assitant(e) de direction
Offre n° O062250109000328
Publiée le 10/01/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
158 rue de l'Eglise, Rang-du-Fliers (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/04/2025
Date limite de candidature
15/02/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
• Assure le secrétariat des directions
• Participe à l’organisation administrative des directions
• Gestion de l’accueil physique et téléphonique des services techniques
• Rédaction et mise en forme d’actes administratifs (courriers, mails, notes, rapports, compte-rendu, OS, EXE, délibérations
• Participations aux réunions des services techniques donnant lieu à des compte-rendu
• Aide à la gestion des affaires courantes (courrier entrant et sortant)
• Planification et organisation des réunions (réservations des salles, invitations, listes d’émargement, compte-rendu…)
• Recherche, diffusion, affichage d’informations
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Continuité du service administratif et de l’accueil des services techniques
• Gestion des plannings de présence du personnel des services techniques (congés, astreintes, etc.) en lien avec le service RH
• Classement et archivage des documents, en conformité avec le protocole en place
• Compte-rendu et gestion des registres du conseil municipal, ainsi que des registres des arrêtés
• Etablir les bons d’engagement et le suivi du service fait pour les dépenses des services techniques, dans le respect du protocole en place, en collaboration avec la direction des services techniques
• Participe à l’organisation administrative des directions
• Gestion de l’accueil physique et téléphonique des services techniques
• Rédaction et mise en forme d’actes administratifs (courriers, mails, notes, rapports, compte-rendu, OS, EXE, délibérations
• Participations aux réunions des services techniques donnant lieu à des compte-rendu
• Aide à la gestion des affaires courantes (courrier entrant et sortant)
• Planification et organisation des réunions (réservations des salles, invitations, listes d’émargement, compte-rendu…)
• Recherche, diffusion, affichage d’informations
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Continuité du service administratif et de l’accueil des services techniques
• Gestion des plannings de présence du personnel des services techniques (congés, astreintes, etc.) en lien avec le service RH
• Classement et archivage des documents, en conformité avec le protocole en place
• Compte-rendu et gestion des registres du conseil municipal, ainsi que des registres des arrêtés
• Etablir les bons d’engagement et le suivi du service fait pour les dépenses des services techniques, dans le respect du protocole en place, en collaboration avec la direction des services techniques
Missions / conditions d'exercice
Apporter une aide permanente dans l’activité administrative des directions technique et générale
Profils recherchés
• Respecter la confidentialité et le devoir de réserve
• Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers
• Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers
• Renseigner des tableaux de suivi
• Scanner et/ou photocopier et assembler des documents
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Prendre des notes lors des réunions et établir les compte-rendu
• Bon niveau de français
• Accueillir les usagers, fournisseurs au sein du secrétariat
• Maîtrise des outils informatiques nécessaires à l’activité
• Réactivité
• Sens du relationnel pour l’interface entre les usagers, les services de la collectivité et les élus.
• Prendre des notes et mettre en forme tout type de courriers
• Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers
• Renseigner des tableaux de suivi
• Scanner et/ou photocopier et assembler des documents
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
• Prendre des notes lors des réunions et établir les compte-rendu
• Bon niveau de français
• Accueillir les usagers, fournisseurs au sein du secrétariat
• Maîtrise des outils informatiques nécessaires à l’activité
• Réactivité
• Sens du relationnel pour l’interface entre les usagers, les services de la collectivité et les élus.
Contact et modalités de candidature
Contact
0321842365
Informations complémentaires
Conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. A titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d’une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.