Secrétaire
Offre n° O062241211001536
Publiée le 11/12/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Direction des Ressources Humaines - Hôtel du Département - Rue Ferdinand Buisson, Arras (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
10/01/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
1. Positionnement hiérarchique :
Pôle Solidarités
Direction de l'Enfance et de la Famille
Service Départemental de Protection Maternelle et Infantile
Bureau Coordination, Appui et Accueils Collectifs
Le Service Départemental de Protection Maternelle et Infantile (SDPMI) est l'un des services de la Direction de l'Enfance et de la Famille, rattachée au Pôle Solidarités.
Il est chargé de la coordination départementale des différentes missions de Protection Maternelle et Infantile (PMI), inscrites dans le code de la santé publique et mises en œuvre dans les Maisons du Département Solidarité, avec notamment des actions permettant de :
* Promouvoir la santé des femmes enceintes, des enfants de moins de six ans dans leurs différents lieux de vie
* Soutenir la parentalité
* Développer la planification familiale et l'éducation familiale
* Promouvoir la qualité de l'accueil à domicile (agrément et formation des assistants maternels, agrément des assistants familiaux, collectif) ou en structure collective pour enfants de moins de six ans (crèche, micro-crèche, halte-garderie, accueil collectif de mineurs, accueil périscolaire)
* Recueillir des informations en épidémiologie et en santé publique
Dans le cadre des missions de protection et de promotion de la santé maternelle et infantile, le Bureau de Coordination, Appui et Accueils collectifs est une composante du Service Départemental de Protection Maternelle et Infantile. Il est constitué d'un Chef de bureau et de 9 agents :
* 1 assistante de coordination et d'appui
* 2 gestionnaires de dossiers EAJE
* 1 gestionnaire de dossiers en charge de la gestion du remboursement CPAM des consultations d'enfants et vaccinations
* 4 secrétaires en charge du secrétariat dont de la saisie des avis de naissance, de grossesse et certificats de santé dans PMF
* 1 chauffeur de la caravane comme tiers lieu des consultations d'enfants.
2. Positionnement dans l'organisation de travail :
Localisation : la résidence administrative du poste est fixée à ARRAS.
Temps de travail : le temps complet est souhaité.
Poste éligible au télétravail : à étudier
Cette mention ne présente qu'un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail.
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d'emplois correspondant). Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle.
Pôle Solidarités
Direction de l'Enfance et de la Famille
Service Départemental de Protection Maternelle et Infantile
Bureau Coordination, Appui et Accueils Collectifs
Le Service Départemental de Protection Maternelle et Infantile (SDPMI) est l'un des services de la Direction de l'Enfance et de la Famille, rattachée au Pôle Solidarités.
Il est chargé de la coordination départementale des différentes missions de Protection Maternelle et Infantile (PMI), inscrites dans le code de la santé publique et mises en œuvre dans les Maisons du Département Solidarité, avec notamment des actions permettant de :
* Promouvoir la santé des femmes enceintes, des enfants de moins de six ans dans leurs différents lieux de vie
* Soutenir la parentalité
* Développer la planification familiale et l'éducation familiale
* Promouvoir la qualité de l'accueil à domicile (agrément et formation des assistants maternels, agrément des assistants familiaux, collectif) ou en structure collective pour enfants de moins de six ans (crèche, micro-crèche, halte-garderie, accueil collectif de mineurs, accueil périscolaire)
* Recueillir des informations en épidémiologie et en santé publique
Dans le cadre des missions de protection et de promotion de la santé maternelle et infantile, le Bureau de Coordination, Appui et Accueils collectifs est une composante du Service Départemental de Protection Maternelle et Infantile. Il est constitué d'un Chef de bureau et de 9 agents :
* 1 assistante de coordination et d'appui
* 2 gestionnaires de dossiers EAJE
* 1 gestionnaire de dossiers en charge de la gestion du remboursement CPAM des consultations d'enfants et vaccinations
* 4 secrétaires en charge du secrétariat dont de la saisie des avis de naissance, de grossesse et certificats de santé dans PMF
* 1 chauffeur de la caravane comme tiers lieu des consultations d'enfants.
2. Positionnement dans l'organisation de travail :
Localisation : la résidence administrative du poste est fixée à ARRAS.
Temps de travail : le temps complet est souhaité.
Poste éligible au télétravail : à étudier
Cette mention ne présente qu'un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail.
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84 portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d'emplois correspondant). Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle.
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité du Chef du Bureau Coordination, Appui et Accueils Collectifs, le secrétaire aura pour principales missions :
* Secrétariat
o Gérer les appels téléphoniques en apportant une réponse de premier niveau
o Réceptionner, rédiger et transmettre des courriers et des mails
o Organiser des réunions (réservation de salles, invitations. . .), prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus,
o Trier et organiser le classement des documents et des dossiers
o Gérer les commandes de fournitures, le stockage et l'enveloppe budgétaire dans un souci d'optimisation
o Faciliter la communication auprès des agents de PMI par l'utilisation d'intranet
o Participer aux projets de modernisation des activités de PMI
* Statistiques
o Construire les outils simples de gestion de l'activité (Tableaux de suivis Excel)
o Relancer des Déclarations d'activité périodique (DAP)
o Requêter les statistiques Web BO aux fins d'alimentation des enquêtes statistiques ministérielles (Ministère de la Santé) ainsi que du rapport d'activité
o Enregistrer les fiches médicales des bilans de santé des enfants de 4 ans réalisés et les transmettre à APRIS pour exploitation des statistiques
* Saisie des déclarations reçues en papier ou télétransmises
o Réceptionner puis saisir les avis de naissance, les certificats de santé du 8ème jour, du 9ème mois et du 24ème mois dans Portail Mesure Foyer
o Vérifier et intégrer la liste des erreurs de télétransmission des avis de grossesse (en relation avec la CAF et la DSN) et des avis de naissance (en relation avec les Mairies et la DSN)
o Orienter les avis et certificats de santé des enfants dont le foyer est hors département vers les PMI des autres Départements
o Saisir les déclarations d'entrée et de sortie des enfants accueillis par les assistantes maternelles dans GENESIS
o Archiver ou mettre à la destruction suivant les règles de gestion
o Renseigner les tableaux de suivi et alerter si nécessaire
* Accueils collectifs du jeune enfant (0-6 ans)
o Participer à la gestion administrative des dossiers des Établissements d'Accueil du Jeune Enfant (EAJE) : suivi de parapheur, scan de courriers et envoi de mails
o Réaliser le suivi des demandes de contrôles des Accueil Collectifs de Mineurs (ACM), orienter vers les Chefs de services locaux de PMI et transmettre les réponses à la DSDEN-SDJES
o Réaliser le suivi des demandes d'agréments des services à la personne à la demande de la DIRECCTE dans NOVA
o Renseigner les tableaux de suivi et alerter si nécessaire
* Remboursement CPAM
o Participer à la mise en remboursement sécurisée des feuilles de soins papiers aux Caisses d'Assurance Maladie et à leur suivi, en collaboration avec le gestionnaire de dossiers " Facturation et Remboursement " et suivant le flux entrant ou les retards
Ce poste comme tous les postes de la Collectivité s'inscrit à la fois dans le parcours professionnel de l'agent et dans une organisation des services définie par le Département et susceptible d'évoluer en fonction des besoins.
* Secrétariat
o Gérer les appels téléphoniques en apportant une réponse de premier niveau
o Réceptionner, rédiger et transmettre des courriers et des mails
o Organiser des réunions (réservation de salles, invitations. . .), prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus,
o Trier et organiser le classement des documents et des dossiers
o Gérer les commandes de fournitures, le stockage et l'enveloppe budgétaire dans un souci d'optimisation
o Faciliter la communication auprès des agents de PMI par l'utilisation d'intranet
o Participer aux projets de modernisation des activités de PMI
* Statistiques
o Construire les outils simples de gestion de l'activité (Tableaux de suivis Excel)
o Relancer des Déclarations d'activité périodique (DAP)
o Requêter les statistiques Web BO aux fins d'alimentation des enquêtes statistiques ministérielles (Ministère de la Santé) ainsi que du rapport d'activité
o Enregistrer les fiches médicales des bilans de santé des enfants de 4 ans réalisés et les transmettre à APRIS pour exploitation des statistiques
* Saisie des déclarations reçues en papier ou télétransmises
o Réceptionner puis saisir les avis de naissance, les certificats de santé du 8ème jour, du 9ème mois et du 24ème mois dans Portail Mesure Foyer
o Vérifier et intégrer la liste des erreurs de télétransmission des avis de grossesse (en relation avec la CAF et la DSN) et des avis de naissance (en relation avec les Mairies et la DSN)
o Orienter les avis et certificats de santé des enfants dont le foyer est hors département vers les PMI des autres Départements
o Saisir les déclarations d'entrée et de sortie des enfants accueillis par les assistantes maternelles dans GENESIS
o Archiver ou mettre à la destruction suivant les règles de gestion
o Renseigner les tableaux de suivi et alerter si nécessaire
* Accueils collectifs du jeune enfant (0-6 ans)
o Participer à la gestion administrative des dossiers des Établissements d'Accueil du Jeune Enfant (EAJE) : suivi de parapheur, scan de courriers et envoi de mails
o Réaliser le suivi des demandes de contrôles des Accueil Collectifs de Mineurs (ACM), orienter vers les Chefs de services locaux de PMI et transmettre les réponses à la DSDEN-SDJES
o Réaliser le suivi des demandes d'agréments des services à la personne à la demande de la DIRECCTE dans NOVA
o Renseigner les tableaux de suivi et alerter si nécessaire
* Remboursement CPAM
o Participer à la mise en remboursement sécurisée des feuilles de soins papiers aux Caisses d'Assurance Maladie et à leur suivi, en collaboration avec le gestionnaire de dossiers " Facturation et Remboursement " et suivant le flux entrant ou les retards
Ce poste comme tous les postes de la Collectivité s'inscrit à la fois dans le parcours professionnel de l'agent et dans une organisation des services définie par le Département et susceptible d'évoluer en fonction des besoins.
Profils recherchés
Savoirs :
* Connaissance des politiques départementales en matière de protection maternelle et infantile et de l'environnement institutionnel du SDPMI
Savoir-faire :
* Maîtriser les outils et logiciels informatiques (Word, Excel, Access, Outlook, Powerpoint, GEC...)
* Maîtriser les techniques rédactionnelles
* Maîtriser l'accueil physique et téléphonique
Savoir-être :
* Anticipation et initiative
* Aptitude à travailler en équipe
* Rigueur, méthode et organisation
* Polyvalence
* Écoute et communication, sens du relationnel
* Force de propositions
* Discrétion et réserve
* Disponibilité, patience
* Respect du secret professionnel
* Connaissance des politiques départementales en matière de protection maternelle et infantile et de l'environnement institutionnel du SDPMI
Savoir-faire :
* Maîtriser les outils et logiciels informatiques (Word, Excel, Access, Outlook, Powerpoint, GEC...)
* Maîtriser les techniques rédactionnelles
* Maîtriser l'accueil physique et téléphonique
Savoir-être :
* Anticipation et initiative
* Aptitude à travailler en équipe
* Rigueur, méthode et organisation
* Polyvalence
* Écoute et communication, sens du relationnel
* Force de propositions
* Discrétion et réserve
* Disponibilité, patience
* Respect du secret professionnel
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Rattachement hiérarchique : au chef de bureau coordination appui et accueil collectif
Localisation : la résidence administrative est basée à Arras
Temps de travail : temps complet
Poste susceptible d'être éligible au télétravail : oui
Cette mention ne présente qu'un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les
candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84
portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d'emplois correspondant). Les candidats
reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle.
Les lettres de candidature doivent être adressées à monsieur le Président du Conseil départemental du Pas-de-Calais, direction des ressources humaines, direction adjointe développement RH, hôtel du Département - rue Ferdinand Buisson,
62018 ARRAS Cedex 9 ou par courriel recrutemement.solidarités@pasdecalais.fr sous la référence OT/CH-SECRETAIRE SDPMI
id-DEF.
Pour tout renseignement, vous pouvez contacter madame Christelle HOUEL au 03 21 21 61 46
Localisation : la résidence administrative est basée à Arras
Temps de travail : temps complet
Poste susceptible d'être éligible au télétravail : oui
Cette mention ne présente qu'un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert, à compétences égales, à tous les
candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le statut général des fonctionnaires (loi du 26/01/84
portant statut général des fonctionnaires territoriaux et décret régissant le cadre d'emplois correspondant). Les candidats
reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par la voie contractuelle.
Les lettres de candidature doivent être adressées à monsieur le Président du Conseil départemental du Pas-de-Calais, direction des ressources humaines, direction adjointe développement RH, hôtel du Département - rue Ferdinand Buisson,
62018 ARRAS Cedex 9 ou par courriel recrutemement.solidarités@pasdecalais.fr sous la référence OT/CH-SECRETAIRE SDPMI
id-DEF.
Pour tout renseignement, vous pouvez contacter madame Christelle HOUEL au 03 21 21 61 46
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU PAS DE CALAIS
>Direction des Ressources Humaines - Hôtel du Département - Rue Ferdinand Buisson
62018 ARRAS CEDEX 9
>Direction des Ressources Humaines - Hôtel du Département - Rue Ferdinand Buisson
62018 ARRAS CEDEX 9
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.