Chargé. d'accueil et de la relation usager, de l'Etat civil et du funéraire
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O063240918000013
Publiée le 18/09/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1, Rue saint Verny, Lempdes (Puy-de-Dôme)
Poste à pourvoir le
16/12/2024
Date limite de candidature
18/10/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Vous avez un intérêt pour le service public et ses missions ? Vous êtes dynamique et enthousiaste ? Vous avez une appétence pour l’accueil et l’accompagnement du public ? Alors apportez votre expertise et rejoignez l’équipe de chargés d’accueil et de la relation usager de Lempdes.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE
Garantir un accueil et un accompagnement des usagers
Véhiculer et porter une attention particulière à l’image de la collectivité
Garantir la gestion des actes d’Etat Civil, du Cimetière / funéraire, des élections et des affaires militaires
Ultérieurement, instruire des demandes de CNI et de passeport
ACTIVITES ET COMPETENCES EXIGEES SUR LE POSTE
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
Accueil (physique et téléphonique) et accompagnement des usagers
- Accueillir le public, prendre des messages, identifier et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques et e-mail
- Rechercher et diffuser l’information
- Orienter le public vers les personnes et services compétents
- Assurer la promotion des services numériques de la ville (ex. portail famille, démarches en ligne, etc.)
- Réguler l’entrée des visiteurs et groupes
- Appréhender et réagir avec pertinence aux situations d’urgences
- Gérer certains agendas (ex : Le M.Le Maire)
- Assurer un suivi de l’information et de la documentation disponible dans les espaces de réception des usagers
- Participer à la mise à jour de la documentation collective
- Contribuer à l’évolution des outils, des procédures visant à améliorer la qualité du service rendu à l’usager
- Contribuer à définir, élaborer et mettre en œuvre le recueil statistique nécessaire pour le suivi de l’activité des fonctions d’accueil (outil de suivi des usagers)
- Contribuer aux démarches visant à la mesure de la satisfaction des usagers
Etat civil
- Réceptionner les déclarations et établir les actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, décès, etc.) : apprécier la demande au regard des différents documents, contrôler l’authenticité des attestations fournies et accompagner le public dans la réalisation des dossiers
- Etablir et préparer les dossiers des mariages et PACS et en assurer la publication
- Délivrer les actes et les livrets de familles
- Tenir les registres d’état civil
- Légaliser les signatures
Cimetière et funéraire
• Gérer les autorisations de travaux des entreprises en lien avec l’agent technique
• Délivrer et contrôler les titres de concessions (achat, renouvellement, situation des ayants droits...)
• Préparer les autorisations pour les Inhumations – Exhumations
• Suivre les concessions arrivant à échéance ou échues et renouvellement
• Participer aux procédures de reprise des concessions en état d’abandon
• Mettre à jour les registres
Élections (en binôme)
- Gérer les inscriptions et radiations des listes électorales
- Participer à la préparation des scrutins
Affaires militaires
- Accompagner les jeunes de 16 ans dans le recensement citoyen
Pour toutes ces missions, contribuer à définir et élaborer des procédures pour assurer la transmission de l’information
Garantir un accueil et un accompagnement des usagers
Véhiculer et porter une attention particulière à l’image de la collectivité
Garantir la gestion des actes d’Etat Civil, du Cimetière / funéraire, des élections et des affaires militaires
Ultérieurement, instruire des demandes de CNI et de passeport
ACTIVITES ET COMPETENCES EXIGEES SUR LE POSTE
SAVOIRS SOCIOPROFESSIONNELS
Accueil (physique et téléphonique) et accompagnement des usagers
- Accueillir le public, prendre des messages, identifier et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer, renseigner et orienter les appels téléphoniques et e-mail
- Rechercher et diffuser l’information
- Orienter le public vers les personnes et services compétents
- Assurer la promotion des services numériques de la ville (ex. portail famille, démarches en ligne, etc.)
- Réguler l’entrée des visiteurs et groupes
- Appréhender et réagir avec pertinence aux situations d’urgences
- Gérer certains agendas (ex : Le M.Le Maire)
- Assurer un suivi de l’information et de la documentation disponible dans les espaces de réception des usagers
- Participer à la mise à jour de la documentation collective
- Contribuer à l’évolution des outils, des procédures visant à améliorer la qualité du service rendu à l’usager
- Contribuer à définir, élaborer et mettre en œuvre le recueil statistique nécessaire pour le suivi de l’activité des fonctions d’accueil (outil de suivi des usagers)
- Contribuer aux démarches visant à la mesure de la satisfaction des usagers
Etat civil
- Réceptionner les déclarations et établir les actes d’état civil (naissances, mariages, PACS, décès, etc.) : apprécier la demande au regard des différents documents, contrôler l’authenticité des attestations fournies et accompagner le public dans la réalisation des dossiers
- Etablir et préparer les dossiers des mariages et PACS et en assurer la publication
- Délivrer les actes et les livrets de familles
- Tenir les registres d’état civil
- Légaliser les signatures
Cimetière et funéraire
• Gérer les autorisations de travaux des entreprises en lien avec l’agent technique
• Délivrer et contrôler les titres de concessions (achat, renouvellement, situation des ayants droits...)
• Préparer les autorisations pour les Inhumations – Exhumations
• Suivre les concessions arrivant à échéance ou échues et renouvellement
• Participer aux procédures de reprise des concessions en état d’abandon
• Mettre à jour les registres
Élections (en binôme)
- Gérer les inscriptions et radiations des listes électorales
- Participer à la préparation des scrutins
Affaires militaires
- Accompagner les jeunes de 16 ans dans le recensement citoyen
Pour toutes ces missions, contribuer à définir et élaborer des procédures pour assurer la transmission de l’information
Profils recherchés
COMPETENCES TECHNIQUES
- Connaître l’organisation et l’organigramme de la collectivité ainsi que les organismes extérieurs
- Connaître et maîtriser le fonctionnement d’un standard et des outils informatiques
- Maitriser les techniques de la communication orale et écrite
- Maitriser les techniques de la gestion des conflits
- Connaître les procédures relatives aux formalités administratives
- Connaître les règles communes à la rédaction des actes d’état civil et les procédures administratives de délivrance de ces actes
- Connaître les règles d’organisation et de mise en place des différentes élections
SAVOIR ETRE
- Écoute, amabilité
- Sens du relationnel - Capacité de médiation, négociation
- Facilités d’élocution
- Esprit d’équipe
- Réactivité
- Adaptabilité
- Rigueur et organisation
- Autonomie
- Polyvalence
- Devoir de confidentialité, neutralité et réserve
- Connaître l’organisation et l’organigramme de la collectivité ainsi que les organismes extérieurs
- Connaître et maîtriser le fonctionnement d’un standard et des outils informatiques
- Maitriser les techniques de la communication orale et écrite
- Maitriser les techniques de la gestion des conflits
- Connaître les procédures relatives aux formalités administratives
- Connaître les règles communes à la rédaction des actes d’état civil et les procédures administratives de délivrance de ces actes
- Connaître les règles d’organisation et de mise en place des différentes élections
SAVOIR ETRE
- Écoute, amabilité
- Sens du relationnel - Capacité de médiation, négociation
- Facilités d’élocution
- Esprit d’équipe
- Réactivité
- Adaptabilité
- Rigueur et organisation
- Autonomie
- Polyvalence
- Devoir de confidentialité, neutralité et réserve
Contact et modalités de candidature
Contact
0473837466
Informations complémentaires
Contact : Anne DELAHAYE - Responsable du Pôle relation à l’usager, Communication, Démocratie participative
Merci d'adresser les candidatures (CV et lettre de motivation) à l'adresse mail suivante : s.personnel@mairie-lempdes.fr
Merci d'adresser les candidatures (CV et lettre de motivation) à l'adresse mail suivante : s.personnel@mairie-lempdes.fr
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE LEMPDES
>1, Rue saint Verny
63370 Lempdes
>1, Rue saint Verny
63370 Lempdes
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.