulaires, de tableaux de bord.
- Assistance au traitement et aux requêtes des statistiques des professionnels de santé du service (sages-femmes, puéricultrices, médecins, orthoptistes, …), et des statistiques ministérielles.
Participer à la gestion administrative, RH et logistique du service
- Gestion RH en binôme avec sa collègue
- Gestion administrative des dossiers des professionnels du service et des vacataires
- Gestion des stages des étudiants en territoire (planning annuel, convention, repas…)
- Gestion des tableaux des formations des agents
- Diffusion des propositions de formations et élaboration des PAFS collectifs
- Mise à jour des espaces collaboratifs et Share point et de la documentation du service
- Gestion des tableaux de bord statistiques (création, mise à jour annuelle, saisie mensuelle des statistiques des agents)
- Animation de l’équipe des secrétaires médico-sociales de PMi en collaboration avec le chef de service et la coordinatrice
Soutien logistique en binôme avec sa collègue :
- Vérification quotidienne des messages reçus dans les boites aux lettres électroniques organisationnelles (Outlook et Médimail), du fax et transmission, notamment des fiches de liaison des maternités.
- Référent informatique (demande de création de comptes des agents, d'assistance et de matériel)
- Collaboration au tri et à la répartition du courrier au sein du service
- Réservation de salles de réunion pour les cadres
- Elaboration et mise à jour des documents pour les nouveaux arrivants
- Archivage et classement de dossiers courants
- Aide ponctuelle à l’activité de l’unité de santé publique (saisie des Déclarations de Grossesse, importation des naissances, saisie des Certificats de Santé 8 jours, 9 mois, 24 mois; traitement des différents comptes rendus).
Référent du matériel et des commandes :
- Evaluation annuelle des besoins et des commandes de matériel médical et paramédical, de bureautique et des documents de communication.
- Gestion des devis, des commandes et des stocks (rangement, inventaire annuel, récupération de matériel, préparation des livraisons, liens avec les fournisseurs…)
Référent du logiciel médical du service HORUS:
- Gestion des comptes utilisateurs (création, modification, vérification annuelle,..)
- Paramétrage des actes en collaboration avec les autres référents Horus
- Editions des requêtes statistiques grâce au logiciel BO (DREES, SNPPE, …)
- Formation des agents (à l’arrivée, au déploiement du logiciel, dès nouvelles fonctionnalités, …)
- Mise à jour des sectorisations des agents et des bases de connaissance
- Coanimation des clubs utilisateurs
- Elaboration des tutoriels en collaboration avec les autres référents Horus
Divers :
- Participation aux instances du service
- Participation à l’élaboration et à l’actualisation des procédures de ses activités
- Réalisation d’un rapport d’activité annuel de ses activités
- Participation à l’élaboration des rapports annuels du service.
Gestion des appels téléphoniques :
- Accueil téléphonique et renseignement de 1er niveau
- Filtrage des appels destinés aux cadres et transfert de message en cas d’absence
Travaux de bureautique :
- Rédaction, mise en forme, saisie de courriers, comptes rendus, formulaires, outils de communication et prise de note.
- Création d’outils de gestion, de formulaires, de tableaux de bord.
- Assistance au traitement et aux requêtes des statistiques des professionnels de santé du service (sages-femmes, puéricultrices, médecins, orthoptistes, …), et des statistiques ministérielles.
Participer à la gestion administrative, RH et logistique du service
- Gestion RH en binôme avec sa collègue
- Gestion administrative des dossiers des professionnels du service et des vacataires
- Gestion des stages des étudiants en territoire (planning annuel, convention, repas…)
- Gestion des tableaux des formations des agents
- Diffusion des propositions de formations et élaboration des PAFS collectifs
- Mise à jour des espaces collaboratifs et Share point et de la documentation du service
- Gestion des tableaux de bord statistiques (création, mise à jour annuelle, saisie mensuelle des statistiques des agents)
- Animation de l’équipe des secrétaires médico-sociales de PMi en collaboration avec le chef de service et la coordinatrice
Soutien logistique en binôme avec sa collègue :
- Vérification quotidienne des messages reçus dans les boites aux lettres électroniques organisationnelles (Outlook et Médimail), du fax et transmission, notamment des fiches de liaison des maternités.
- Référent informatique (demande de création de comptes des agents, d'assistance et de matériel)
- Collaboration au tri et à la répartition du courrier au sein du service
- Réservation de salles de réunion pour les cadres
- Elaboration et mise à jour des documents pour les nouveaux arrivants
- Archivage et classement de dossiers courants
- Aide ponctuelle à l’activité de l’unité de santé publique (saisie des Déclarations de Grossesse, importation des naissances, saisie des Certificats de Santé 8 jours, 9 mois, 24 mois; traitement des différents comptes rendus).
Référent du matériel et des commandes :
- Evaluation annuelle des besoins et des commandes de matériel médical et paramédical, de bureautique et des documents de communication.
- Gestion des devis, des commandes et des stocks (rangement, inventaire annuel, récupération de matériel, préparation des livraisons, liens avec les fournisseurs…)
Référent du logiciel médical du service HORUS:
- Gestion des comptes utilisateurs (création, modification, vérification annuelle,..)
- Paramétrage des actes en collaboration avec les autres référents Horus
- Editions des requêtes statistiques grâce au logiciel BO (DREES, SNPPE, …)
- Formation des agents (à l’arrivée, au déploiement du logiciel, dès nouvelles fonctionnalités, …)
- Mise à jour des sectorisations des agents et des bases de connaissance
- Coanimation des clubs utilisateurs
- Elaboration des tutoriels en collaboration avec les autres référents Horus
Divers :
- Participation aux instances du service
- Participation à l’élaboration et à l’actualisation des procédures de ses activités
- Réalisation d’un rapport d’activité annuel de ses activités
- Participation à l’élaboration des rapports annuels du service.
Profils recherchés
Savoir :
- Connaissance et parfaite maitrise de l’outil informatique
- Maitrise des logiciels bureautiques, Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams, One note et espace collaboratif (Share point)
- Connaissances des missions de la PMI
Savoir-faire :
- S’avoir s’organiser de façon efficace, pragmatique et synthétique
- Savoir travailler en équipe
- Savoir analyser les besoins d’évolution de son poste et être force de proposition
- Faire preuve d’initiative et d’autonomie
Savoir-être :
- Disponibilité
- Discrétion (poste soumis au secret professionnel)
- Solidarité d’équipe
- Bonne humeur
- Sens de l’accueil (téléphonique)
- Connaissance et parfaite maitrise de l’outil informatique
- Maitrise des logiciels bureautiques, Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams, One note et espace collaboratif (Share point)
- Connaissances des missions de la PMI
Savoir-faire :
- S’avoir s’organiser de façon efficace, pragmatique et synthétique
- Savoir travailler en équipe
- Savoir analyser les besoins d’évolution de son poste et être force de proposition
- Faire preuve d’initiative et d’autonomie
Savoir-être :
- Disponibilité
- Discrétion (poste soumis au secret professionnel)
- Solidarité d’équipe
- Bonne humeur
- Sens de l’accueil (téléphonique)
Contact et modalités de candidature
Contact
0369493929
Informations complémentaires
- Poste à temps complet.
- Résidence administrative à Strasbourg, 5 rue du Verdon
- Recrutement statutaire dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, ouvert aux candidats disposant d'un niveau de formation minimum équivalent au baccalauréat.
- Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou à défaut par voie contractuelle (CDD de 3 ans avec renouvellement possible)
- Avantages possibles : carte tickets restaurant (153 euros/mois), télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel.
- Rémunération : régime indemnitaire, 13ème mois.
Vous pouvez consulter l'annonce et faire acte de candidature sur le site de la CeA : www.alsace.eu
- Résidence administrative à Strasbourg, 5 rue du Verdon
- Recrutement statutaire dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, ouvert aux candidats disposant d'un niveau de formation minimum équivalent au baccalauréat.
- Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou à défaut par voie contractuelle (CDD de 3 ans avec renouvellement possible)
- Avantages possibles : carte tickets restaurant (153 euros/mois), télétravail, participation employeur pour la mutuelle et la prévoyance, CNAS et amicale du personnel.
- Rémunération : régime indemnitaire, 13ème mois.
Vous pouvez consulter l'annonce et faire acte de candidature sur le site de la CeA : www.alsace.eu
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.