Assistant(e) de direction
Offre n° O065250325000354
Publiée le 25/03/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
Zone industrielle du monge, Lourdes (Hautes-Pyrénées)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
28/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité directe de la Directrice du SIMAJE, l'Assistant(e) de direction apporte son aide à la direction en termes d'organisation, de gestion, d'information, d'accueil, de classement, de suivi de dossiers et de traitement de l'information. Il est également chargé de la gestion du secrétariat général et du registre des délibérations.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 : Gérer le secrétariat de la Directrice :
- Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Préparer les dossiers de réunion ou de rendez-vous
- Suivre les projets et activités de la direction
- Participer à l'analyse des dossiers liés aux principaux projets du SIMAJE
- Aide à l'élaboration du rapport d'activité
Mission 2 : Gérer le secrétariat général :
- Assurer l'accueil téléphonique du service et du SIMAJE
- Enregistrer le courrier et le dispatcher dans les services
- Assurer la gestion de réservation des salles et des véhicules
- Assurer l'affranchissement du courrier
- Réaliser des travaux de bureautiques
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Gérer les commandes de fournitures administratives du bâtiment administratif
- Gérer les frais de déplacement des agents
- Gérer l'état de mise à disposition des véhicules à la ville de Lourdes avec le service Finance
- Gérer l'état des frais d'affranchissement pour demander le remboursement à la CATLP en lien avec le service Finance
Mission 3 : Gestion des assemblées :
- Effectuer la tenue des registres des délibérations des bureaux syndicaux et des comités syndicaux
Mission 4 : Venir en aide au service enfance sur des pics d'activité :
- Mission de secrétariat
- Organiser l'agenda, prendre des rendez-vous
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- Préparer les dossiers de réunion ou de rendez-vous
- Suivre les projets et activités de la direction
- Participer à l'analyse des dossiers liés aux principaux projets du SIMAJE
- Aide à l'élaboration du rapport d'activité
Mission 2 : Gérer le secrétariat général :
- Assurer l'accueil téléphonique du service et du SIMAJE
- Enregistrer le courrier et le dispatcher dans les services
- Assurer la gestion de réservation des salles et des véhicules
- Assurer l'affranchissement du courrier
- Réaliser des travaux de bureautiques
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Gérer les commandes de fournitures administratives du bâtiment administratif
- Gérer les frais de déplacement des agents
- Gérer l'état de mise à disposition des véhicules à la ville de Lourdes avec le service Finance
- Gérer l'état des frais d'affranchissement pour demander le remboursement à la CATLP en lien avec le service Finance
Mission 3 : Gestion des assemblées :
- Effectuer la tenue des registres des délibérations des bureaux syndicaux et des comités syndicaux
Mission 4 : Venir en aide au service enfance sur des pics d'activité :
- Mission de secrétariat
Profils recherchés
Les savoirs :
- Bureautique et informatique
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriale
Les savoir-faire :
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement et d'archivage
- Techniques et outils de communication : téléphonie, internet
- Bon communicant, sachant s'adapter à ses interlocuteurs, qualité relationnelle
Les savoir-être :
- Devoir de réserve
- Garant de l'image de la personne qu'il assiste
- Sens du service public
- Ecoute et médiation
- Discrétion et confidentialité
- Notion d'organisation et de priorisation
- Travailler en transversalité avec les différents services internes, les services mutualisés avec la ville de Lourdes et les services et organismes externes
- Bureautique et informatique
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriale
Les savoir-faire :
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement et d'archivage
- Techniques et outils de communication : téléphonie, internet
- Bon communicant, sachant s'adapter à ses interlocuteurs, qualité relationnelle
Les savoir-être :
- Devoir de réserve
- Garant de l'image de la personne qu'il assiste
- Sens du service public
- Ecoute et médiation
- Discrétion et confidentialité
- Notion d'organisation et de priorisation
- Travailler en transversalité avec les différents services internes, les services mutualisés avec la ville de Lourdes et les services et organismes externes
Contact et modalités de candidature
Contact
0562425448
Informations complémentaires
Traitement Brut Indiciaire + RIFSEEP + Participation employeur aux contrats de prévoyance et de santé + Comité d'entraide
Lettre de motivation et CV à adresser avant le 28 Avril 2025 à Monsieur le Président, 1 rue Francis JAMMES, ZI du Monge, 65100 LOURDES
Lettre de motivation et CV à adresser avant le 28 Avril 2025 à Monsieur le Président, 1 rue Francis JAMMES, ZI du Monge, 65100 LOURDES
Adresse de l'employeur
Syndicat interco. multi-accueils jeunesse et écoles du pays de Lourdes (SIMAJE)
>Zone industrielle du monge
65100 Lourdes
>Zone industrielle du monge
65100 Lourdes
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.