Assistant.e de direction
Offre n° O067241115000714
Publiée le 15/11/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
110, route de Bischwiller - B.P. 98, Schiltigheim (Bas-Rhin)
Poste à pourvoir le
16/12/2024
Date limite de candidature
06/12/2024
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Ville de 36 000 habitants, 2ème ville de l’Eurométropole de Strasbourg, Schiltigheim, est une ville en mutation. Engagée dans la transition écologique et sociale, signataire du pacte pour la transition, Schiltigheim veut être une ville durable et apaisée où l’expertise d’usage est prise en compte dans les projets d’aménagement des espaces publics. Les transitions énergétiques, environnementales, numériques et sociales sont des défis majeurs que la ville veut relever.
Placé.e sous l’autorité du Directeur Général Adjoint service à la population, vous aurez en charge les missions suivantes :
Placé.e sous l’autorité du Directeur Général Adjoint service à la population, vous aurez en charge les missions suivantes :
Missions / conditions d'exercice
* Assurer l’accueil physique et téléphonique du public et des agents
* Orienter les demandes vers le service ou l’interlocuteur compétent
* Réceptionner, trier et ventiler le courrier entrant
* Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (saisie et rédaction de courriers, préparation des dossiers, documents nécessaires aux réunions, rédiger des comptes-rendus des réunions des cadres)
* Organiser les agendas et planifier les rendez-vous en fonction des priorités de la Direction Générale des Services
* Planifier, organiser, gérer les réunions et rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGA
* Tenir à jour l’agenda du prêt voiture/ des Velo’hop / des cartes BADGEO
* Organiser le classement et l’archivage des dossiers
* Assurer le lien entre la DGA et les Directions du pôle
* Orienter les demandes vers le service ou l’interlocuteur compétent
* Réceptionner, trier et ventiler le courrier entrant
* Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique (saisie et rédaction de courriers, préparation des dossiers, documents nécessaires aux réunions, rédiger des comptes-rendus des réunions des cadres)
* Organiser les agendas et planifier les rendez-vous en fonction des priorités de la Direction Générale des Services
* Planifier, organiser, gérer les réunions et rédiger les ordres du jour en concertation avec le DGA
* Tenir à jour l’agenda du prêt voiture/ des Velo’hop / des cartes BADGEO
* Organiser le classement et l’archivage des dossiers
* Assurer le lien entre la DGA et les Directions du pôle
Profils recherchés
De bac à bac +2 formation de secrétariat, assistant.e de direction
Expérience en secrétariat de direction souhaitée
Savoir-faire
* Maitrise de l’outil informatique et des progiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, Power Point)
* Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une collectivité
* Capacité d’organisation et de gestion des délais
* Maitrise des techniques d’accueil du public et d’analyse des demandes des usagers
* Connaissance approfondie des techniques de secrétariat
* Connaissance des techniques de gestion des conflits et des situations sensibles
Savoir être
* Discrétion professionnelle
*Capacité d’adaptation et de travail en équipe
* Savoir adapter sa communication à différents publics : usager, partenaire, prestataire…
* Avoir le sens du service public
Expérience en secrétariat de direction souhaitée
Savoir-faire
* Maitrise de l’outil informatique et des progiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, Power Point)
* Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’une collectivité
* Capacité d’organisation et de gestion des délais
* Maitrise des techniques d’accueil du public et d’analyse des demandes des usagers
* Connaissance approfondie des techniques de secrétariat
* Connaissance des techniques de gestion des conflits et des situations sensibles
Savoir être
* Discrétion professionnelle
*Capacité d’adaptation et de travail en équipe
* Savoir adapter sa communication à différents publics : usager, partenaire, prestataire…
* Avoir le sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0388839000
Informations complémentaires
35 heures hebdomadaires (aménagement horaire à 37h avec 12 jours de RTT)
Les candidatures sont à adresser à :
Par courrier à l’adresse suivante :
Mme La Maire
Direction des Ressources Humaines
110 route de Bischwiller
67300 Schiltigheim
Ou par mail à l’adresse suivante : drh@ville-schiltigheim.fr
Informations sur l’offre :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime de fin d’année, tickets restaurant, prise en charge de 75% des frais d’abonnement transport en commun ou forfait mobilités durables, participation 60% employeur mutuelle et prévoyance, Amicale du personnel, GAS67/CNAS/Carte CEZAM.
Les candidatures sont à adresser à :
Par courrier à l’adresse suivante :
Mme La Maire
Direction des Ressources Humaines
110 route de Bischwiller
67300 Schiltigheim
Ou par mail à l’adresse suivante : drh@ville-schiltigheim.fr
Informations sur l’offre :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime de fin d’année, tickets restaurant, prise en charge de 75% des frais d’abonnement transport en commun ou forfait mobilités durables, participation 60% employeur mutuelle et prévoyance, Amicale du personnel, GAS67/CNAS/Carte CEZAM.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.