Agent chargé de l'accueil et des réceptions
Offre n° O063250401000763
Publiée le 01/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
23 rue de l hotel de ville - bp 50020, Riom (Puy-de-Dôme)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
01/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un changement de temps de travail
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint technique
Adjoint technique
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, Chèques-déjeuner. Collectivité adhérente au CNAS, participation à la protection sociale.
Descriptif de l'emploi
La Ville de Riom, 19604 Habitants,
Ville centre de Riom Limagne et Volcans, Pays, d’Art et d’Histoire
Située à 10 minutes de la métropole régionale Clermont-Ferrand, Riom, troisième ville du département du Puy-de-Dôme, bénéficie d’une situation privilégiée, entre la Chaîne des Volcans d’Auvergne (Vulcania) et la Plaine de la Limagne.
Ville au dynamisme économique et au tissu associatif reconnu et apprécié, Riom a su conserver un environnement alliant proximité et qualité.
Recrute
Un Agent chargé de l’accueil et des réceptions (H/F)
Catégorie C- Cadre d’emploi des adjoints administratifs ou techniques
Temps complet
Ville centre de Riom Limagne et Volcans, Pays, d’Art et d’Histoire
Située à 10 minutes de la métropole régionale Clermont-Ferrand, Riom, troisième ville du département du Puy-de-Dôme, bénéficie d’une situation privilégiée, entre la Chaîne des Volcans d’Auvergne (Vulcania) et la Plaine de la Limagne.
Ville au dynamisme économique et au tissu associatif reconnu et apprécié, Riom a su conserver un environnement alliant proximité et qualité.
Recrute
Un Agent chargé de l’accueil et des réceptions (H/F)
Catégorie C- Cadre d’emploi des adjoints administratifs ou techniques
Temps complet
Missions / conditions d'exercice
1. GESTION DU GUIDE DES PROCEDURES INTERNES
- Recensement des procédures liées aux services publics auprès de chaque direction de Riom.
- Formalisation des procédures de manière dématérialisée afin de partager l’information entre les différents agents d’accueil.
- Suivi et mise à jour des procédures en lien avec le projet d’e-administration.
- Travail en collaboration avec le webmaster des sites pour la mise à jour et le suivi de l’information en ligne.
2. ACCUEIL PHYSIQUE POUR RIOM
- Orienter l’administré vers le service gestionnaire en fonction du besoin exprimé.
- Accueillir les personnes ayant rendez-vous, faire patienter, vérifier que la personne référente est bien présente dans son bureau et la prévenir de l’arrivée de l’administré.
- Délivrer des formulaires ne nécessitant pas d’accompagnement spécifique ou permettant de préparer un futur rendez-vous pour les différents services (habitat, éducation jeunesse, état civil, culture…)
- Renseigner les formulaires de réclamation sur la vie quotidienne (doléances) et les faire enregistrer sous C Logik.
- Cas spécifique : Prise de rdv pour les formalités Etat Civil et enfance jeunesse (ECP).
3. ACCUEIL TELEPHONIQUE (EXTERNE)
- Réorienter les appels auprès des services ou personnes référentes.
- En cas d’absence, renseigner les administrés sur les questions pratiques liées aux services (horaires d’ouverture, personnes ressources à contacter, formalités à accomplir, liste des pièces à fournir…).
4. GESTION MATERIELLE DES SALLES DE REUNIONS
- Gestion des calendriers partagés de réservation des salles.
- Mise à jour des écrans plasma annonçant les lieux et objet des réunions.
- Gestion des besoins complémentaires :
o Réservation de l’ordinateur portable et du vidéoprojecteur
o Commande de petits rafraichissements (eau, café, thé, jus de fruits…)
5. GESTION DES VEHICULES
- Gestion des calendriers partagés de l’ensemble des véhicules non affectés.
- Mise en place et suivi du carnet de bord papier et numérique.
- Délivrance et retour des clés
- Lien avec le garage pour le suivi d’entretien des véhicules.
6. REPROGRAPHIE/DIFFUSION/COURRIER (DANS LA LIMITE DES PRESCRIPTIONS MEDICALES)
- Courrier et affranchissement : polyvalence permettant un renfort et le remplacement du vaguemestre durant ses congés.
- Envois en nombre via la machine à mettre sous plis.
7. AGENT EN CHARGE DES RECEPTIONS
- Préparer, mettre en place et assurer le service des réceptions et le rangement après la réception
- Installation du buffet (nappage – verres – accessoires…)
- Assurer un service lors de la réception :
- Préparer et livrer les marchandises dans les services : au moins deux fois par semaine
- Effectuer les achats et gérer les stocks : une fois par mois
- Assurer l’entretien et le rangement de la vaisselle et du matériel de réception
- Mise en place des salles de l’hôtel de ville pour des réunions et des mariages
Activités annexes :
- Logistique de l’hôtel de ville : arrosage des plantes, petit entretien
- Entretien du véhicule de service et des locaux de stockage des marchandises (conciergerie – box)
- Recensement des procédures liées aux services publics auprès de chaque direction de Riom.
- Formalisation des procédures de manière dématérialisée afin de partager l’information entre les différents agents d’accueil.
- Suivi et mise à jour des procédures en lien avec le projet d’e-administration.
- Travail en collaboration avec le webmaster des sites pour la mise à jour et le suivi de l’information en ligne.
2. ACCUEIL PHYSIQUE POUR RIOM
- Orienter l’administré vers le service gestionnaire en fonction du besoin exprimé.
- Accueillir les personnes ayant rendez-vous, faire patienter, vérifier que la personne référente est bien présente dans son bureau et la prévenir de l’arrivée de l’administré.
- Délivrer des formulaires ne nécessitant pas d’accompagnement spécifique ou permettant de préparer un futur rendez-vous pour les différents services (habitat, éducation jeunesse, état civil, culture…)
- Renseigner les formulaires de réclamation sur la vie quotidienne (doléances) et les faire enregistrer sous C Logik.
- Cas spécifique : Prise de rdv pour les formalités Etat Civil et enfance jeunesse (ECP).
3. ACCUEIL TELEPHONIQUE (EXTERNE)
- Réorienter les appels auprès des services ou personnes référentes.
- En cas d’absence, renseigner les administrés sur les questions pratiques liées aux services (horaires d’ouverture, personnes ressources à contacter, formalités à accomplir, liste des pièces à fournir…).
4. GESTION MATERIELLE DES SALLES DE REUNIONS
- Gestion des calendriers partagés de réservation des salles.
- Mise à jour des écrans plasma annonçant les lieux et objet des réunions.
- Gestion des besoins complémentaires :
o Réservation de l’ordinateur portable et du vidéoprojecteur
o Commande de petits rafraichissements (eau, café, thé, jus de fruits…)
5. GESTION DES VEHICULES
- Gestion des calendriers partagés de l’ensemble des véhicules non affectés.
- Mise en place et suivi du carnet de bord papier et numérique.
- Délivrance et retour des clés
- Lien avec le garage pour le suivi d’entretien des véhicules.
6. REPROGRAPHIE/DIFFUSION/COURRIER (DANS LA LIMITE DES PRESCRIPTIONS MEDICALES)
- Courrier et affranchissement : polyvalence permettant un renfort et le remplacement du vaguemestre durant ses congés.
- Envois en nombre via la machine à mettre sous plis.
7. AGENT EN CHARGE DES RECEPTIONS
- Préparer, mettre en place et assurer le service des réceptions et le rangement après la réception
- Installation du buffet (nappage – verres – accessoires…)
- Assurer un service lors de la réception :
- Préparer et livrer les marchandises dans les services : au moins deux fois par semaine
- Effectuer les achats et gérer les stocks : une fois par mois
- Assurer l’entretien et le rangement de la vaisselle et du matériel de réception
- Mise en place des salles de l’hôtel de ville pour des réunions et des mariages
Activités annexes :
- Logistique de l’hôtel de ville : arrosage des plantes, petit entretien
- Entretien du véhicule de service et des locaux de stockage des marchandises (conciergerie – box)
Profils recherchés
- Avoir une bonne connaissance de la ville et de l’organisation des services de Riom
- Savoir faire des achats adaptés aux réceptions et évaluer les quantités nécessaires
- Etre rigoureux, organisé, ordonné
- Avoir des qualités relationnelles
-Avoir la capacité à s’adapter à des horaires irréguliers
- Savoir faire des achats adaptés aux réceptions et évaluer les quantités nécessaires
- Etre rigoureux, organisé, ordonné
- Avoir des qualités relationnelles
-Avoir la capacité à s’adapter à des horaires irréguliers
Contact et modalités de candidature
Contact
0473334227
Informations complémentaires
Collectivité engagée dans une démarche éco responsable proposant un Plan de déplacement administration (prise en charge du titre de transport collectif, plateforme de covoiturage, vélo à disposition des agents).
Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez vous adresser à Madame Malika CHALLAL, Responsable du Service Accueil et Réceptions au 04 73 33 79 46 ou Monsieur Eric ALDIGIER, Responsable Emploi et Développement des Compétences au 04 73 33 42 37.
Les candidatures (lettre de motivation, C.V. détaillé, pièces d’identité) sont à adresser à :
Monsieur le Maire de RIOM,
Direction des Ressources Humaines
23, Rue de l’Hôtel-de-Ville
BP 50020
63201 RIOM Cedex
Par mail :
recrutement@ville-riom.fr
Pour tous renseignements complémentaires, vous pouvez vous adresser à Madame Malika CHALLAL, Responsable du Service Accueil et Réceptions au 04 73 33 79 46 ou Monsieur Eric ALDIGIER, Responsable Emploi et Développement des Compétences au 04 73 33 42 37.
Les candidatures (lettre de motivation, C.V. détaillé, pièces d’identité) sont à adresser à :
Monsieur le Maire de RIOM,
Direction des Ressources Humaines
23, Rue de l’Hôtel-de-Ville
BP 50020
63201 RIOM Cedex
Par mail :
recrutement@ville-riom.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.