Mission 1 : Participer aux activités liées à l’État-civil et au funéraire.

Assurer la réception des déclarations relevant de la compétence de la mairie (décès, reconnaissance d’enfants, changement de prénoms, PACS) et rédiger les actes d’État-civil  :
• Accueillir et informer les déclarants.
• Vérifier les pièces justificatives fournies au regard de la réglementation.
• Rédiger les actes spécifiques avec les logiciels dédiés.

Réaliser la mise à jour et la délivrance des pièces d’État-civil (naissance, mariage, décès) :
• Rechercher les actes sollicités sur logiciel ou sur les registres et les transmettre.
• Effectuer les mises à jour et délivrer les livrets de familles.

Réaliser les dossiers de mariages et de parrainage civil :
• Accueillir et informer les futurs époux et le futur parrain.
• Vérifier et faire compléter si besoin les dossiers établis par les époux ou par le parrain.
• Rédiger les actes.
• Préparer les cérémonies de mariage ou de parrainage civil pour les élus.

Assurer la tenue administrative des registres d’État-civil :
• Réaliser l’apposition de mention, la mise à jour des registres.

Réaliser les recensements citoyens :
• Enregistrer les jeunes concernés par le recensement et suivre les dossiers.
• Assurer l’interface avec l’armée pour le recensement.
Prendre en charge les opérations funéraires (exhumation, inhumation) :
• Accueillir et renseigner le public.
• Gérer les dossiers d’inhumation.
• Gérer les espaces funéraires et les concessions (achat, suivi des travaux, entretien, reprises).


Mission 2 : Participer aux activités d’accueil et de secrétariat général de la mairie.


Accueillir, orienter et renseigner le public :
• Accueillir le public par téléphone et physiquement.
• Identifier et orienter les demandes vers les services ou organismes compétents (rechercher le correspondant et mettre en relation).
• Renseigner les usagers sur des sujets variés.
• Actualiser le fond documentaire (répertoire et annuaire téléphonique).
• Réaliser l’affichage d’informations et délivrer des documents de base (démarches d’état civil et leurs procédures complètes).

Participer à la gestion administrative du courrier du service :
• Réceptionner et envoyer le courrier.
• Effectuer l’enregistrement du courrier sur le logiciel dédié (GED).
• Mettre en œuvre la procédure d’affranchissement et de gestion du courrier.

Participer à la gestion des listes électorales :
• Réceptionner et enregistrer les demandes d’inscription sur les listes électorales sur le logiciel.
• Assurer le suivi des dossiers d’inscription.
• Participer à la mise à jour des listes électorales (suivi des retours de cartes, recherche des électeurs sur la commune, publipostage).
• Participer à la préparation et au déroulement des scrutins.


Activités spécifiques :
• Assurer le dispatching et la distribution du courrier sur les sites distants si besoin (permis B nécessaire).
• Prendre le relais du responsable sur les dossiers en cours nécessitant un suivi particulier.
• Maintenir la continuité, la qualité et la fiabilité du service rendu par le service « État-civil / Funéraire – Accueil / Secrétariat général ».
• Assurer le lien avec les élus concernant les demandes liées au service.