Une ou un Assistant aux cadres - F/H - (Poste n°I-714)
Offre n° O067241016001002
Publiée le 16/10/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
La Collectivité européenne d'Alsace (CeA) est née de la fusion des conseils départementaux du Bas-Rhin et du Haut-Rhin.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Instaurée par la Loi Alsace du 02 août 2019, elle est entrée officiellement en vigueur le 1er janvier 2021.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Rue Messimy, Colmar (Haut-Rhin)
Poste à pourvoir le
13/01/2025
Date limite de candidature
15/11/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La DGA Solidarités forte de plus de 3000 agents et dotée d’un budget de fonctionnement de 1,2 Milliards d’Euros met en œuvre les politiques de Solidarité pour lesquelles la Collectivité est chef de file en matière d’insertion et d’emploi, d’autonomie des personnes âgées et/ou en situation de handicap, d’action sociale de proximité, de prévention et de protection de l’enfance et de santé publique.
La Direction de l’action sociale de proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers ses 151 Espaces solidarité Alsace.
Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement global de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.
Sous l’autorité du supérieur hiérarchique, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du territoire.
Vous apportez assistance au Responsable de service et Responsables de service adjoints, en terme de gestion administrative, et de manière ponctuelle aux membres de l'équipe.
La Direction de l’action sociale de proximité s’inscrit au centre des politiques départementales de solidarité en proximité de la population grâce au maillage territorial dense et de qualité au travers ses 151 Espaces solidarité Alsace.
Elle est structurée par des valeurs fortes, notamment autour d’un accueil inconditionnel et humain ainsi que l’accompagnement global de la population en difficulté.
Elle est également attentive à l’observation partagée et territorialisée des publics, pour comprendre les évolutions sociétales et adapter les réponses en conséquence et à la mise en compétence permanente des professionnels sur le travail social.
Sous l’autorité du supérieur hiérarchique, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du territoire.
Vous apportez assistance au Responsable de service et Responsables de service adjoints, en terme de gestion administrative, et de manière ponctuelle aux membres de l'équipe.
Missions / conditions d'exercice
Vos principales missions sont les suivantes :
- Assister le chef de service et les chefs de service adjoints le cas échéant
- Gérer les agendas, prendre des rendez-vous et planifier des réunions
- Accueillir téléphoniquement le public et les partenaires
- Réalisation des travaux de secrétariat (notes, courriers, compte rendus, ...)
- Réceptionner et trier le courrier
- Traiter et diffuser de l'information au sein du service
- Etre le garant de l'application des décisions prises par les instances
- Filtrer et relayer les informations à destination des cadres
- Créer et adapter des outils de suivi des dispositifs afin d'alerter le cadre sur l'évolution de l'activité du service
- Tenir à jour les outils de gestion du service : véhicules, salles, démarches pour l'accueil les nouveaux agents
- Harmoniser et coordonner les pratiques au sein de l'équipe, animer, former les nouveaux agents, alerter son supérieur hiérarchique au besoin
- Suivre les outils de gestion prévisionnelle RH : plannings, permanences, congés, télétravail, ... et avoir une mission d'alerte
- Suivre les enveloppes budgétaires avec un devoir d'alerte en fonction des indicateurs
- Contribuer à la réalisation du bilan d'activité à partir des données du service et selon une trame déterminée par le chef de service
- Assister le chef de service et les chefs de service adjoints le cas échéant
- Gérer les agendas, prendre des rendez-vous et planifier des réunions
- Accueillir téléphoniquement le public et les partenaires
- Réalisation des travaux de secrétariat (notes, courriers, compte rendus, ...)
- Réceptionner et trier le courrier
- Traiter et diffuser de l'information au sein du service
- Etre le garant de l'application des décisions prises par les instances
- Filtrer et relayer les informations à destination des cadres
- Créer et adapter des outils de suivi des dispositifs afin d'alerter le cadre sur l'évolution de l'activité du service
- Tenir à jour les outils de gestion du service : véhicules, salles, démarches pour l'accueil les nouveaux agents
- Harmoniser et coordonner les pratiques au sein de l'équipe, animer, former les nouveaux agents, alerter son supérieur hiérarchique au besoin
- Suivre les outils de gestion prévisionnelle RH : plannings, permanences, congés, télétravail, ... et avoir une mission d'alerte
- Suivre les enveloppes budgétaires avec un devoir d'alerte en fonction des indicateurs
- Contribuer à la réalisation du bilan d'activité à partir des données du service et selon une trame déterminée par le chef de service
Profils recherchés
Profil de recrutement
Niveau bac à bac + 2 exigé dans le domaine du secrétariat
Expérience souhaitée sur un poste similaire
Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Aptitudes rédactionnelles et maîtrise de la langue française
Capacités à prendre des initiatives, des responsabilités et à anticiper
Intérêt pour le secteur de l’action sociale
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
Rigueur, méthode et organisation
Autonomie
Discrétion professionnelle
Résistance au stress
Disponibilité
Spécificités du poste
Recrutement statutaire dans le cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux, ou par voie contractuelle (CDD avec renouvellements possibles)
Poste à temps complet
Résidence administrative située à Colmar (5 rue Messimy)
Rémunération : Traitement de base, régime indemnitaire, primes
Avantages : participation à la mutuelle santé et à la prévoyance, adhésion au CNAS, amicale du personnel, carte restaurant, possibilité de télétravail, participation employeur aux abonnements domicile-travail.
Niveau bac à bac + 2 exigé dans le domaine du secrétariat
Expérience souhaitée sur un poste similaire
Maîtrise de l’outil informatique et bureautique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Aptitudes rédactionnelles et maîtrise de la langue française
Capacités à prendre des initiatives, des responsabilités et à anticiper
Intérêt pour le secteur de l’action sociale
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
Rigueur, méthode et organisation
Autonomie
Discrétion professionnelle
Résistance au stress
Disponibilité
Spécificités du poste
Recrutement statutaire dans le cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux, ou par voie contractuelle (CDD avec renouvellements possibles)
Poste à temps complet
Résidence administrative située à Colmar (5 rue Messimy)
Rémunération : Traitement de base, régime indemnitaire, primes
Avantages : participation à la mutuelle santé et à la prévoyance, adhésion au CNAS, amicale du personnel, carte restaurant, possibilité de télétravail, participation employeur aux abonnements domicile-travail.
Contact et modalités de candidature
Contact
0369493929
Informations complémentaires
Vous pouvez consulter l'annonce et faire acte de candidature en ligne sur le site de la CeA à l'adresse : https://www.alsace.eu/la-collectivite/nous-rejoindre/offres-d-emploi-et-stages/?start=0&rows=12&fq=domaines_ss:%22Administration%22&fq=type_offre_s:%22Emploi%22
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.