MISSIONS
- En lien avec l'administratrice du musée, assistance à la définition des besoins du musée dans le but de lancer, pour chaque marché, une mise en concurrence adaptée en termes de besoin et de seuils.
- Participer à la gestion des outils de suivi des marchés (tableau de bord, planning), de manière notamment à recenser les marchés récurrents arrivant à leurs termes et à les renouveler.
- Classement et archivage papier et informatique des marchés publics, secrétariat lié au poste.
- Recenser les problématiques d'exécution des marchés afin d'améliorer les futurs marchés et contrats (en lien avec la comptable).
- Rédiger les pièces constitutives des dossiers de consultation des entreprises et documents annexes (AAPC, avis d'attribution) en lien avec les services opérationnels et sécuriser les procédures de passation.
- Assurer le secrétariat de la passation et de l'exécution des marchés (publicité, réception des offres, réponses aux candidats non retenus, notification des marchés, modifications en cours d’exécution).
- Organiser, suivre et assurer le secrétariat de la CAO le cas échéant, préparer les dossiers pour le contrôle de légalité.
- Assistance dans l'analyse des offres : préparation et finalisation des tableaux, documents et rapports d'analyse des offres en veillant à la cohérence de l'intégralité de ces documents, en lien avec les services, et préparer les décisions relatives aux marchés publics.
- Assurer la performance de l’achat : réalisation de sourcing sur certains segments d’achats , et conduite des éventuelles négociations.
- Gérer les marchés en cours d'exécution (avenant, sous-traitance) en lien avec les services opérationnels, l’administratrice et la comptable.
- Assurer la veille juridique de la commande publique.
- Être force de proposition pour améliorer les procédures, la politique d'achat et la sécurisation juridique des marchés publics du musée en lien avec l’administratrice.
- Assurer le suivi direct de certains marchés, notifications, contrôles et soldes des marchés.

ACTIVITÉS COMPLÉMENTAIRES ET SECONDAIRES
Le volume de ces activités secondaires sera susceptible d'évoluer dans le temps.
- Apporter un appui administratif et logistique aux missions portées par le service administratif de manière générale : veille juridique, fiches de procédure, rassembler les pièces administratives et techniques nécessaires à la complétude de dossiers ;
- Rédiger actes et courriers administratifs lorsque nécessaire, être référent de l’archivage réglementaire du service et contribuer à la mise à jour de tableaux de bord.
- Secrétariat divers que ce soit en matière de ressources humaines (aide au planning des agents, lettres de mission, etc.), de finances publiques (subventions, mécénat) ou de gouvernance (préparation des conseils d'administration).
- Suppléance en cas d'absence de l'agent en charge du secrétariat de conservation (standard, courrier...).
- Accompagnement logistique à l’organisation de manifestation et des activités du musée (concerts, vernissages, réunion, visites privées, conseil d’administration, jurys).